Fearless Frankies: dando vida a la administración de APS

Este artículo fue publicado originalmente en The Mandarin.Lea el artículo original aquí .

La administración del Servicio Público Australiano (APS) ya es un valor que se encuentra en lo profundo del corazón de la mayoría de los servidores públicos. Articularlo como un valor APS formal es una forma maravillosa de cerrar la brecha entre el propósito y los comportamientos porque la administración es una mentalidad que informa todo lo que uno hace.

La administración en el sector público va más allá de las ideas generales de administración general para reflejar el contexto especial, las responsabilidades, las obligaciones, las expectativas del público, la confianza y los controles y equilibrios necesarios y útiles sobre los poderes especiales del gobierno.

A continuación se presentan algunas ideas sobre cómo el concepto de administración de APS podría hacerse real y pragmático, para impulsar un cambio cultural y de comportamiento real en todo el servicio público, que se necesita con urgencia. Cada aspecto también incluye formas de medir, monitorear e incentivar.

Un buen mayordomo es:

Orientado a un propósito : cada servidor público debe conocer y comprender el propósito de su departamento, cartera y el sector público en general, y debe poder articular las responsabilidades principales y las competencias relevantes necesarias para cumplir con su propósito.

• Cada cartera debe tener una declaración de propósito clara que informe las capacidades principales y las responsabilidades de entrega. Esto debe informarse en los informes anuales y todo el personal (incluidos los ejecutivos) podría incluir cómo está contribuyendo a ese propósito en sus planes de desempeño, planes de proyectos y programas. La capacidad central debe ser medible a nivel departamental y los ejecutivos deben medir qué tan bien están manteniendo las responsabilidades centrales de su departamento.

Orientado al pasado y al futuro : no puede ser un administrador activo si no tiene una imagen de lo que es "bueno" para alinearse y apuntar continuamente, y no puede evitar los errores del pasado si no lo hace. t mantener la memoria institucional. Este enfoque siempre debe proporcionar un contrapeso significativo a la urgencia a corto plazo y debe proporcionar la luz en la colina para navegar siempre a través y hacia algo mejor.

• Todos los equipos deben poder mostrar cómo están contribuyendo a la visión del estado futuro y, al mismo tiempo, aprovechar las lecciones aprendidas del pasado. Los departamentos deben publicar todos los informes no clasificados, investigaciones de usuarios, análisis, evaluaciones, etc. con un objetivo útil y responsabilidad en los informes anuales.
• La amnesia institucional es un problema real para los departamentos y para el gobierno en su conjunto. El trabajo principal se olvida solo años después y, a menudo, se repite una y otra vez en los estrechos plazos y el alcance de los proyectos individuales. Esto está causando una duplicación significativa. El marco de desempeño podría tener requisitos sobre cómo las personas han contribuido al intercambio y retención de conocimientos/información.
• Si hubiera una profesión política (como la profesión digital), entonces tal vez se podrían considerar futuros políticos de manera regular, para cambiar un poco la capacidad de mirar hacia adelante en busca de nuevas oportunidades en lugar de centrarse siempre en desafíos urgentes, inmediatos y a corto plazo.

De confianza : los delegados deben ser dignos de confianza, pero la APS actualmente está lidiando con un déficit de confianza. La gente de la comunidad australiana y la APS han perdido la fe y la confianza en el gobierno y la APS en general. La administración podría ser explícitamente un mecanismo para reconstruir y luego mantener la confianza pública, creando un sector público más confiable.

• La administración de la confianza podría incluir requisitos en la Carta de compromiso público/asociación de APS para buscar comentarios regulares del público sobre cómo el departamento/cartera/sector podría mejorar la confianza. Todos los departamentos de cartera deben tener un requisito para todos los programas o un programa específico, para identificar y mejorar las operaciones habituales y los informes públicos para reconstruir la confianza del público.
• Los departamentos podrían operar de manera más transparente y compartir la investigación. Lo que se describe en el PBS para los resultados podría ser más específico. Explicaciones de por qué se ha cumplido (positivo) frente a por qué no se pudo cumplir (negativo), es decir, decir la verdad. Proporciona un fiel reflejo de qué elementos tuvieron éxito, cuáles fueron los fracasos y qué lecciones se han aprendido para evitar en el futuro. La transparencia a través de informes públicos oportunos sobre programas y problemas genera responsabilidad en torno a los riesgos
• De manera similar, los departamentos deben considerar la efectividad de la ANAO, las estimaciones del Senado y otros mecanismos de transparencia parlamentaria como oportunidades para ampliar y plantear problemas y evidencia para ayudar a obtener mejores resultados de políticas.

Responsable : la transparencia y la rendición de cuentas son claves para la integridad. Los departamentos, ejecutivos e individuos deben tener medidas, objetivos y requisitos en torno a la presentación de informes, la colaboración, la retroalimentación, la revisión por pares y cómo se alinean con las responsabilidades especiales del sector público. Esto requiere liderazgo y un enfoque proactivo de la transparencia, buscando comentarios y críticas constructivas para mejorar continuamente los programas, las políticas y los servicios.

• Podríamos informar sobre medidas de transparencia, participación pública, participación de los medios, visibilidad pública de los informes, modelado abierto, etc. La participación abierta en el trabajo de hipótesis iniciales de IP Australia es un excelente ejemplo líder a nivel mundial para trabajar de manera más transparente e invitar a una revisión abierta por pares. Otros indicadores pueden ser sobre cómo se manejó la falla, como "¿Cuánto tiempo tomó identificar un problema y luego mitigarlo?" (medición de la competencia para abordar el fracaso de manera productiva). O, "¿Cuántos comentarios no solicitados recibió este programa y qué proporción se actuó?". ¿Cómo han probado el departamento/los ejecutivos/los servidores públicos su proceso/enfoque? ¿Han asegurado la adaptación continua al cambio? Los problemas "ahora" son lo que "sabemos", no lo que podría ser, entonces, ¿deberíamos realizar ejercicios de juegos de guerra como práctica regular? Si tuviéramos que preguntar a los departamentos/equipos cómo responder si sucediera X, ¿podrían responder de la mejor manera posible?

Orientado a las personas : un buen delegado se preocupa por toda la fuerza laboral. Es la semilla que idealmente brindará capacidad y sostenibilidad a largo plazo para el bien público. Necesitamos crear tanto una cultura de cuidado y empoderamiento del personal (liderazgo de servicio) como una mentalidad de hacer del trabajo un lugar donde las personas puedan crecer y ser lo mejor de sí mismas.

• El APSC podría realizar revisiones 360 anónimas y aleatorias (personal, pares y jefes) de los líderes ejecutivos, comenzando desde arriba. Esto identificaría líderes ejemplares y ayudaría a alentar e incentivar a los futuros líderes.
• El censo anual de APS podría incluir preguntas estándar sobre cuánto sienten las personas que su trabajo es significativo o está alineado con el propósito, si el sistema ayuda o dificulta los buenos resultados (y cómo), y si se sienten empoderados para dar lo mejor de sí mismos en el trabajo.
• Se implementaron entrevistas de salida para ayudar a identificar oportunidades de mejora e intervención. ¿Podrían ser públicos o estar disponibles para una parte independiente para la rendición de cuentas?
• Los objetivos y requisitos en torno a la delegación de autoridad/toma de decisiones podrían incluirse en la planificación del desempeño, junto con los requisitos para colaborar fuera del equipo o departamento. Algunos departamentos actualmente tienen departamentos que aprueban formularios de trabajo desde el hogar para el personal a nivel de APS. Los altos ejecutivos deben centrarse en la orientación y la delegación en el nivel correcto y más bajo posible, provistos de los recursos y las personas adecuados.

Orientado al público : 'la gente' también son las personas y las comunidades de Australia. Los buenos delegados de APS trabajan activamente, se involucran y son receptivos y respetuosos con el público en general.

• El APS podría establecer un enfoque público para informar el rendimiento y la experiencia del cliente (CX) para todos los servicios. Esto podría incluir el establecimiento de una canalización de CX de todo el gobierno para mantener una acumulación holística persistente de mejoras y desafíos para la priorización continua y el análisis de patrones. El público debe tener una manera fácil de informar problemas de servicios o políticas de manera integral del gobierno. Valdría la pena incorporar indicadores de política, calidad de vida y cartera en casos de negocios e informes de proyectos públicos.

Visible : cuando la confianza es importante, una presencia pública auténtica es fundamental. Esto es extremadamente importante en el sector público porque la confianza del público informa la legitimidad percibida de todo lo que administra el sector público.

• De esta forma, la buena rectoría del sector público debe involucrar una presencia pública, donde los servidores públicos estén comprometidos con la sociedad civil , no considerada separada de ella. Donde las discusiones y el compromiso son impulsados ​​​​directamente por los formuladores de políticas, los profesionales de la entrega y otros expertos, en lugar de la mediación del equipo de comunicaciones.
• Una auténtica presencia pública se trata de que el público pueda ver y confiar en el profesionalismo, la experiencia y el compromiso con el bien público que demuestran la mayoría de los servidores públicos. El público vio esto, a menudo por primera vez, en las presentaciones del personal de primera línea ante la comisión real de Robodebt. La construcción de un brazo de marketing brillante solo daña la confianza pública, ya que las personas y los servidores públicos no pueden relacionarse auténticamente entre sí.
• Necesitamos tener apoyo, orientación y respaldo claros y proactivos para que los servidores públicos participen en línea y en público, para revertir una década de miedo y castigo. Se debe alentar a los expertos del sector público a compartir su experiencia y participar en comunidades profesionales no gubernamentales, y a involucrarse en su contexto profesional para obtener aportes públicos, revisión por pares y retroalimentación. La visibilidad pública de la experiencia del sector público ayuda a generar confianza en la capacidad y competencia de las instituciones públicas. Esto también podría incentivarse en los planes de desempeño, pero también en los objetivos departamentales para las comunicaciones informales y el intercambio de conocimientos del personal.

Equilibrado . Finalmente, ser servidor público en la APS significa servir por igual al gobierno, al parlamento y al pueblo.

• El Manual de Secretarias necesita ser reescrito. La 'Guía para una mejor política' debe brindar orientación sobre todas las formas de política (no solo asesoramiento al gobierno).
• Los departamentos podrían volver a informar al gabinete en lugar de solo informar a su ministro, y se requieren varios otros mecanismos para incentivar un sector más equilibrado. A nivel individual y ejecutivo, podría haber objetivos sobre cómo están sirviendo a los tres grupos.
• Debe haber un liderazgo del APSC para pasar a una mentalidad de "integridad a través de la transparencia", en lugar de la mentalidad de "necesidad de saber" que ha creado una limitación artificial en la colaboración y la transparencia.
• Se deben reconsiderar los acuerdos laborales de los secretarios, y tal vez un retorno a la tenencia a largo plazo en lugar de los contratos (que se han vuelto altamente políticos) para permitir una mayor cultura de administración en la parte superior y la sostenibilidad de los resultados a lo largo del tiempo.

Si bien el personal parlamentario y los ministros no están sujetos a los valores de APS, discutimos la idea de cómo la rectoría de APS podría enseñarse y considerarse parte de la capacitación y preparación política. Esto actuaría para garantizar que todos los cargos políticos entiendan y ejemplifiquen una buena administración, ya sea en el gobierno, la oposición o en los banquillos cruzados, incluido el papel especial de las estimaciones del Senado y otros mecanismos de responsabilidad y garantía por parte del parlamento.

Creemos que la administración debe cimentarse en la política para que sea explícita y se aplique de manera consistente. A continuación se presentan algunas ideas a considerar, seguidas de algunas definiciones específicas y formas de medir/monitorear/incentivar.

• ¿Qué hará?
• ¿Cuáles son los entregables?
• ¿Cómo diferenciaría la buena mayordomía de la mala?
• El "camino" no significa necesariamente que sea "ganador" (es decir, entrenar a un equipo deportivo), sino que es un cambio de planificación.
• ¿Qué es el relevo generacional?
• ¿Qué es el éxito? ¿Política? ¿Resultados/impactos públicos? ¿Entrega? ¿A tiempo/presupuesto?
• ¿Cuáles son las contingencias?
• ¿Qué hay en el lugar para el sostenimiento?
• Los administradores necesariamente deben tener responsabilidad y propiedad del dominio que administran, con autoridad delegada.

Solo entonces podremos tener elementos medibles que impulsen un cambio genuino.

👋 ¡Puedes escribir un artículo como este! Comparta sus pensamientos con una comunidad de servidores públicos. Aprende más

(Crédito de la imagen: Unsplash)