5 obstáculos para la aprobación de políticas

Este artículo está escrito por Lewis S. Eisen, fundador de Perfect Policies.

• El problema: con demasiada frecuencia, los borradores de políticas presentados a un aprobador toman un tiempo excesivo para completar el proceso, a veces meses o incluso años.
• Por qué es importante: Cuanto más rápido se apruebe la política, más rápido se podrá pasar a la etapa de implementación. Además, cada vez que un borrador de política regresa para ser reescrito, le quita tiempo a otros trabajos que tiene que realizar.
• La solución: Mejore sus posibilidades de obtener una aprobación más rápida abordando los obstáculos que normalmente se interponen en el camino.

En las mejores circunstancias, un borrador de política bien elaborado pasará por un proceso de aprobación como un barco en aguas cálidas con fuertes brisas.

Sin embargo, con demasiada frecuencia la política propuesta choca contra un iceberg, lo que la detiene en seco. En el mejor de los casos, hay pocos daños y el proceso de aprobación puede continuar; en el peor de los casos, el barco se hunde y vuelves a la mesa de dibujo.

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A continuación se presentan cinco situaciones que comúnmente plantean obstáculos para la rápida aprobación de políticas y cómo superarlas:

1. Demasiado equipaje

La política está repleta de declaraciones ajenas a la política.

El material no esencial que acompaña al viaje supone una carga innecesaria para los motores de quienes toman las decisiones, que tienen un tiempo limitado. Si desea que quienes toman las decisiones tengan material contextual, explicativo o ilustrativo que les ayude a comprender los problemas antes de aprobar la política, colóquelos en una portada separada.

Podemos aprender una lección de la forma en que se maneja la legislación gubernamental. Los proyectos de ley presentados para su aprobación no están llenos de párrafos de antecedentes o material instructivo. Incluir material extraño sólo retrasaría el paso. El texto propuesto que requiere aprobación está aislado en un documento separado, y ese documento se limita estrictamente a las declaraciones que necesitan aprobación para entrar en vigor.

2. Demasiado amplio

La política es demasiado inclusiva y abarca múltiples temas.

Digamos que tiene 400 reglas sobre la gestión de su área de soporte corporativa. Ya sea que se divida entre cuatro pólizas de 100 declaraciones o 100 pólizas de cuatro declaraciones, el efecto regulatorio es el mismo. La cantidad de documentos de políticas no tiene ningún impacto en su aplicabilidad o ejecutabilidad, ni en la implementación de estándares y procedimientos bajo esas políticas.

Sin embargo, sí afecta la velocidad a la que se pueden aprobar los documentos. Cuantas más áreas cubra la política propuesta, más áreas en las que un aprobador puede equivocarse.

Además, poner todas esas reglas en un solo documento envía el mensaje de que todas tienen la misma importancia, pero normalmente ese no es el caso. ¿Qué pensarías si estuvieras tomando un crucero, pero la salida se retrasara una semana porque el menú de la cena aún no estaba aprobado? Separar las decisiones importantes de las menores es un reconocimiento de la diferencia.

3. Demasiadas "malas hierbas"

El foco se pierde en los detalles.

No hay nada de malo en políticas, estándares o procedimientos que contengan lenguaje técnico cuando ese lenguaje sea necesario. Pero existe una clara distinción entre los roles de (1) las personas que trabajan en la prestación de servicios o en las operaciones y (2) los responsables de la supervisión de la organización. Si su Comité de Alta Dirección Ejecutiva (o equivalente) dedica tiempo a decidir si un nombre de archivo debe contener un guión, eso refleja un problema con la división de responsabilidades y la gobernanza en la organización. La alta dirección debe ceñirse a la estrategia y la supervisión, y dejar que los expertos en la materia se encarguen de las “malas hierbas”.

Como redactor de políticas, usted puede fomentar esta separación separando la supervisión de los detalles y luego incorporando en los documentos a nivel de supervisión los principios que deben regir los documentos de detalles.

4. Demasiado pronto

La organización no está preparada para una política.

En una organización bien administrada, se puede comenzar con las políticas y procedimientos y trazar una línea hacia arriba que los conecte con los programas y estrategias corporativos de la organización, luego continuar la línea hacia arriba hasta sus valores y, en última instancia, hasta la misión y visión de la organización. . Ese sistema de origen y herencia es señal de que toda la organización está trabajando en un mismo plano.

Cuando faltan piezas, la línea se rompe y es más difícil completar las piezas que están debajo. Las buenas políticas son el resultado del pensamiento estratégico , no su catalizador. La estrategia impulsa la política, y no al revés. Intentar redactar una política para un programa corporativo sin una estrategia definida es una batalla cuesta arriba.

A veces, el mejor enfoque es aplazar la redacción y presentación de una política hasta que se aclaren diversos elementos de la estrategia, de los valores corporativos o incluso de la visión general.

5. No preparado

A quienes toman las decisiones se les pide que hagan demasiadas cosas a la vez.

Los principios de gestión del cambio se aplican cuando se intenta influir en el comportamiento por encima de usted, no sólo en el comportamiento por debajo o al lado de usted. Es posible que deba preparar la bomba enviando comunicaciones específicas a quienes toman las decisiones con anticipación.

Un estudio realizado en un supermercado ilustra bien este punto: en la parte 1, alguien que sostenía una bandeja de queso preguntó a los transeúntes si querían probar una muestra. La mayoría de la gente se negó. En la segunda parte, la misma persona que sostenía la misma bandeja de queso preguntaba a los transeúntes si se consideraban aventureros. La mayoría de la gente respondió que sí a esa pregunta. Sólo entonces les ofrecieron el queso y hubo muchos más interesados ​​que en la parte 1.

A nadie le gusta tener que tomar una decisión sin previo aviso o sentirse apresurado. Si desea que el proceso de aprobación sea fluido, es útil sentar las bases desde el principio: compare los objetivos, conceptos, valores y principios que respaldan las declaraciones que planea incluir en la política. Una vez que esas olas hayan chapoteado y luego se hayan calmado, puede esperar una navegación más tranquila.

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(Crédito de la imagen: Unsplash)