Cómo evitar la burocracia para hacer las cosas en el sector público

** _ Esta publicación está escrita por Sandra Naranjo Bautista, CEO y fundadora de Better Govs, una plataforma global para compartir ideas, herramientas y recursos para la implementación efectiva de políticas ._ **

• ** El problema: ** La burocracia puede sofocar la innovación.
• ** Por qué es importante: ** Reducir la velocidad de las acciones puede tener consecuencias.
• ** La solución: ** Saber cuándo ignorar la burocracia es clave.

La burocracia que hace perder el tiempo es una de las frustraciones más comunes. Tanto para los ciudadanos que merecen servicios eficientes y de alta calidad, como para los funcionarios que quieren hacer las cosas. En este artículo, comparto un proceso simple de tres pasos para ayudarlo a superar toda la burocracia y comenzar a implementar.

¿Es la burocracia una paradoja?

Para algunos, la administración pública es como una paradoja. El significado de la palabra en sí muestra este conflicto. Si busca en el diccionario, la misma palabra se usa para referirse al "sistema de gobierno en el que la mayoría de las decisiones importantes las toman los funcionarios estatales en lugar de los representantes electos", también conocido como la función pública, y para "procedimiento administrativo excesivamente complicado ”.

¿Significa eso que la función pública y la burocracia son sinónimos? ¡Por supuesto no! Al menos no debería serlo. La administración pública puede ser eficiente, eficaz y de la más alta calidad. ¿Soy demasiado optimista para pensar que el cambio es posible? No lo creo. El gobierno puede y debe hacerlo mejor.

Comencemos con un cambio de mentalidad sobre la burocracia

La burocracia llegó para quedarse. El corazón del gobierno es el servicio civil. Lo que no tiene por qué quedarse son los obstáculos habituales de la burocracia, el tiempo excesivo que puede llevar hacer que las cosas sucedan. Si bien a veces nosotros, como funcionarios, criticamos el sistema, somos el sistema. Y podemos mejorarlo, incluso si es uno de nosotros a la vez.

Tres pasos para navegar por la burocracia

La única forma de aprender a navegar por la burocracia es comprenderla y solo así mejorarla. Este es el proceso de tres pasos que he utilizado para superar procedimientos inútiles, resolver problemas e implementar proyectos con éxito.

1. Entender el sistema

Antes de intentar "arreglar el sistema", asegúrese de comprenderlo primero. Un error común que cometen las personas es tratar de mejorar algo que ni siquiera comprenden bien. Cómo funcionan las cosas de la manera en que lo hacen y, lo que es más importante, por qué. Como he dicho antes, el sistema roto es un mito. Solo necesita identificar el propósito al que sirve.

Tómese el tiempo para mapear los procesos. ¿Cuál es el flujo de trabajo del problema que está tratando de abordar? Piense en las personas involucradas, la interacción entre los agentes, quiénes son los autorizadores y cuál es la secuencia actual de eventos. Luego, averigüe cuáles son los recursos necesarios en cada paso. ¿Cuál es el tiempo que toma cada paso y por qué?

Como soy una persona visual, lo tendría todo claramente (y no tan claramente, a veces) identificado en un diagrama.

2. Aprende a navegarlo

Una vez que lo tenga todo planeado, ahora es el momento de pasar por el sistema actual, como usuario y como alguien en el backend. En otras palabras, trate de asegurarse de seguir cada paso como si estuviera haciendo ese procedimiento en particular en la vida real desde ambas perspectivas.

Para el back-end, por ejemplo, lo que he hecho antes es reunirme con la persona que realiza esa parte particular del proceso (dentro del ministerio) y sentarme con ellos mientras lo hacen, estar allí cuando hagan el clic en el sistema.

Lo que he aprendido es que si solo le pidiera a alguien que me dijera cómo lo hace, perdería información valiosa. Cuando tiene una tarea repetitiva que hacer, a veces omite los detalles de cómo funciona porque es un hábito para usted. Como dice el viejo refrán, el diablo está en los detalles. ** Quieres asegurarte de tenerlos todos. **

3. Hacerlo mejor

Ahora que ha mapeado todo y ha pasado por el proceso usted mismo, todo, es hora de mejorarlo. Empiece por tener claro lo que necesita. No necesariamente lo que desea que haga el sistema, sino los resultados que desea lograr. Luego retrocede. Para lograr esos resultados, lo que debe suceder. Hay tres formas de hacerlo.

** Puede comenzar a realizar pequeños cambios en el sistema actual. ** Si este fuera un teléfono, sería la versión 1.2 del software. Dependiendo de lo que esté tratando de mejorar, esto puede ser tan simple como hablar con la persona X en lugar de la persona Y en un departamento específico donde las cosas están autorizadas. Podría estar haciendo pequeños cambios para automatizar ciertas partes del proceso. Podría eliminar algo que está duplicado. La lista continúa, pero esencialmente, solo cambia lo que tienes. Estos son los que se pueden implementar fácilmente y a un costo muy bajo, si es que lo hacen.

** Puede crear una nueva versión del sistema actual. ** Volviendo al ejemplo del teléfono, esta sería la versión 2.0. En este proceso, agrega una nueva funcionalidad al sistema existente. Por ejemplo, pasa de hacer algo escrito a hacerlo por correo electrónico para ahorrar tiempo. O contrata a más personas para hacerlo más rápido, involucra a más o menos personas en el flujo de trabajo.

** El cambio final y más radical es actualizar el sistema. ** En nuestra analogía con el teléfono, aquí es donde se compra un teléfono nuevo, con nueva tecnología. Aquí, cambia el sistema. La belleza de hacerlo después de los pasos 1 y 2 es que ha identificado lo que tiene y, si lo estuviera haciendo usted mismo, descubrirá que en el proceso también ha identificado lo que necesita. Que enumeraste al comienzo de este paso. Con eso claro, será más fácil identificar cómo se vería un nuevo sistema.

Una lucha contra la burocracia, un día a la vez

La burocracia es una lucha de todos porque afecta la esencia misma del propósito del sector público, mejorar la vida de las personas. No se debe tolerar el desperdicio de tiempo y energía en trámites y procedimientos administrativos. Y tenemos que mejorarlo. Incluso si es un proceso a la vez. El peor de los casos es que nos damos por vencidos y una cosa es cierta: las cosas no cambiarán.

Entonces, la próxima vez que encuentre algo que no funcione, pregúntese, ¿cómo puedo mejorarlo? Sueña en grande y empieza con algo pequeño.

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(Crédito de la foto: Unsplash)