Por que os governos precisam repensar os gastos pós-Covid-19

Esta postagem foi escrita por Frédéric Baervoets, gerente do laboratório de inovação belga Nido e parte da Estratégia e Apoio do Serviço Público Federal. Este artigo reflete as opiniões pessoais do autor.

• O problema: os governos gastam muito dinheiro em projetos que não levarão aos resultados desejados, enquanto os funcionários públicos ficam frustrados repetidamente por receber serviços medíocres oferecidos pelas mesmas empresas.

• Por que é importante: as finanças públicas devem ser utilizadas de forma mais inteligente, a fim de se obter soluções melhores e mais inovadoras para o bem do contribuinte.

• A solução: exploração de mercado mais ampla e melhor - incluindo experimentos.

"Os funcionários públicos muitas vezes saltam para o estágio de implementação de um projeto antes de realmente explorarem todas as soluções possíveis."

À medida que começamos a emergir da pandemia Covid-19, os governos estão começando a examinar como preencher a lacuna que essa enorme crise criou em nossas finanças públicas. Cortes orçamentários rígidos são inevitáveis? Ou é hora de promover outra maneira de fazer as coisas dentro do governo? Como podemos aumentar o valor de nosso dinheiro de impostos e, ao mesmo tempo, lidar com os desafios de gastos do governo? Como podemos oferecer melhores serviços e melhor valor para o dinheiro (fiscal) para o bem de nossos cidadãos e empresas?

Uma ideia é interromper todos os projetos atuais, retirar os funcionários públicos de seus métodos usuais de trabalho e recomeçar a partir da fase de exploração. Embora seja tentador, colocar isso em prática exigiria claramente uma abordagem bastante radical. Com mais de 20 anos de experiência no setor público, dos quais cinco anos foram gastos trabalhando em inovação, estou convencido de que a inovação é muitas vezes esquecida em nossa busca de continuar com as formas rotineiras de lidar com projetos.

Em vez disso, em uma época de gastos limitados do governo, mais e melhor exploração de mercado, incluindo experimentos, é um pré-requisito essencial para qualquer estratégia de sucesso.

Prática corrente

Os funcionários públicos muitas vezes trabalham em muitos setores diferentes, com amplas áreas de especialização. Obviamente, é impossível ser um especialista em todas as soluções e tecnologias possíveis, hoje mais do que nunca. Como resultado, os funcionários públicos muitas vezes saltam para o estágio de implementação de um projeto antes de realmente explorarem todas as soluções possíveis. Além disso, os contratos normalmente excessivamente cautelosos e burocráticos que tendemos a favorecer no setor público mostram que não confiamos realmente ou não entendemos totalmente a experiência das empresas privadas. Essa combinação explosiva leva a uma situação contraditória: os serviços públicos não confiam nas empresas privadas, mas compramos delas sem testar as soluções propostas.

O que precisa mudar?

Stephen Shapiro e seu notório “vídeo de retirada de bagagem” ajudam a cristalizar essa contradição e a sublinhar a necessidade de inovação efetiva. Por meio deste exemplo, entendemos a necessidade de primeiro obter uma compreensão profunda de um problema subjacente antes de tentar resolvê-lo. Para mim e para toda a equipe do laboratório de inovação Nido, seu vídeo continua a ser exemplar na compreensão de que a inovação começa com o enquadramento correto do problema antecipado. No entanto, em nosso ambiente e cultura de trabalho, somos ensinados desde cedo que a solução eficaz de problemas significa fornecer soluções de solução rápida. Esse comportamento se intensifica ainda mais no setor público por meio de procedimentos burocráticos internos que retardam a renovação dos negócios.

Estamos acostumados a iniciar projetos com algumas pesquisas sobre possíveis soluções, como benchmarks (inter) nacionais e, curiosamente, verificando o que nossos pares nacionais e internacionais fazem. Depois de reunir alguma inspiração, começamos a escrever um concurso no qual tentamos compreender a tecnologia e os requisitos necessários para uma implementação bem-sucedida. Além disso, uma equipe de aquisições geralmente ajuda a excluir todos os riscos possíveis por meio de procedimentos elaborados e aconselhamento rigoroso. Somente empresas maiores, que tenham capacidade de entender os regulamentos para a entrega oportuna de uma oferta correta (incluindo todos os documentos exigidos), poderão participar rotineiramente de tais licitações. Esses “suspeitos do costume”, entretanto, nos decepcionam na maioria das vezes. O processo de licitação pública se transformou em algo meramente legal. Os funcionários públicos estão realmente convencidos de que escrever tudo no concurso é a única maneira de ter sucesso? Evitamos diálogos com empresas por medo de não parecer neutros o tempo todo. Ainda assim, ao nos enganarmos para estar limitados por procedimentos e fazer “a coisa certa”, matamos a inovação.

Outro grande problema para os serviços públicos é a gestão do dinheiro e do orçamento. Gastamos regularmente grandes somas em projetos que muitas vezes não são tão bem-sucedidos quanto esperávamos. Também tendemos a gastar quantias excessivas em produtos ou serviços que podem ser adquiridos por menos no mercado. Estar aberto à colaboração com empresas mais novas, mais jovens e mais modernas pode nos ajudar a sair desse ciclo vicioso, pois elas tendem a ser mais entusiasmadas e ansiosas por sugerir soluções melhores e mais baratas. Embora o funcionário público geralmente esteja bem posicionado para saber o que é necessário para seu trabalho, um grupo de especialistas que investigue mais pode ser de grande ajuda. A pessoa que procura soluções muitas vezes não consegue ver o problema real ou não ousa apontar para o problema real. Um problema normalmente não persiste devido à falta de soluções, mas à incapacidade de conectar a experiência negativa de um usuário final com sua causa. Terceiros externos podem ajudar a descobrir o que é melhor trabalhar para um progresso efetivo.

À luz de todas essas questões, atrevo-me a arriscar o seguinte: não comece com planos e projetos claros, comece com exploração de mercado e experimentos. Deixe-se inspirar pela variedade de soluções possíveis para o seu problema. Esse processo o ajudará a detectar o (s) problema (s) real (is) que deseja resolver. Construa seu caso de negócios com um orçamento limitado. Só peça mais orçamento à sua gerência quando puder demonstrar que uma solução funcionará.

Iniciando um novo projeto

Deixe-me apresentar algumas sugestões sobre como iniciar um novo projeto com alguns conselhos passo a passo:

Etapa um: escreva uma declaração sobre o problema. Faça uma análise das partes interessadas e peça a opinião do seu público / clientes / usuários.

Etapa dois: enviar a declaração do problema para empresas inovadoras, pequenas e grandes, solicitando seus comentários e contribuições. Permita que todos participem e contribuam facilmente (por exemplo, um breve telefonema, um e-mail informal). Deixe claro que você deseja saber como eles resolveriam o seu problema.

Etapa três: pergunte às empresas com abordagens interessantes para uma primeira proposta de solução curta. Você provavelmente tem uma solução muito boa em mente. Mas, como você provavelmente ainda não viu todas as possibilidades, aconselho-o a manter a mente aberta e a colocar suas ideias em espera.

Filtre as soluções que você descobrir pelos seguintes critérios:

• Esta solução resolverá meu problema?
• Quão bem-sucedida é essa solução?
• É inovador ou apenas mais do mesmo?

Etapa quatro: Convide apenas as empresas com as soluções mais interessantes para um argumento de venda, apresentação ou diálogo. Faça perguntas e dê a eles a oportunidade de fazer perguntas. Não se esqueça de dar feedback honesto às empresas que apresentaram uma solução na qual você está menos interessado. Agradeça-lhes por dedicarem seu tempo para participar.

Filtre as soluções de acordo; de acordo com estes critérios adicionais:

• Qual é o custo estimado aproximado para a implementação completa?
• O que pode ser testado durante um experimento?
• Qual é o preço do experimento (embora limitado a um orçamento, por exemplo, 30 mil - eles podem fazer isso por menos)?
• A equipe é capaz e motivada?

Se você deseja apenas uma consulta estrita do mercado, pare na Etapa 4 e redija sua recomendação para o conselho de administração.

Quinto passo: Convide apenas as empresas com as melhores soluções para participar da licitação, enviando uma oferta. Dê a eles um amplo feedback sobre seu argumento de venda ou apresentação. Isso garante que você receberá apenas ofertas interessantes.

Etapa seis: Conceda a proposta aos experimentos mais inovadores e interessantes. Não se deixe persuadir a simplesmente experimentar a oferta com maior probabilidade de sucesso. Lembre-se de que você deseja aprender sobre novas possibilidades em vez de simplesmente ter outro teste de um produto conhecido. Não se esqueça de dar feedback honesto às empresas que apresentaram uma solução na qual você está menos interessado. Mais uma vez, agradeça-lhes por dedicarem seu tempo para participar.

Etapa sete: faça o experimento. Lembre-se de que você está trabalhando com um orçamento limitado. Teste apenas o que é realmente importante e evite perder tempo e dinheiro com truques. Teste a solução nos usuários finais, pois o feedback deles é o que realmente importa no final. Concentre-se no MVP e nas lições que você está aprendendo.

Etapa 8: Elabore uma recomendação para o conselho de administração e, se você tiver uma boa solução de trabalho no MVP, peça o orçamento necessário. Se sua experiência for bem-sucedida, ouse dar o próximo passo. Faça seu caso de negócios para persuadir sua administração. Agora você tem muito mais argumentos para convencer.

Se o experimento falhar, reinicie o processo. Você terá aprendido com o procedimento de seleção e experimento e agora pode tomar decisões mais sábias e completas. A primeira tentativa não é um fracasso, mas um passo mais perto de sua solução adequada. Lembre-se de que você conseguiu evitar um projeto com falha. Sempre tente entender o que exatamente fez a abordagem falhar: a solução simplesmente não se encaixa? Você não captou todos os aspectos do problema? A equipe não entregou?

Em última análise, a prova do pudim está em comê-lo. Você e a empresa escolhida irão testar as premissas mais importantes com um orçamento limitado.

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(Crédito da imagem: Unsplash)