Impulsar reformas estatales a través de la gestión de productos

Este artículo está escrito por Oleksandr Akulenko, director de productos de Prozorro.Sale.

• El problema: los sistemas ineficientes, la tecnología obsoleta y la burocracia obstaculizan a las organizaciones del sector público. Es posible que los enfoques de gestión tradicionales no resuelvan estos problemas, lo que dará como resultado una innovación limitada, respuestas lentas y resultados subóptimos.
• Por qué es importante: El sector público brinda servicios esenciales a los ciudadanos y su eficacia impacta directamente la calidad de vida de millones de personas.
• La solución: las agencias gubernamentales pueden mejorar la agilidad, las prácticas orientadas al cliente y los enfoques basados ​​en datos adoptando principios y prácticas de gestión de productos, lo que en última instancia conduce a mejores resultados para los ciudadanos y un uso más eficiente de los recursos públicos.

Las subastas electrónicas a través de Prozorro.Sale han tenido un enorme impacto en Ucrania, aportando más de 2.100 millones de dólares a diversos presupuestos y facilitando más de 100.000 transacciones exitosas, incluidas transferencias de bienes raíces durante la guerra. Este éxito se atribuye a la adopción de enfoques modernos de gestión de productos del sector comercial, adaptados eficazmente al sector público.

La implementación de enfoques basados ​​en productos permite a Prozorro.Sale priorizar las necesidades de los usuarios y mantener una sólida asociación entre el gobierno, las empresas y la sociedad civil , conocida como el "triángulo dorado". Al integrar varias funciones como TI, legal, marketing, negocios y finanzas, el equipo crea productos bien equilibrados, sincronizando el desarrollo del ecosistema con la visión y estrategia integrales de la empresa estatal.

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En la gestión de productos, el foco sigue siendo identificar, desarrollar y mejorar constantemente soluciones para ofrecer valor y mejorar las experiencias de los usuarios. Si bien la esencia de un producto sigue siendo consistente en todos los sectores público y empresarial, las prioridades, como el impacto social y el cumplimiento de las políticas, tienden a variar. Estos matices, desde mi perspectiva, hacen que la gestión de productos en el sector público sea un desafío y un profundo impacto.

Equilibrando soluciones fáciles de usar con requisitos regulatorios

En el sector público, la gestión eficaz de las partes interesadas se vuelve crucial ya que las organizaciones deben equilibrar las diversas necesidades de los ciudadanos, el gobierno y los formuladores de políticas. Se prioriza la comunicación abierta y el compromiso con los socios para cultivar la confianza y navegar en procesos complejos de toma de decisiones.

Para asignar recursos de manera efectiva, los marcos de priorización son esenciales. Regularmente necesitamos equilibrar los intereses de las partes interesadas en competencia y priorizarlos en función de factores como la urgencia, el impacto y la alineación estratégica. Los marcos de priorización como Valor versus Esfuerzo, Riesgo versus Recompensa, RICE, Decisión Ponderada, etc. ayudan a decidir qué características o requisitos son más cruciales y, por lo tanto, asignan los recursos en consecuencia.

Es crucial recordar que fabricamos productos no sólo para implementar lo que está escrito en la ley, sino también para lograr ciertos objetivos y mantener el enfoque en los clientes y ciudadanos.

Otro aspecto de operar en el sector público es el impacto de las restricciones y regulaciones legales en el producto final. Las organizaciones públicas enfrentan el desafío de navegar por panoramas regulatorios complejos y garantizar el cumplimiento de diversas leyes y políticas, que pueden ser más estrictas en comparación con el sector comercial. En cada mercado y proyecto, utilizamos equipos multifuncionales, donde los equipos de productos y TI trabajan en estrecha colaboración con el equipo legal.

Si bien la legislación puede parecer restrictiva, sirve como marco para crear productos fáciles de usar que cumplan con los requisitos reglamentarios. Los gerentes de productos del sector público se esfuerzan por encontrar soluciones óptimas que se alineen tanto con las pautas regulatorias como con las necesidades de los usuarios. Al mismo tiempo, debemos recordar que crear productos en el sector público es un maratón, no una carrera corta.

Las empresas comerciales tienen una cultura organizacional más ágil y flexible que el sector público, lo que les permite adaptarse a los cambios del mercado y tomar decisiones rápidas. Por otro lado, el entorno jerárquico y burocrático del sector público puede resultar en una toma de decisiones más lenta influenciada por factores políticos. Es crucial recordar que fabricamos productos no sólo para implementar lo que está escrito en la ley, sino también para lograr ciertos objetivos y mantener el enfoque en los clientes y ciudadanos.

Para fomentar la innovación y la capacidad de respuesta, los enfoques de gestión de productos desempeñan un papel crucial. Al promover la colaboración multifuncional y el enfoque en el usuario, las organizaciones pueden permitir una toma de decisiones más rápida e informada. En lugar de centrarse únicamente en los requisitos legales, se debe hacer hincapié en lograr objetivos específicos teniendo en cuenta los intereses de los clientes y los ciudadanos. Este enfoque garantiza la entrega de resultados de alta calidad, mientras que la toma de decisiones colaborativa mejora los resultados en todos los niveles del desarrollo e implementación de productos.

Asignación eficiente de recursos: financiación y limitaciones financieras

Los enfoques de gestión de productos ayudan a las organizaciones del sector público a priorizar características y asignar recursos de manera más efectiva, asegurando que los proyectos y productos se entreguen dentro de las restricciones presupuestarias. La utilización de la generación de hipótesis, técnicas de validación, experimentos y proyectos piloto permite a las organizaciones probar suposiciones sin gastar demasiado tiempo y dinero o antes de pasar a iniciativas nacionales a gran escala.

Un aspecto clave de la gestión exitosa de productos del sector público es centrarse en resolver problemas específicos para los clientes y reutilizar las soluciones existentes siempre que sea posible. Es mejor resolver un problema específico para usuarios específicos y luego ampliarlo que intentar crear una solución universal de una vez, desperdiciando muchos recursos valiosos. Por ejemplo, el éxito de Prozorro.Sale en Ucrania se atribuyó a su enfoque inicial en la venta de activos de bancos en quiebra, seguido de su exitosa expansión a otros mercados.

El apoyo a largo plazo y la asignación de recursos son cruciales, ya que el mantenimiento puede requerir más recursos que el lanzamiento inicial. En ocasiones, es más rentable tener una visión estratégica e hipótesis contrastadas antes de actuar y decidir conscientemente detener determinadas actividades o eliminar funcionalidades que no aportan suficiente valor a los usuarios y a la organización. Este enfoque prospectivo es clave para mantener la sostenibilidad y la eficiencia del producto.

Enfoques contrastantes de riesgo e innovación: sector comercial versus sector público

Al comparar las organizaciones del sector comercial con sus contrapartes del sector público, una diferencia sorprendente radica en su enfoque del riesgo y la innovación . Las empresas comerciales adoptan la innovación con mayor tolerancia al riesgo, mientras que las organizaciones del sector público priorizan la estabilidad y la mitigación del riesgo debido a su responsabilidad sobre los fondos de los contribuyentes y su posible impacto social.

En el sector público, la implementación de productos sigue un enfoque cauteloso y estratégico. Antes de expandirse a nivel nacional, las organizaciones prueban sus soluciones en segmentos de mercado específicos, trabajan con empresas pioneras en la adopción o implementan el producto en ciertas regiones para minimizar los riesgos y recopilar información valiosa antes de la implementación a gran escala.

Para identificar innovaciones de alto impacto y bajo riesgo, los gerentes de productos del sector público adoptan estrategias de priorización de tareas. Los procesos colaborativos de toma de decisiones involucran a partes interesadas clave, reuniendo diversas perspectivas para tomar decisiones informadas. A pesar de tener menos recursos en comparación con las empresas comerciales, el énfasis del sector público en la gestión de riesgos fomenta un desarrollo constante y decisiones informadas.

Un enfoque más es utilizar métricas de desempeño, que desempeñan un papel vital a la hora de medir el éxito y evaluar el impacto. Por ejemplo, en Prozorro.Sale, el Net Promoter Score (NPS) sirve como indicador indirecto de confianza. Otras métricas, como el promedio de postores por subasta, un aumento porcentual en el precio de venta mínimo y la proporción de subastas exitosas, brindan información valiosa sobre la efectividad del producto.

En el sector público, las métricas tradicionales de productos se adaptan para centrarse en áreas específicas. Para 'Adquisición', el énfasis está en el conocimiento o acceso al servicio por parte del público objetivo. La "retención" se mide a través de la participación de los usuarios y el uso constante, la "monetización" se reemplaza por "rentabilidad" o "valor por dinero", lo que refleja el uso eficiente de los fondos públicos y la entrega del valor previsto. Las organizaciones pueden mejorar aún más la transparencia y la confianza al hacer que las métricas relevantes estén disponibles públicamente, como lo ejemplifican los datos resumidos en Prozorro.Sale a través del módulo de análisis público bi.prozorro.sale . Una comprensión integral de las métricas de desempeño durante el desarrollo de productos permite a las organizaciones del sector público adaptar y mejorar sus ofertas.

Al mismo tiempo, los gerentes de producto pueden ayudar a las organizaciones del sector público a navegar por panoramas competitivos e identificar oportunidades de colaboración. La colaboración se convierte en una estrategia clave para que las organizaciones del sector público superen la falta de competencia directa. Participar en investigaciones de mercado y participación de las partes interesadas les permite identificar oportunidades de colaboración con entidades privadas, organizaciones sin fines de lucro y otras organizaciones públicas. Al crear sinergias y lograr objetivos compartidos, se puede maximizar el impacto de los productos y servicios del sector público.

El sector público opera bajo la influencia de factores políticos, y los cambios en el liderazgo gubernamental y en las políticas impactan significativamente la dirección estratégica, la asignación de recursos y la toma de decisiones. La experiencia de Prozorro.Sale demuestra la resiliencia de un producto ante tales cambios. A pesar de que se reemplazaron tres Gabinetes de Ministros, el enfoque en beneficios cuantificables para el país y en generar confianza de los usuarios ha contribuido a su estabilidad, reforzada aún más por colaboraciones con empresas, ONG e iniciativas internacionales.

Implementar los puntos anteriores no es una panacea, pero ayuda a avanzar independientemente de la influencia política. Si resuelves problemas específicos, aportas valor y puedes demostrarlo en números, serás confiable.

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(Crédito de la imagen: Unsplash)