Un modelo de transparencia de entrega de 4 pasos

Este artículo fue escrito por Shagufta Hassan, líder del proyecto de transparencia de la base de costos de la Autoridad de Conducta Financiera del Reino Unido. Modelo creado por Shagufta y Craig Chapman, director financiero de la Autoridad de Conducta Financiera.

• El problema: la demanda de servicios públicos está aumentando más rápido de lo que los presupuestos gubernamentales pueden seguir el ritmo. Las organizaciones del sector público necesitan cada vez más tomar decisiones difíciles sobre dónde y cómo gastar el dinero.
• Por qué es importante: El público espera una mayor transparencia y rendición de cuentas por parte de los proveedores de servicios públicos sobre cómo toman estas decisiones. También quieren saber que están obteniendo el mayor beneficio por el dinero que pagan por sus impuestos.
• La solución: un nuevo modelo que las organizaciones del sector público puedan utilizar para planificar y demostrar que están haciendo el mejor uso de los recursos finitos para prestar servicios públicos.

Hace casi 20 años, me tomé seis meses libres de mi trabajo relativamente junior en la administración pública en el Reino Unido para ir a trabajar para una organización no gubernamental (ONG) educativa en Karachi, Pakistán. Consideré la planificación empresarial y la asignación de recursos como algo mundano realizado por los equipos ejecutivos y de finanzas que tenía poco impacto en mi función. Pero en una escuela rural pobre de Sindh, mi perspectiva cambió. Observé a los maestros luchar con recursos limitados con una clase enorme de niños pequeños. Una de las madres estaba afuera de la ventana enrejada mirando hacia adentro. Me llamó para que me acercara y me explicó que era una 'maasi', una limpiadora de hogares locales, contratada por horas. Ella y otras mujeres locales estaban dando prioridad a la educación de sus hijos, pero dependían de que la ONG se la proporcionara de forma gratuita. Sabía que la ONG estaba buscando cerrar la escuela y estaba desesperada por saber cuáles serían las opciones para sus dos hijas. Necesitaban una educación para que sus vidas fueran mejores que la de ella. Esa tarde, en el viaje de regreso a Karachi, hablé con Saima, la coordinadora de la ONG. Ella suspiró. “Tenemos recursos limitados pero la demanda de plazas escolares es realmente alta. Realmente debemos tener cuidado en cómo gastamos nuestro dinero y dónde ubicamos a nuestra gente”.

No hay nada abstracto en la priorización y asignación de recursos: pueden cambiar fundamentalmente el curso de la vida de las personas. Términos como productividad , eficacia organizacional y eficiencia suenan aburridos, pero se traducen directamente en resultados críticos: una cirugía que cambia la vida, la colocación de un niño en la escuela o esa vital hora extra de apoyo de un trabajador social. Como ciudadanos, es imperativo que responsabilicemos a las organizaciones del sector público porque la forma en que cumplen, no sólo lo que cumplen, afecta profundamente a las personas, especialmente a los más vulnerables entre nosotros.

💬 Déjele saber al autor lo que piensa sobre el modelo de 4 pasos para lograr transparencia en la toma de decisiones del sector público dejando un comentario a continuación.

Como servidores públicos, es nuestro deber garantizar que nuestras operaciones sean transparentes. Pero la transparencia no debería comenzar cuando revelamos la decisión final. Compartir cómo llegamos a esas decisiones también significa que podemos responsabilizarnos de nuestro pensamiento. Se nos confía la prestación de servicios de la forma más eficaz posible. Eso implica no sólo "dar cuenta" del trabajo que realizan nuestros equipos, sino también explicar el vínculo entre sus horas trabajadas y los resultados que realmente logramos.

Si bien el ejemplo presentado aquí ofrece una descripción general simple del modelo de transparencia de entrega, se puede aplicar a propósitos más sofisticados.

Mientras luchamos por encontrar la mejor manera de hacerlo, desarrollamos un modelo universal para cualquier organización que ayude a brindar exactamente esta transparencia.

**Paso 1: comprender las funciones de una organización**

Utilizar un enfoque "funcional" es una manera útil de pensar en lo que la organización está entregando y cuánto esfuerzo del personal y otros recursos se necesitan para lograrlo.

Tomemos como ejemplo una ONG educativa con una fuerza laboral de 700 personas que desempeñan diversos roles, incluso en la oficina central y en las escuelas. Cada escuela tiene tres funciones: recaudar fondos, proporcionar recursos para las escuelas comunitarias y administrar sus propias escuelas de ONG. Los 700 empleados contribuyen a muchas funciones y dividen su tiempo según sea necesario. El desafío es que en los modelos de planificación tradicionales, los presupuestos se asignan verticalmente, es decir, al equipo de finanzas, pero los resultados se consideran y miden horizontalmente desde una perspectiva funcional, es decir, cuántas escuelas reciben apoyo. Esta desalineación dificulta la vinculación de los entregables con los costos.

Tener una idea de cuánto cuesta cada función en términos de esfuerzo del personal es un primer paso hacia la transparencia.

Administración

Maestros

Apoyo técnico

Finanzas

HORA

ETC total

Función 1: Recaudar fondos

100

0

10

10

25

145

Función 2: Recursos para las escuelas comunitarias

100

50

100

10

10

270

Función 3: Dirigir escuelas

100

100

30

25

30

285

ETC total

300

150

140

45

sesenta y cinco

700

Esto comienza a proporcionar una imagen interesante de dónde se está absorbiendo el esfuerzo del personal.

La clave está en involucrar a las personas más cercanas al trabajo real para completar esta tabla. Por ejemplo, Saima, la coordinadora de la ONG, puede brindar información valiosa sobre por qué participa en las tres funciones. Puede hacerlo a pesar de que ni ella ni su gerente hayan registrado previamente su importante compromiso de tiempo, por ejemplo, en el aspecto de "recaudación de fondos".

El uso de sistemas de medición del tiempo ciertamente puede ofrecer un análisis más sofisticado. Pero el simple hecho de reunir a las personas adecuadas en un taller también puede producir resultados significativos. Al obtener información de primera mano de quienes participan directamente en las diversas funciones, las organizaciones pueden lograr una comprensión mucho más clara de las realidades de la asignación de recursos.

**Paso 2: Comprenda lo que ofrece cada función**

El siguiente paso es comprender qué están aportando estos esfuerzos a cada función.

Administración

Maestros

Apoyo técnico

Finanzas

HORA

ETC total

Entregable

Función 1: Recaudar fondos

100

0

10

10

25

145

£ 20 millones recaudados anualmente

Función 2: Recursos para las escuelas comunitarias

100

50

100

10

10

270

3.000 escuelas apoyadas

Función 3: Dirigir escuelas

100

100

30

25

30

285

10 escuelas (200 estudiantes cada una)

ETC total

300

150

140

45

sesenta y cinco

700

**Paso 3: Examina cada función**

Ahora que tiene el panorama general, resulta útil profundizar en cada función individual.

Centrarse en cada función (por ejemplo, apoyar a las escuelas comunitarias)

Para cada función, asegúrese de tener un conocimiento profundo de la relación entre los entregables, la demanda de servicios y los costos de entrega.

Los entregables (Pila 1) se comprenden relativamente bien en el sector público, así como la necesidad de garantizar que los resultados, productos y actividades estén alineados y medidos.

Pero lo que a menudo no examinamos es la relación entre los Entregables y la Demanda (Pila 2), es decir, la demanda de los servicios, cómo se procesa la demanda y cómo se asignan los recursos, generalmente utilizando un proceso de priorización formal o informal. Por eso, muy de vez en cuando, una sonrisa al entregar una solicitud al servicio de asistencia técnica le permitirá conseguir un portátil más rápido que un colega que lleva un mes esperando.

En nuestro ejemplo, digamos que hay 6.000 escuelas comunitarias locales que solicitan ayuda con recursos a la ONG. La ONG no puede darse el lujo de apoyarlos a todos. Pero sí tienen un proceso de priorización con criterios acordados que les permite decidir quién obtiene los recursos. Asimismo, la demanda de escuelas propias de las ONG es alta: se necesitan más de 10.000 plazas para estudiantes. Nuevamente, la ONG cuenta con un marco de priorización para acordar dónde y qué escuelas operarán. Un marco de priorización se puede aumentar o disminuir según los recursos disponibles. Así, por ejemplo, si hay más recursos disponibles, las escuelas que cumplan incluso seis de los siete criterios previamente obligatorios podrán recibir recursos.

La ONG sabe qué recursos y costos (Pila 3) requiere la ejecución; por ejemplo, cuánto cuesta el funcionamiento de una escuela.

Ahora que la ONG comprende la relación entre los entregables (Pila 1), los impulsores (Pila 2) y los recursos y costos (Pila 3) para cada función, tiene una imagen más completa de lo que está sucediendo y en el futuro puede planificar mejor. Ahora cuenta con un marco que permite una conversación más profunda (y más flexible) sobre prioridades, esfuerzo del personal, resultados e incluso inversiones futuras basadas en datos y gastos reales. Ahora puede experimentar cambiando diferentes componentes y ver cuál es el resultado potencial.

**Paso 4: Hazlo tuyo **

Una vez que la organización comprende cada función, puede compararlas, y hay mucho que se puede explorar más a fondo desde una perspectiva operativa. En nuestro ejemplo, por ejemplo, el ejecutivo de la ONG podría comparar las tres funciones y ver si cada costo fue el esperado. ¿Se sorprendió la junta directiva de la ONG al saber que procesar una donación de £20 millones requería un esfuerzo de personal de 145 FTE? ¿Realmente se necesitaban 25 empleados de RR.HH. para ayudar a recaudar fondos? ¿Decidieron que en lugar de administrar diez escuelas propias era mejor dedicar ese esfuerzo a dotar de recursos a más escuelas comunitarias?

En conclusión

En resumen, si bien el ejemplo presentado aquí ofrece una descripción general simple del modelo de transparencia de entrega, se puede aplicar a propósitos más sofisticados. Por ejemplo, para examinar organizaciones más complejas, explorar los beneficios operativos de las inversiones de capital a largo plazo o comprender los beneficios de productividad de la IA y respaldar la planificación estratégica de la fuerza laboral.

Por suerte para la madre que conocí hace tantos años, al final la escuela pudo seguir funcionando. Me gustaría pensar que quizás sus propios hijos se convirtieron en maestros. Porque, en última instancia, impulsar la eficiencia operativa puede transformar vidas.

¿Terminaste de leer? Asegúrese de compartir sus propios pensamientos sobre el modelo de transparencia y su impacto en la rendición de cuentas del sector público dejando un comentario a continuación ⬇️

(Crédito de la imagen: Pexels)