Arreglando enfoques "torpe" para el desarrollo de software gubernamental

Esta publicación fue escrita por Greg Jordan-Detamore, Director Asociado de Gobierno Centrado en las Personas de Code for America.

• El problema: la presupuestación, adquisición y desarrollo de tecnología tradicional en el gobierno implica alcances de proyecto que son demasiado grandes y rígidos, con demasiadas especificaciones iniciales y sin suficiente desarrollo iterativo.
• Por qué es importante: los servicios gubernamentales son fundamentales para la vida de las personas, y la tecnología digital, tanto los sitios web públicos como los sistemas internos, es fundamental para la prestación de servicios modernos.
• La solución: los productos y servicios digitales deben comenzar de a poco y mejorar continuamente, y la adquisición de dicho trabajo debe utilizar contratos más pequeños y flexibles.

Esta es la segunda parte de una serie de publicaciones. La primera parte se puede leer aquí.

Los gobiernos necesitan muchos bienes y servicios para funcionar.

La tecnología digital requiere una mejora constante, debido a problemas como errores técnicos o fallas de seguridad y la necesidad de mantenerse compatible con otras tecnologías actualizadas.

La presupuestación y las adquisiciones tradicionales tratan la tecnología digital como si fuera similar a un elemento físico grande, como un puente o un camión de bomberos, creado o comprado una vez y luego mantenido, pero no es así como funciona la tecnología moderna.

La tecnología digital requiere una mejora constante, debido a problemas como errores técnicos o fallas de seguridad y la necesidad de mantenerse compatible con otras tecnologías actualizadas. Las necesidades motivadoras y los casos de uso pueden cambiar durante el proceso de desarrollo. Una línea de tiempo de entrega de años puede significar que una vez que finalmente se lanza un producto, es posible que ya esté desactualizado y no satisfaga las necesidades del usuario .

Como lo expresó 18F : “Cambios en la tecnología, cambios en las políticas gubernamentales, cambios en las regulaciones, cambios en las leyes y cambios en las prioridades del liderazgo: cualquier proyecto que se planifique con gran detalle por adelantado no podrá adaptarse a esos cambios y correrá un riesgo significativo de fracaso. , costos significativos y sobrecostos en los plazos, u costosos 'cambios de órdenes'”.

Estos problemas a veces se etiquetan como relacionados con la "adquisición de tecnología", pero en gran medida no lo son; pueden aparecer con la misma facilidad en soluciones construidas internamente. El problema fundamental aquí es el enfoque general hacia la tecnología digital y la prestación de servicios , incluso en la planificación y la presupuestación.

Afortunadamente, cambiar la forma en que se abordan estos proyectos puede ayudar a mejorar los resultados. Aquí hay algunas maneras:

Comience poco a poco e itere

Los productos y servicios digitales, y las políticas que los rigen, deben comenzar de a poco y mejorar continuamente .

Los productos y servicios nunca se “terminan”, solo se mejoran. Puede corregir el rumbo comenzando poco a poco, aprendiendo de la experimentación deliberada y los comentarios de los usuarios, y construyendo cambios con el tiempo. Privilegiar el progreso y los servicios en funcionamiento frente a los proyectos perfectos o “completos”.

Este estilo de desarrollo de software se conoce comúnmente como " ágil ", que se utiliza en contraste con el estilo tradicional de desarrollo " en cascada ". Generalmente incluye estos componentes:

• Alcances de proyectos más pequeños, enfocados en el futuro cercano.
• Cortos “sprints” de desarrollo, normalmente de dos semanas.
• Entrega rápida de un “producto mínimo viable”.
• Pruebas de usabilidad con personas reales, utilizando comentarios para mejorar las cosas en futuros sprints de desarrollo.
• Nueva funcionalidad añadida de forma incremental.

Crédito de la imagen: Estado de California

Este cambio no solo es necesario a nivel de desarrollo/implementación, también es necesario en la formulación de políticas y la elaboración de presupuestos . Los procesos existentes a menudo requieren un nivel de planificación detallada con demasiada antelación.

Hacer este cambio puede ser un gran cambio de cultura y política, así que comience poco a poco y no intente hacerlo todo de una vez. Suele ser una buena idea elegir un proyecto piloto de menor relevancia para usarlo como primer intento.

Cómo empezar:

• Piensa en un proyecto en el que planeas comenzar a trabajar pronto. No es necesario que esté relacionado con la tecnología, pero debe involucrar la creación de algo para ayudar a alguien.
• Pregúntese: "¿Cuál es una forma muy básica en que esto podría ser útil para alguien?"
• Desarrolle un plan para lograr esa única cosa, incluso si es imperfecto o poco elegante. ¡No te obsesiones con el perfeccionismo! Llámelo un "trabajo en progreso" para reducir la presión.
• Muéstralo/dáselo a las personas que son los usuarios previstos y obtén comentarios de ellos sobre cómo se puede mejorar.
• Desarrolle una lista priorizada de formas en que se puede mejorar, así como nuevas funciones que se podrían agregar.
• Trabaje en una o dos de estas ideas para mejorar.
• ¡Repetir!

Contratación modular

Si se subcontrata un trabajo complejo, divídalo en contratos más pequeños con alcances más estrictos en lugar de un gran contrato monolítico. Los contratos deben enfocarse en comprar los servicios de un equipo, no un producto terminado.

“Cada adquisición, especialmente para un sistema grande, tiene bastante incertidumbre”, escriben Laura Gerhardt y Mark Headd de 18F . “Cuando adquiere ese sistema en una o dos adquisiciones, está poniendo todos sus huevos en una canasta. Si la entrega posterior a la adjudicación falla, todo el sistema y probablemente el área de su misión fallan con él”.

Los beneficios de la contratación modular incluyen:

• Reducir el riesgo general al contener los problemas en un componente más pequeño del proyecto.
• Entrega de software de trabajo más rápido.
• Brindar más oportunidades para reflexionar con un proveedor específico sobre la calidad del trabajo que se entrega.
• Brindar oportunidades de licitación a una gama más amplia de proveedores, aumentando la competencia.
• Fomentar una buena documentación técnica durante todo el proceso de desarrollo.

La contratación modular puede tener inconvenientes, como una mayor carga administrativa. Cambiar proveedores mayoristas durante la implementación del proyecto también puede ser costoso y complejo, y puede que no siempre sea viable. Las formas de abordar estos problemas incluyen:

• Un enfoque por etapas que usa un contrato más grande pero lo divide en períodos de opción más pequeños, brindando oportunidades frecuentes para considerar terminar el contrato pero permitiendo que las cosas continúen sin problemas si van bien.
• Otorgar “un contrato 'paraguas' a uno o más contratistas con una declaración de trabajo que describa el alcance general, la naturaleza, la complejidad y los propósitos”, que luego se puede utilizar para ordenar servicios específicos según sea necesario.
• Incluyendo mecanismos de rendición de cuentas, como puntos de control semanales y la capacidad de cancelar rápidamente un contrato si no va bien.

Cómo empezar:

• Piense en un próximo gran contrato, ya sea planificado o aún en la etapa de ideación.
• Involúcrese con el personal de su oficina de adquisiciones al principio del proceso y explique lo que está tratando de lograr, para obtener su apoyo y aceptación.
• Pregunte: ¿Podría esto dividirse en componentes más pequeños que encajen entre sí pero que puedan ejecutarse de manera un tanto independiente? ¿Hay alcances más estrictos de entregables que se pueden crear?
• Vea si puede obtener contratos que impliquen gastar no más de $ 2 millones en un solo año, con una solicitud de propuestas que no supere las 20 páginas.

Equipos de productos de fondos

Para los gobiernos que buscan avanzar en sus prácticas, particularmente con el desarrollo de capacidades internas, un enfoque a considerar es: “ Financiar equipos de productos, no proyectos. ”

“El modelo del proyecto dice: 'Podemos predecir lo que haremos durante los próximos meses, cuánto costará y los beneficios que obtendremos de ese trabajo'”, señala David Thomas del gobierno del Reino Unido. “El modelo de financiación asume que nada cambiará. Pero las cosas siempre cambian y el mecanismo de financiación no es lo suficientemente flexible para hacer frente a esto”.

“Los equipos de productos trabajarán en un solo servicio o conjunto de servicios indefinidamente. Combinarán la expansión de los servicios, agregando nuevas características a esos servicios y el mantenimiento de esos servicios”, escribe. Los beneficios específicos incluyen mayor estabilidad y conocimiento de dominio mantenido, mejor mantenimiento de software, menos duplicación de trabajo y menor pérdida de conocimiento.

Conclusiones clave

Un elemento central de cualquier esfuerzo para mejorar la tecnología digital del gobierno debe alejarse de los enfoques "torpes", con un alcance de proyecto excesivo y una planificación inicial, para comenzar poco a poco y mejorar continuamente. Para trabajos complejos que se están contratando, prefiera contratos modulares más pequeños en lugar de un solo mega contrato. Y considere financiar equipos internos de productos semipermanentes en lugar de abordar las cosas proyecto por proyecto.

En nuestra próxima publicación, exploraremos cómo los gobiernos pueden incorporar mejor la investigación de usuarios , el diseño y la gestión de productos en su trabajo digital.

Nota: Un agradecimiento especial a Mark Headd y Jeff Maher por revisar generosamente y ofrecer comentarios y sugerencias sobre esta publicación.

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(Crédito de la imagen: Unsplash)