¿Cómo se crea un espacio seguro en una reunión en línea?

Esta publicación está escrita por Graham Sharpe, un servidor público en Australia Occidental.

• El problema: las reuniones en línea son cada vez más frecuentes.
• Por qué es importante: Necesitamos que sean eficaces en el desarrollo de la confianza, el aprovechamiento del talento y la creación de cultura.
• La solución: las reuniones no son solo una oportunidad para encontrarse; son una oportunidad para liderar.

Informes recientes de productividad sugieren un aumento dramático en las reuniones en línea, con algunos miembros del personal que tienen cerca de un promedio de casi 40 reuniones por semana, una tendencia que es poco probable que se revierta.

Nuestros colegas en los servicios de tecnología de la información han hecho un trabajo sobresaliente al brindarnos las herramientas para conectarnos mejor que nunca. Entonces, ¿cómo creamos un espacio seguro para la reunión en línea? En pocas palabras, las personas a menudo consideran las reuniones solo en términos de los temas de la agenda y quizás de la colaboración. Las reuniones son una oportunidad de liderazgo.

Mejorando las reuniones

Las reuniones efectivas mantienen a los equipos alineados, ayudan a mejorar la seguridad psicológica, permiten el intercambio colectivo de información y ayudan a la toma de decisiones . Entonces, ¿cómo nos aseguramos de que una reunión en línea sea un espacio seguro y promueva la confianza?

En primer lugar, considere el Principio de Pareto; tener un espacio seguro es 80% planear y 20% hacer. Usted es responsable si su nombre está en la invitación del calendario como anfitrión. No solo para la reunión, sino también para las acciones previas a la reunión, durante y después de la reunión. Incluso si no es la persona de mayor rango en la reunión, es el líder de la reunión.

Antes de la reunión, considere:

• ¿Es la reunión necesaria o incluso apropiada?
• ¿Cuánto tiempo debe durar la reunión?
• ¿Quién necesita asistir?
• ¿Quién está tomando notas?
• ¿Se ha preparado y distribuido la agenda con suficiente antelación?
• ¿Todos conocen el propósito de la reunión para que puedan prepararse adecuadamente?
• ¿Ha alentado a las personas a iniciar sesión dos minutos antes de la reunión para identificar problemas técnicos?
• ¿Vas a grabar la reunión? ¿Se ha destacado esto de antemano?
• ¿Tiene una política de "silenciamiento"?
• ¿Ha informado a los asistentes sobre sus antecedentes y cómo cambiarlos y verificarlos antes de la reunión?
• ¿Cómo aseguraremos el seguimiento posterior a la reunión?

Durante la reunión:

• Asegúrese de recorrer la sala virtual y alentar las presentaciones.
• Identifique las tareas domésticas, por ejemplo, cómo hacer preguntas.
• Para los equipos nuevos, considere hablar sobre temas temprano en lugar de con frecuencia. Esto debería anclar la conversación y establecer el tono para la discusión.
• Para equipos establecidos y de alto rendimiento, sé el último en hablar o sé el principal oficial de estímulo para las buenas ideas y la asunción inteligente de riesgos.
• Escuchar para comprender. Invite a las personas a declarar o reafirmar abiertamente sus posiciones y modelos a seguir, estando abiertos a nuevas ideas y formas de ver los problemas.
• Asegúrese de que los temas tratados se centren en todos los asistentes. Tener problemas secundarios o tangentes que excluyen a los miembros del grupo reduce la contribución y la confianza.

Si es el primero en hablar, plantee el problema, haga preguntas por curiosidad en lugar de parcialidad y escuche para comprender.

Aprendiendo de las reuniones tribales

Se cita famosamente a Nelson Mandela diciendo: "Cuando era niño, recuerdo ir a reuniones tribales con mi padre, y recuerdo que siempre se sentaban en círculo y mi padre siempre era el último en hablar".

Incluso con las mejores intenciones, los líderes de la reunión, al hablar primero, pueden indicarles a los asistentes que su opinión no importa. Pero los líderes no siempre pueden darse el lujo de hablar en último lugar. Si es el primero en hablar, plantee el problema, haga preguntas por curiosidad en lugar de parcialidad y escuche para comprender. Al hacerlo, generará confianza y un equipo de alto rendimiento, y es posible que se sorprenda con las soluciones innovadoras que se ofrecen.

Ya sea que hable primero o último, evite dominar la conversación. Escuchar le da una oportunidad de liderazgo. Esto incluye la oportunidad de leer la sala virtual; ver quién está comprometido o no. Asegurarse de que un individuo no domine la discusión y considerar si hay diversidad en el pensamiento o pensamiento grupal que deba ser desafiado.

Para cerrar la reunión:

• Recientemente experimenté uno de los cierres de reuniones más influyentes. El líder de la reunión tenía un tema en la agenda, "finalización de la reunión". Esbozaron la fecha de la próxima reunión, pero luego fueron un poco más allá. Resumieron los elementos de acción críticos, a quién se le asignó y la fecha de vencimiento. Luego abrieron la conversación sobre la efectividad de la reunión. Preguntas incluidas:
• ¿Le di suficiente tiempo a la agenda para prepararla?
• ¿Qué funcionó?
• ¿Qué se podría hacer diferente para que la reunión sea más eficaz?

Se documentaron sugerencias, inquietudes y comentarios. Dos días después de la reunión, el líder de la reunión llamó para brindar comentarios sobre mi contribución a la reunión. Principalmente como director de estímulo, pero también con sugerencias para mejorar mi contribución en la próxima reunión. Me sentí valorado y alentado, y me dieron instrucciones para mejorar mi desempeño. Me sentí inspirado para la próxima reunión en línea.

Las reuniones en línea son una oportunidad para colaborar y utilizar el talento en una organización. El líder de la reunión es responsable incluso si no es la persona de mayor rango en la reunión. Es más que una oportunidad de colaboración. Es una oportunidad de liderazgo.

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(Crédito de la imagen: Unsplash)