Digital reemplazando a digital

Este artículo fue escrito por Roseline Fernandes, socia comercial digital y de TI. En este rol, Roseline ha estado involucrada en la recopilación de requisitos y la definición del alcance del proyecto, asegurando que los PM puedan ayudar a implementar el proyecto.

• El problema: el uso de herramientas digitales sin considerar el proceso de principio a fin puede causar más problemas que ofrecer soluciones.
• Por qué es importante: aumentar el uso de herramientas digitales sin la debida consideración puede provocar la falta de compromiso del personal.
• La solución: diseñar un proceso de negocio ofrecerá un uso fluido de las herramientas y un uso eficaz del tiempo de las personas.

Microsoft Office ha hecho un trabajo tremendo al promover las hojas de cálculo y garantizar que los datos se almacenen de manera efectiva. Como ayuntamiento siempre hemos utilizado hojas de cálculo para almacenar todo tipo de datos. Ha habido ocasiones en las que hemos considerado que los equipos son digitales y conocedores de la tecnología para usar hojas de cálculo de manera efectiva. Sin embargo, cuando consideramos un proceso de principio a fin, nos dimos cuenta de que era un esfuerzo manual que requería mucho tiempo y se basaba en hojas de cálculo. Esto hace que las hojas de cálculo sean un cuello de botella, pero también causa problemas en los informes, ya que los datos ingresados ​​en las hojas de cálculo no están estandarizados. El estacionamiento del personal en nuestra organización fue un claro ejemplo de un proceso abrumador que requería que los miembros del personal administraran hojas de cálculo, a veces fuera del horario de oficina o temprano en el día, para garantizar el acceso al estacionamiento.

La respuesta no está en cambiar las herramientas de hojas de cálculo a un sistema automatizado de extremo a extremo.

El aparcamiento de la oficina presta servicios de aparcamiento al personal que disponga de pases para la piscina. Hay una cantidad fija de pases emitidos para cada departamento para garantizar que todos tengan el mismo acceso al espacio de estacionamiento limitado. El registro de los pases, junto con los datos del personal y del vehículo, se almacenó en una hoja de cálculo. Cualquier personal que quisiera aparcar en el parking enviaría un correo electrónico a nuestro equipo de instalaciones, quien tomaría los datos y los introduciría en una hoja de cálculo. Estos datos se autenticarían manualmente con el registro maestro de pases, que nuevamente era una hoja de cálculo y se proporcionaría acceso al sistema PAC para garantizar que se abra la barrera. Uso de hojas de cálculo, correo electrónico y PAC: todos los sistemas digitales de los que podríamos presumir. Sin embargo, causó problemas, enfureció cuando se perdieron correos electrónicos y retrasos en el registro de datos, solo por nombrar algunos.

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Nos dimos cuenta de que la respuesta no está en cambiar las herramientas de hojas de cálculo a un sistema automatizado de extremo a extremo. Podríamos habernos acercado a un proveedor y haber comprado un nuevo sistema, lo que significaba que simplemente estábamos comprando nuevos sistemas sobre la marcha y aumentando nuestro costo, aumentando los sistemas en nuestro patrimonio y básicamente brindando acceso a nuestros datos a otro tercero. Decidimos analizar el recorrido del cliente de principio a fin e identificar sus fallas.

Diseñar buenos procesos

Después de estudiar el proceso de un extremo a otro, nos dimos cuenta de que el proceso descrito anteriormente requiere un apretón de manos y coordinación entre las personas y la tecnología digital. En cualquier momento, el protocolo de enlace se retrasa o se ignora y se produce una falla. Algunos de los problemas que identificamos fueron los siguientes:

• Las solicitudes de estacionamiento del personal podrían llegar en cualquier momento del día.
• Se necesitaban instalaciones para monitorear constantemente las bandejas de entrada de correo electrónico para garantizar que no se perdieran las solicitudes de estacionamiento.
• Si el espacio de estacionamiento está lleno, envíe un correo electrónico al miembro del personal en el pasado.
• Se requirió coordinación entre las instalaciones y el controlador PAC para garantizar que tuviera los datos en vivo más precisos.

Con estos problemas en mente, nos dimos cuenta de que necesitábamos un sistema que pudiera satisfacer y estar disponible para que el personal reservara solicitudes de estacionamiento en cualquier momento del día. Lo que también era primordial era que necesitábamos eliminar la restricción de que un miembro del personal monitoreara una bandeja de entrada y, por lo tanto, necesitábamos un sistema que permitiera ingresar las solicitudes directamente en el controlador PAC. Armados con este viaje y dada nuestra experiencia en desarrollo interno, utilizamos una plataforma de código bajo para crear una aplicación móvil para que todos los miembros del personal pudieran verificar los espacios libres en el estacionamiento y los espacios disponibles y reservar espacios de estacionamiento en la oficina. La aplicación móvil almacenaría datos directamente en la nube y al mismo tiempo activaría cambios en el controlador PAC para que las barreras de acceso puedan controlarse de manera efectiva. Esta sencilla aplicación móvil y el cambio en el proceso garantizaron que los miembros del personal que monitoreaban las bandejas de entrada tuvieran libertad para realizar un trabajo más productivo, las respuestas a la reserva de espacios de estacionamiento fueron instantáneas y los datos ingresados ​​se estandarizaron, por lo que los informes fueron fáciles.

Beneficios clave:

• Disponibilidad de la aplicación a conveniencia del personal en cualquier momento del día.
• Visualización de espacios disponibles disponibles
• El personal tiene libertad para realizar un trabajo más productivo, lo que aumenta la moral del personal.
• Informes estandarizados
• Experiencia perfecta para quienes entran al estacionamiento

La tecnología se creó para garantizar que el trabajo sea cómodo y no estrese, sino que facilite la vida de las personas que lo utilizan. Simplemente agregar herramientas digitales a la mezcla, sin considerar un proceso de principio a fin, solo causa más problemas y dificultades. Las herramientas y aplicaciones pueden ayudar a tener algunas soluciones a corto plazo, pero a largo plazo, las organizaciones necesitan revisar y revisar constantemente si las herramientas digitales satisfacen sus necesidades o agregan más desorden. Necesitamos revisar nuestros procesos y el uso de herramientas digitales de vez en cuando para revisar si todavía funcionan para el equipo y la organización en su conjunto.

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(Crédito de la imagen: Unsplash)