Este artículo está escrito por David E. Elliott, diseñador senior de servicios de Transport Canada.
- El problema: la planificación se omite o se aborda superficialmente y todos saltan al modo de gestión de proyectos y comienzan a “trabajar”.
- Por qué es importante: Sin una comprensión clara de un problema y de un estado futuro deseado, gran parte del “trabajo” puede desviarse, abordando problemas que no existen, abordando problemas o síntomas de baja prioridad y/o las “soluciones” pueden estar mal informados y, como resultado, subóptimos.
- La solución: una solución es ser consciente de los elementos (como se describe a continuación) que nos empujan a apresurarnos a la gestión del proyecto y al modo de “trabajo” antes de invertir significativamente en el proceso de planificación y comprender dónde nos encontramos actualmente y hacia dónde nos gustaría llegar. estar dirigiéndose.
Para muchos de ustedes, una buena planificación parece algo de sentido común. No puedo discutir con esto. Sin embargo, el sentido común, como todos sabemos, no parece ser tan común a veces. Debemos planificar cuidadosamente desde una perspectiva intencional y bien informada. Pero, con demasiada frecuencia, esto no sucede. Existe una brecha entre lo que debería hacerse y lo que realmente hacemos. A veces esto puede ser ignorancia. En la mayoría de los casos, creo que hay otros factores en juego.
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Antes de profundizar en los factores que creo que desvían las cosas, establezcamos algunos contextos y términos:
Fase uno: Planificación – Responda por qué se está realizando el trabajo. ¿Cómo será el mundo mejor? Para mí, me gusta usar una estructura que implique articular el problema (el estado actual), el estado futuro ideal (cómo se ve tener el problema resuelto), comprender esta brecha y la causa de la brecha y, finalmente, una intervención propuesta que cerrará la brecha, moviendo la situación del estado actual al estado futuro deseado.
Fase dos: Gestión del proyecto : quién hace qué, cuándo y garantizar que todo vaya por buen camino con el desarrollo y la implementación de la intervención propuesta. Esto sólo puede hacerse realmente después de que se haya completado la planificación.
Cinco obstáculos comunes que tienden a impedir que se lleve a cabo una fase de planificación significativa e iniciar prematuramente la fase de gestión del proyecto :
- Malestar con la ambigüedad
- Complacencia a la hora de comprender el problema.
- Exceso de confianza en una solución propuesta
- Presión para producir “resultados”
- Priorización equivocada de los productos sobre los resultados
1. Malestar por la ambigüedad
En la cultura laboral norteamericana, todavía se considera pecado en muchos lugares de trabajo pronunciar la frase “no sé”. Esto está mal visto y es incómodo afirmarlo para la mayoría. Se valora saber las respuestas y no tenerlas se considera una debilidad.
Además, simplemente preferimos sentir que tenemos los pies en la tierra. Las situaciones ambiguas son desorientadoras e incómodas. Algunos de nosotros estamos dispuestos a tolerar esto mejor que otros. Existe un impulso natural para encontrar estabilidad. El truco consiste en encontrar estabilidad en la realidad, en lugar de crear una ficción que simplemente proporcione la ilusión de estabilidad.
"Pero el mayor riesgo es elegir una falsa certeza en lugar de una ambigüedad genuina".
– Dan Rosa
2. Complacencia a la hora de comprender el problema
La incomodidad con la ambigüedad mencionada anteriormente a menudo lleva a las personas a tomar pocos o ningún hecho y construir una narrativa que explique la situación. Transformar la inestabilidad en estabilidad. Pasar del no saber al saber. Una vez que se logra la comodidad, hay poca motivación para profundizar y cuestionar las suposiciones hechas.
3. Exceso de confianza en una solución propuesta
El siguiente paso en la historia es resolver el problema que estamos seguros de entender. Se me ocurre una idea. ¡Maravilloso! Esto transfiere el momento del desconocimiento al conocimiento nuevamente. Reputación salvada. Una vez más se logra la estabilidad.
También suele haber una trampa lógica. La solución propuesta tiene mérito, en el contexto de un problema supuesto.
La lógica sólida oculta un razonamiento defectuoso. X repara Y. El refrigerante repara un motor sobrecalentado. Una premisa muy acertada si el motor se sobrecalienta por falta de refrigerante. Si falta aceite, no será útil agregar refrigerante. Si el motor funciona con demasiada fuerza, más allá de sus límites operativos, el refrigerante no será útil.
La lógica sólida de agregar refrigerante a un motor caliente no grita "error" porque, en un contexto particular, es la respuesta correcta.
Se desarrollan muchas ideas geniales, sólidas y lógicas para abordar problemas (o posiblemente sólo síntomas) que no están presentes o son de muy poca importancia.
4. Presión para producir “resultados”
Existe una tendencia natural a nivel organizacional e individual a favorecer la producción de “productos” tangibles: trabajo que se puede ver y tocar. Podemos mostrárselo a los superiores y nuestra jornada laboral parece que vale la pena. Los superiores están contentos porque es evidente que las cosas avanzan y, por tanto, se acercan al final. Es posible que esta percepción en realidad no refleje la realidad.
Volver a 1 - Incomodidad con la ambigüedad, informar que todavía está investigando el problema o investigando una posible intervención a menudo no es aceptable y/o incómodo. Todos los involucrados preferirían ver algunos resultados tangibles.
“Uno descubre que la madurez tiene mucho que ver con la aceptación del 'no saber'”.
– Mark Z. Danielewski, La casa de las hojas
5. Priorización equivocada de los productos sobre los resultados
En la nube de polvo y humo causada por todos los resultados del trabajo, entre el ajetreo y el bullicio de los miembros del equipo y el paso de las semanas o meses, puede ser fácil perder de vista las intenciones originales del trabajo. Especialmente cuando las intenciones originales nunca se expresaron o se expresaron de manera ineficaz.
En este punto, resulta increíblemente fácil comenzar un juego de contar. Número de palabras o páginas escritas. Módulos entregados. Unidades producidas. Trabajo completado. Con esto se reivindica el éxito. El trabajo está hecho.
¿Pero es?
Cerrando la brecha
En general, veo la mayoría de las situaciones laborales como problemas que hay que resolver. Para mí, esto significa que hay un estado actual, un estado futuro deseado y una brecha entre los dos que debe cerrarse. La planificación consiste en comprender estos elementos, la causa del estado actual y construir una intervención, un camino, para pasar del estado actual al estado futuro deseado.
Armado con conciencia de estas trampas, tendencias naturales y presiones sociales, puedes hacer un esfuerzo para resistirlas.
Los productos son un medio para lograr un fin, una forma de lograr resultados. Los productos y los resultados no son lo mismo. Incluso en condiciones ideales con un proceso de planificación sólido, los resultados perfectos no siempre producen los resultados previstos. Los resultados perfectamente planificados no siempre se implementan perfectamente. Además, se cometen errores en el camino. Quizás una situación o sistema no se comprende completamente, lo que hace muy difícil influir correctamente para producir los resultados deseados.
El trabajo estará completo cuando se logren los resultados. Cuando la evidencia indica que el curso de acción elegido está generando los resultados deseados, entonces nuestro trabajo estará hecho.
Escribir una política no es solucionar un problema.
Ofrecer un programa no es solucionar un problema.
Proporcionar aprendizaje es radicalmente diferente a ver un cambio de comportamiento y un problema resuelto.
Es necesario crear y aplicar la política, el programa o el aprendizaje. Sólo después de que haya estado en juego en el mundo real podremos evaluar si estas intervenciones han resuelto los problemas que intentaban abordar.La evaluación pregunta: ¿se ha logrado el estado futuro deseado? Con demasiada frecuencia, se completa algún tipo de evaluación, se llama “evaluación”, y se contenta con preguntar si los widgets han sido creados y enviados, sin explorar si han resuelto un problema o han agregado valor.
- Malestar con la ambigüedad
- Complacencia a la hora de comprender el problema.
- Exceso de confianza en una solución propuesta
- Presión para producir “resultados”
- Priorización equivocada de los productos sobre los resultados
Armado con conciencia de estas trampas, tendencias naturales y presiones sociales, puedes hacer un esfuerzo para resistirlas. Avanza, intencionalmente, desde una posición informada. Tomará más tiempo antes de que puedas generar un “trabajo” que se asemeje al producto terminado esperado, pero lo que produzcas debe abordar la necesidad real, de manera efectiva y eficiente, produciendo el estado futuro deseado, la verdadera intención de todo el esfuerzo.
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(Crédito de la imagen: Unsplash)
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