¡Ayuda, mi equipo está al límite!

Este artículo fue escrito por Denise Grant, funcionaria pública y asistente jurídica del Ministerio del Fiscal General de Canadá.

Las opiniones de este autor son propias y no representan las opiniones del Ministerio del Fiscal General.

• El problema : la pesada carga de trabajo de los funcionarios públicos va en aumento.
• Por qué es importante : crear una cultura de trabajo colaborativo y compartir cargas de trabajo aumentará los niveles de producción y generará una fuerza laboral más feliz y motivada.
• La solución : Dedique tiempo al trabajo que más importa en su equipo. Reconsidere y cambie el equilibrio del trabajo para liberar tiempo: intente lograr un promedio de un día completo a la semana y concéntrese en tareas que valgan la pena con las horas que ahorre.

Imagínese si pudiera liberar el 20% de su tiempo en el día . ¿Aumentaría su productividad y liberaría tiempo para ayudar a sus colegas? Ciertamente lo hizo para mí. Descubrí que simplemente concentrarme en las responsabilidades que más importaban en mi equipo me dio satisfacción personal y me permitió ayudar a mis compañeros servidores públicos .

Desde el principio, mi mayor desafío no fue una gran carga de trabajo, sino convencer al líder del equipo, al subdirector y al director de que tenía una mejor manera de gestionar mi trabajo. Sin su apoyo, seguí adelante y con mi fe en mente, asumí riesgos .

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Para lograr mis objetivos, tuve que retomar mi carga de trabajo. Asumí total responsabilidad por mi rol y me volví estratégico con mis objetivos; Exigí autonomía y brindé apoyo a los compañeros. En numerosas ocasiones ayudé a mis compañeros con asuntos sencillos y urgentes que debían salir el mismo día. Ayudar a un colega de una manera que impactara significativamente su carga de trabajo se convirtió en mi objetivo.

como lo hice

Mi primer paso fue asegurarme de que estaba gestionando mi propio trabajo primero. De lo contrario, sabía que mi carga de trabajo no administrada podría generar frustración y ansiedad. Luego hablé con otros miembros del equipo sobre sus cargas de trabajo.

Encuesté a diez miembros del equipo para obtener comentarios e identificar problemas y soluciones. Teniendo en cuenta los puntos débiles y las soluciones, reevalué mis prioridades e identifiqué las ineficiencias del proceso actual. Tenía una acumulación de más de 300 correos electrónicos no leídos diariamente y continuamente se agregaban y modificaban responsabilidades. Estaba operando bajo la dirección del líder del equipo, quien me daba instrucciones sobre qué actuar, cuándo y cómo. Sin embargo, este enfoque no me funcionó en absoluto. Con mi nueva visión, comencé a concentrarme en cuáles eran las responsabilidades más importantes y las prioricé. Me comprometí con mi plan.

Un problema compartido es un problema reducido a la mitad y, por mi parte, estoy feliz de tomar la iniciativa.

Después de unas semanas, pude reducir más de 300 correos electrónicos no leídos en mi bandeja de entrada a menos de 80. Con el tiempo libre, inicié proyectos y cerré archivos que se habían acumulado durante la pandemia de Covid-19 en un cubículo adyacente. Reorganicé numerosos archivos en mi área de trabajo y delegé cajas de archivos a colegas, lo que redujo sustancialmente mi carga de trabajo.

Con mi carga de trabajo ahora bajo control, fui más allá y ayudé a mis colegas. Me hice cargo de los nuevos archivos entrantes durante una semana cada uno. El objetivo era que durante una semana, cada miembro del equipo no recibiera ningún archivo nuevo (los archivos nuevos me eran redirigidos), lo que les permitía concentrarse en limpiar su propio trabajo pendiente.

Una sensación de satisfacción

Usando mi nuevo modelo de trabajo, obtuve satisfacción personal, eliminé el trabajo atrasado, delegé el trabajo, ayudé a mis colegas, mejoré la satisfacción del cliente tanto interna como externamente, operé desde un modelo de eficiencia en lugar de ineficiencia y demostré al líder del equipo, al subdirector y al director que hay una mejor manera de hacer el trabajo. Sin embargo, hasta la fecha no lo han reconocido.

En un artículo de Harvard Business Review , Lieke ten Brummelhuis y Nancy P. Rothbard afirman: “Los gerentes también pueden intervenir ayudando a los empleados a encontrar la motivación intrínseca; pueden volver a involucrarlos en su trabajo y brindarles más apoyo. Pueden asignar a los empleados tareas desafiantes pero factibles, reduciendo la burocracia y otras barreras, discutiendo su crecimiento personal y profesional y proporcionándoles amplios recursos para hacer su trabajo, como autonomía, retroalimentación y apoyo. Los gerentes pueden ayudar a los trabajadores a desarrollar mejores habilidades de comunicación y gestión del tiempo, con tácticas como hacer una lista de tareas pendientes cada semana, hacer una lista de objetivos a largo plazo, diferenciar entre tareas urgentes y no urgentes y programar tiempo no interrumpido para tareas importantes”.

¿Las lecciones que he aprendido de esta tarea? Con demasiada frecuencia, los líderes prefieren proteger su propia imagen, no admitir haber tomado malas decisiones y no tomar medidas para corregirlas. Como resultado, se descarta la oportunidad de mejorar las condiciones laborales, elevar los niveles de producción del equipo y aumentar el compromiso y la moral de los empleados. Espero sinceramente que los líderes gubernamentales despierten de su letargo rápidamente, ya que la salud y el bienestar de los servidores públicos dependen de ello y los ciudadanos a quienes servimos cuentan con nosotros.

Hay una manera de avanzar que creará un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal, permitirá la autonomía y elevará la moral de los servidores públicos, al tiempo que duplicará la productividad y triplicará la rentabilidad en el gobierno.

¡Persigamos y empoderemos a todos los miembros del equipo! Después de todo, un problema compartido es un problema reducido a la mitad y, por mi parte, estoy feliz de tomar la iniciativa.

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(Crédito de la imagen: Pexels)