La forma en que elija presentar sus datos tendrá un impacto significativo en su efectividad: bien hechas, las presentaciones basadas en datos cautivarán y persuadirán a su audiencia. Pero si se hace mal, los números se perderán.

“Las buenas comunicaciones internas son realmente importantes en el gobierno”, dice Catherine Hope, en una presentación de datos en el Departamento de Trabajo y Pensiones del Reino Unido.

"Especialmente si está presentando información a ministros o partes interesadas de alto nivel que pueden no tener un conocimiento tan detallado como usted, usar un lenguaje simple, dibujos y gráficos que realmente ayuden a las personas a comprender es algo realmente importante".

A continuación se presentan cinco principios para comenzar a crear excelentes presentaciones basadas en datos.

Prueba analógico primero

Para los no expertos, los datos pueden ser intimidantes, pero no permita que el hecho de que no sea un científico de datos lo limite. “Todo el mundo puede usar datos en su trabajo: nos enfrentamos a datos de todo tipo todos los días”, dijo Uta Hinrichs, profesora de visualización de datos en la Universidad de St Andrews en Escocia.

Experimentar con datos personales a pequeña escala es, según Hinrichs, una excelente manera de comenzar con la narración de datos. Crear visualizaciones dibujadas a mano a partir de datos personales es una de las primeras cosas que la profesora enseña a sus alumnos. Estos pueden ser gráficos de líneas básicos, gráficos circulares o imágenes simples que representan cualquier cosa, desde sus gastos mensuales hasta su patrón de sueño semanal o el tiempo de pantalla diario.

Cuando estás comenzando, las herramientas digitales pueden resultar abrumadoras. Pero la comunicación de datos no tiene por qué ser un proceso muy técnico, y practicar visualizaciones analógicas (como este libro de visualización de datos dibujado a mano ) puede ser una forma divertida de familiarizarse con los principios de la comunicación de datos.

“Hemos llegado a pensar en los datos como algo principalmente científico y cuantitativo”, dijo Hinrichs, “cuando en realidad toma muchas formas”. Hay una razón por la que todos estamos tan entusiasmados con los datos: es un recurso poderoso para abordar los problemas de manera creativa. No tengas miedo de experimentar con él.

Mantenlo simple cuando estés comenzando

Hay una serie de excelentes opciones para hacer presentaciones de datos impresionantes. Las herramientas de visualización populares (como Tableau ) ofrecen formas poderosas de comunicar datos, pero también lo hacen los programas con los que ya estamos familiarizados.

Los programas como Microsoft Excel y PowerPoint, o Google Sheets, tienen todo lo que necesita para comenzar a comunicar datos. El equipo de ciencia de datos del Departamento de Trabajo y Pensiones (DWP) del Reino Unido usa Excel para crear sus tablas y gráficos. “Es una herramienta muy poderosa”, dijo Ryan Dunn, director de ciencia de datos de DWP.

“Cuando comienza con los datos, creo que es mejor ceñirse a las herramientas que ya conoce y con las que se siente cómodo”, dijo Adam Pearce de la comunidad de ciencia de datos de DWP. "No es necesario trabajar con programas complicados si solo usa datos para contar una historia en una presentación; en lugar de eso, use una herramienta familiar y aprenda a usarla realmente bien".

Conviértete en un narrador

“Ser capaz de contar historias de manera efectiva con datos es un área que le dará esa ventaja y lo posicionará para el éxito en casi cualquier rol”, escribe Cole Nussbaumer-Knaflic en su libro Storytelling With Data .

Hay una gran diferencia entre simplemente mostrar datos y contar una historia basada en datos y, con demasiada frecuencia, los presentadores optan por defecto por lo primero. La narración es una forma de transmitir información aprovechando las herramientas narrativas y se ha demostrado que estimula muchas más áreas del cerebro en comparación con las presentaciones regulares. .

Nussbaumer-Knaflic sugiere hacer uso de convenciones narrativas al estructurar una presentación de datos según un principio, un medio y un final. Hágalo aún más convincente resaltando un conflicto, incorporando un giro y apelando a las emociones de su audiencia.

Cosas como metáforas, imágenes y repetición, escribe, pueden ayudar a llevar a la audiencia a un viaje y reforzar la importancia del mensaje.

Haz que tus datos sean visuales

Las visualizaciones de datos son una forma increíblemente efectiva de comunicar información sobre datos: esto se debe a que se sabe que nuestros cerebros responden mucho más rápido a la información visual que a la escrita .

Los gráficos (que incluyen infografías, mapas y todo tipo de gráficos) nos permiten representar nuestros datos más emocionantes e interesantes de manera clara y accesible, y permiten que las audiencias extraigan y retengan el significado de nuestras presentaciones de manera mucho más efectiva.

Hay muchas herramientas para visualizar datos para probar a medida que mejora, pero un puñado de gráficos simples funcionan bien para las necesidades de la mayoría de los principiantes. Los gráficos de puntos, líneas, barras y áreas se pueden generar en un software común y familiar como Microsoft Excel, mientras que los sitios gratuitos como Canva y Visme son excelentes para crear infografías.

Es importante tener en cuenta que las visualizaciones pueden realizar diferentes funciones y lograr diferentes efectos. En Good Charts: The HBR Guide to Making Smarter, More Persuasive Data Visualizations , Scott Berinato establece una distinción importante entre los gráficos declarativos y exploratorios: los tipos que comunican información de manera afirmativa y los tipos de gráficos que fomentan la curiosidad y la búsqueda adicional.

Optimiza tus diapositivas

Las presentaciones de diapositivas son su oportunidad de reunir toda su preparación: aquí es cuando se cuenta su historia, se ven sus visualizaciones y se entrega su argumento basado en datos.

Aumente el impacto de su presentación oral mediante el diseño de un conjunto de diapositivas profesional, único y atractivo que comunique de la manera más clara posible sus hallazgos más importantes.

Las mejores presentaciones basadas en datos son fácilmente legibles, simples y claras . El modelo de 'Gran Idea' de la gurú de las presentaciones Nancy Duarte propone que destiles tu mensaje en una sola idea que guíe todas tus elecciones: qué información conservar, qué omitir, qué visualizaciones respaldan tu mensaje y cómo cuentas tu historia.

¿Lo más importante que debe recordar al realizar una presentación basada en datos? No deje la tarea de decodificar sus datos a su audiencia . Los datos deberían ayudar a llevar su punto a casa, no confundir su mensaje.

(Crédito de la imagen: Unsplash)

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