O que aconteceu quando paramos de fazer reuniões e enviar e-mails

** Este artigo foi escrito por Steve Messer e Xander Harrison. Ele foi postado anteriormente no UK Government Digital Service Blog **

No Government Digital Service (GDS), sempre promovemos os benefícios de trabalhar em equipes multidisciplinares, sendo co-localizados tanto quanto possível. Reunir especialistas para trabalhar em problemas no mesmo prédio tem benefícios claros: a interação é mais fácil, os scrum boards e os roteiros são mais visíveis e tornam a coordenação mais fluida e [colaboração](https://apolitical.co/en/solution_article/laying -the-groundwork-for-Collaboration) pode ser iniciado rapidamente.

Mas também estamos interessados nos benefícios do trabalho remoto. As equipes podem optar por trabalhar em casa, com flexibilidade, conforme necessário, e todos têm as ferramentas para fazer isso. Isso significa que eles podem abaixar a cabeça e se concentrar, ou lavar a louça na hora do almoço entre as reuniões. As pessoas podem encontrar um equilíbrio entre trabalho e vida que funcione para elas.

Tudo isso mudou no final de março, quando todos passaram a trabalhar em casa por padrão. Queríamos aproveitar a mudança para experimentar novas práticas de trabalho no GOV.UK Pay, inspirado por uma postagem do blog sobre [como eles se comunicam de forma assíncrona na Automattic](https://alisterbscott.com/2016/07/22/how- nós-comunicamos-no-automattic /).

Então, tentamos ter uma semana em que não houvesse nada que exigisse que as pessoas estivessem em um determinado lugar em um determinado horário e garantindo que nossas mensagens fossem claras e compreensíveis, dando às pessoas tempo para pensar e responder e ter mais arbítrio sobre como elas gastavam seu tempo.

** Eliminando reuniões **

A maior mudança foi acabar com as reuniões de trabalho. As reuniões forçam as pessoas a fazer uma coisa específica em um momento específico, potencialmente interrompendo seu fluxo. Queríamos ver o que acontecia quando não havia reuniões no calendário.

Para nosso teste, houve algumas exceções:

• reuniões com pessoas fora do Pay, que podem ser inevitáveis
• reuniões de gerenciamento de linha e comunidade, que não são relevantes para um teste de equipe
• reuniões para programação em par ou trabalho colaborativo, para fazer algo juntos ao invés de decidir algo

Várias cerimônias de equipe que normalmente teríamos realizado em uma reunião, como retrospectivas (retros) ou planejamento de sprint, foram substituídas por colegas fornecendo suas próprias atualizações sobre ferramentas colaborativas, como canais de equipe Slack, Google Docs ou Trello boards. As tarefas foram atribuídas de maneiras semelhantes.

** O maior benefício para a maioria das pessoas era ter períodos maiores de tempo livre, o que lhes permitia se concentrar em um trabalho sem interrupção. Quase todos descobriram que gerenciar seus próprios níveis de concentração era mais fácil. **

Não havia um show-and-tell da equipe programado para a semana assíncrona, mas poderíamos ter explorado o compartilhamento de segmentos pré-gravados e discuti-los no Slack.

** Eliminando e-mails **

O e-mail é uma forma de comunicação assíncrona, mas tem algumas características que tornariam o teste mais difícil:

• É uma comunicação "push", então o destinatário não pode optar por entrar e sair
• Está fechado, então apenas os destinatários podem ver as informações e o remetente precisa se antecipar a todos que possam precisar delas
• É básico, então coisas como controle de versão e tópicos de comentários ficam complexos rapidamente

Em vez disso, as pessoas enviaram mensagens em um canal de equipe do Slack ou criaram propostas no Google Docs e compartilharam isso.

** Mantendo as coisas funcionando **

Um benefício de remover reuniões é que não tínhamos mais motivos para dizer que as pessoas tinham que trabalhar em horários específicos. Pedimos a todos que trabalhassem o mesmo número de horas que costumam trabalhar, mas pedimos que o fizessem a qualquer hora e em qualquer bloco de tempo que desejassem. A exceção eram as pessoas que trabalhavam no Suporte, que tinham que trabalhar nos horários estipulados em nosso contrato de suporte com nossos usuários.

Agendamos duas reuniões sociais opcionais por dia para nos mantermos conectados como uma equipe, com uma regra estrita de proibição de conversas no trabalho (portanto, não comprometemos o experimento).

Como foi

Fizemos um retro para refletir sobre a semana, votando várias coisas, bem como colhendo comentários. Nem todos votaram em tudo, então os números são inconsistentes.

Em suma, mais pessoas descobriram que essa forma de trabalhar era tão boa ou melhor do que o normal. A maioria das pessoas teve sentimentos positivos sobre trabalhar desta forma. Seis eram neutros ou em conflito e dois tinham sentimentos negativos em sua maioria.

No geral, conseguimos seguir as regras: 17 de 18 pessoas quebraram as regras uma ou duas vezes, no máximo.

O maior benefício para a maioria das pessoas era ter períodos maiores de tempo livre, o que lhes permitia se concentrar em um trabalho sem interrupção. Quase todos descobriram que gerenciar seus próprios níveis de concentração era mais fácil.

** Observamos alguns casos em que um processo geralmente era propriedade coletiva, mas sem uma reunião para forçar as pessoas a se envolverem com ele, isso não foi realizado. **

A parte mais desajeitada da semana foi o planejamento. Cada equipe geralmente gasta tempo pensando no que fazer a seguir todas as semanas, e algumas equipes fazem isso diariamente.

A maior parte disso poderia ter acontecido no Slack, mas sem reuniões agendadas, algumas coisas não aconteceram. Cada equipe montou um backlog de sprint, mas geralmente era menos bem planejado do que o normal. No entanto, 11 de 12 pessoas pensaram que esse clunkiness era provavelmente falta de prática, em vez de um traço fundamental do planejamento assíncrono.

Uma equipe geralmente forma pares o dia todo. Eles lutaram contra a ausência de um stand-up para coordenar o emparelhamento pela manhã e para se conectar com a direção mais ampla de seu trabalho.

** O que aprendemos **

O julgamento destacou algumas coisas que de outra forma não seriam óbvias.

Percebemos alguns casos em que um processo geralmente era propriedade coletiva, mas sem uma reunião para forçar as pessoas a se envolverem com ele, ele não foi realizado. Nesses casos, uma pessoa nomeada ou função responsável pelo processo teria ajudado. Vamos explorar se trabalharíamos melhor com um proprietário definido ou escala para esses processos, mesmo quando trabalhando de forma síncrona.

Em um ponto, um trabalho urgente chegou e tentamos adaptar processos assíncronos para lidar com ele, mas rapidamente abandonamos isso. Quando o tempo de ciclo para detectar um problema e fornecer uma resposta é curto, a comunicação direta e a colaboração tornam mais rápida a entrega de soluções.

Alguns se sentiram menos engajados com sua equipe, o que é algo que precisaríamos resolver se mudássemos para esse padrão em longo prazo.

Os benefícios que as pessoas experimentam tendem a estar relacionados à sua função. Por exemplo, gerentes de produto, gerentes de entrega e designers geralmente têm prioridades conflitantes sobre como gastar seu tempo. A ausência de reuniões os capacitou a priorizar livremente, em vez de ter que gastar tempo com o que parecia importante quando as reuniões foram agendadas. Os desenvolvedores tendem a trabalhar mais diretamente a partir de um backlog, portanto, sentem menos esse benefício.

Próximos passos

A forma como trabalho remoto combinou a experiência das pessoas de trabalho e casa juntas é um desafio.

Alguns acham útil emular a experiência de ir a um escritório o mais próximo possível. Isso pode ser fazendo coisas como trabalhar apenas durante o horário normal de trabalho e dar uma caminhada antes e depois do trabalho para substituir o efeito de desaceleração do trajeto.

No entanto, nem todo mundo trabalha da melhor forma o tempo todo. Alguns acham mais fácil trabalhar em várias partes menores ao longo do dia e da noite, ou acordar tarde e dormir tarde, ou fazer uma pausa de três horas para o almoço e estender o dia. Queremos ser o mais flexíveis possível e reduzir o número de reuniões no calendário ajuda a fazer isso.

Uma ideia popular no retro era ter dias dedicados a cada semana em que as reuniões eram proibidas e, depois de uma pesquisa de acompanhamento, agora não temos reuniões de equipe às terças ou sextas-feiras. Vamos revisar isso regularmente para ver se queremos mais ou menos dias no futuro.

Continuaremos reavaliando nossas formas de trabalhar. Sempre que a opção de trabalhar no mesmo espaço estiver disponível novamente, decidiremos em conjunto como queremos que seja e como podemos acomodar as necessidades de cada indivíduo. Embora adoraríamos estar perto um do outro novamente, provavelmente nunca mais voltaremos a trabalhar exatamente como antes. — Steve Messer e Xander Harrison

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_ (Crédito da imagem: Unsplash) _