Executamos o primeiro laboratório de inovação virtual no Oriente Médio

_ ** Este artigo foi escrito por Ibrahim A. Elbadawi, fundador e CEO da 01Gov ** _

Durante a última semana de abril, nós em 01Gov - uma startup digital com sede em Dubai para possibilitar a inovação governamental, dirigimos nosso Virtual Government Innovation Lab, o primeiro de seu tipo nos Estados Unidos Emirados (Emirados Árabes Unidos) e região. O laboratório foi patrocinado pelo Diretor de Inovação do Ministério da Energia e Indústria e os participantes foram representantes de várias entidades governamentais federais e locais nos Emirados Árabes Unidos. O laboratório foi tão bem-sucedido que foi apresentado na agência de notícias dos Emirados Árabes Unidos

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Um Laboratório de inovação de governo virtual é um espaço digital no qual funcionários do governo podem colaborar remotamente para experimentar novas ideias e testar novas soluções para criar maior valor público. Em nosso laboratório, eles perseguem sua agenda de inovação organizacional usando uma ampla gama de práticas e ferramentas digitais que os permitem trabalhar completamente online sem a necessidade de interação pessoal.

Como você pode imaginar, lançamos este laboratório virtual como parte de nossos esforços para permitir que os governos respondam e se adaptem à nova realidade da pandemia Covid-19. O momento deste laboratório foi de sorte, considerando que o governo dos Emirados Árabes Unidos já começou a olhar para além de conter a crise para projetar o futuro do governo no mundo pós-Coronavírus.

Considerando que este laboratório virtual foi a primeira vez para o governo dos Emirados Árabes Unidos, e considerando que muitas agências governamentais em todo o mundo podem estar considerando executar laboratórios virtuais semelhantes, pensamos que eles poderiam se beneficiar de nossa experiência.

Aqui estão sete lições principais de nossa experiência de laboratório virtual:

** 1. Comece com o porquê: ** Antes de correr para as tentadoras ferramentas digitais de trabalho remoto, é fundamental ter uma resposta clara para esta pergunta: por que você deseja executar este laboratório virtual? Em nosso caso, o grupo queria explorar e encontrar respostas para as seguintes questões-chave:

• Até que ponto é possível e fácil mover o processo de inovação dos laboratórios e salas de reunião para o espaço virtual?
• Qual é a diferença entre esta experiência virtual e a física?
• Quais são as ferramentas adequadas para permitir esta experiência de inovação virtual?
• E que lições podemos aprender dessa experiência que nos permite sustentá-la como uma prática normal no mundo pós-Corona?

Além disso, seria útil abordar seu laboratório virtual com uma mentalidade aberta e uma vontade de aprender e explorar uma nova maneira de buscar a mesma inovação agenda.

** 2 . Aplique um processo de design ágil: ** Se este for seu primeiro laboratório de inovação totalmente virtual, é melhor evitar a tentação de ir para um plano de entrega perfeito e detalhado antes de iniciar o laboratório. Em nosso caso, desenvolvemos rapidamente uma nota de conceito e produzimos um projeto de alto nível para o processo de entrega do laboratório antes de discuti-lo com a Diretora de Inovação do Ministério da Energia e Indústria, Sra. Hala Al Marri.

** Não vemos o laboratório de inovação virtual apenas como uma versão digital do físico. Em vez disso, é um mecanismo diferente para permitir que a organização pratique a mesma agenda de inovação enquanto trabalha remotamente pela Internet **

Este plano inicialmente não oferecia detalhes como a agenda exata das sessões de laboratório. Aprovamos mutuamente o projeto inicial e concordamos em começar a converter esse projeto em uma agenda detalhada, uma sessão de cada vez. Aqui, aproveitamos o fato de termos projetado o laboratório para consistir em três sessões ao longo de cinco dias, o que nos deu um espaço para refletir sobre a experiência de cada sessão enquanto finalizamos os detalhes da seguinte.

É altamente recomendável consultar a política de trabalho remoto da sua organização, se houver, no nosso caso usamos nosso próprio guia (árabe) que publicamos algumas semanas antes.

A cobertura do Virtual Innovation Lab no site da Agência de Notícias dos Emirados Árabes Unidos



** 3 . Siga uma abordagem colaborativa aberta: ** embora possa ser muito tentador para os ninjas da inovação em sua equipe trabalhar por conta própria e projetar e lançar este laboratório rapidamente, não recomendamos essa abordagem individual.

Em vez disso, aplicamos uma abordagem colaborativa aberta na qual envolvemos o cliente no processo desde as etapas iniciais. E se você estiver preocupado com o atraso que pode resultar dessa abordagem, você pode envolver seus inovadores típicos e adotantes iniciais do lado do cliente ou do círculo fora de sua equipe de inovação imediata. No nosso caso, abordamos o Ministério de Energia e Indústria porque temos uma excelente história juntos, e eles já experimentaram nosso produto carro-chefe, “The Innovation Studio” muitas vezes no passado.

** 4 . Não apenas "digitalize" seu laboratório de inovação físico: ** não vemos o laboratório de inovação virtual apenas como uma versão digital do físico. Em vez disso, é um mecanismo diferente para permitir que a organização pratique a mesma agenda de inovação enquanto trabalha remotamente pela Internet. Por exemplo, a versão física geralmente é limitada àqueles que podem ir fisicamente para a sala, enquanto a virtual oferece a oportunidade de envolver participantes de todo o mundo. Essas diferenças nos parâmetros de projeto podem ter um impacto significativo no produto final.

Portanto, é melhor "começar com o porquê" e, em seguida, criar uma experiência "virtual por design", em vez de ter como objetivo criar um gêmeo digital do físico atual.

Assista a um trecho de nosso laboratório neste vídeo do Instagram:

** 5. Projete para humanos: ** um parâmetro-chave de design no laboratório virtual é que os participantes trabalham remotamente, no conforto de suas casas e em diferentes circunstâncias. Isso pode resultar em alguns encontros interessantes. Em nosso caso, tivemos quinze participantes e facilitadores que fizeram check-in no laboratório de dez cidades, desde Sydney, Austrália, onde estou baseado, e até Cairo, Egito.

Descobrimos que nem todos os participantes tinham o mesmo nível de habilidades digitais, e nem todos eles ficavam confortáveis em ligar a câmera durante as sessões, como você pode ver na imagem acima. Fatores como esses podem moldar muito a dinâmica do grupo e o nível de contribuição de cada participante.

Para garantir que nosso laboratório foi realmente projetado para humanos, aplicamos uma coleção de técnicas, incluindo, por exemplo, chegar aos participantes antes das sessões por meio de uma pesquisa pré-laboratório, dividindo o laboratório em uma série de sessões curtas (máximo de quatro horas cada) e alocar intencionalmente tempo e espaço para permitir que os participantes progridam na curva de aprendizado. Além disso, um de nossos facilitadores tinha uma função: Concierge do Espaço Virtual, cujo trabalho era ajudar os participantes a lidar com quaisquer desafios técnicos ou não técnicos e garantir que eles aproveitassem o laboratório enquanto contribuíam com o seu melhor.

** 6 . Escolha as ferramentas digitais adequadas: ** nem é preciso dizer que uma parte essencial da abordagem "virtual por design" é escolher as ferramentas digitais adequadas para permitir que os participantes se comuniquem e realizem uma variedade de atividades de inovação, como ideação e brainstorming, pesquisa e benchmarking e pitching. Esta etapa pode ser opressora e confusa devido ao número ilimitado de ferramentas disponíveis na Internet. No nosso caso, decidimos primeiro começar com as ferramentas com as quais nossos participantes já estão acostumados - sua zona de conforto. Então, fizemos do Zoom nosso HQ de laboratório. E, a partir daí, continuamos adicionando mais ferramentas à nossa caixa de ferramentas, que variavam do Miro ao Slack e ao Google Drive, entre outras ferramentas.

** Os governos não podem se dar ao luxo de ser oprimidos pela tragédia e pelos impactos multifacetados da pandemia de Covid-19 **

Não é uma necessidade escolher as ferramentas mais sofisticadas, em vez disso, recomendamos escolher as "adequadas", as ferramentas que permitem que você atinja seus objetivos de laboratório e podem ser as mais adequadas para seus participantes.

** 7 . Registre a experiência: ** desde o início do laboratório, criamos um Google Doc compartilhado e o tornamos nosso diário de laboratório, no qual todos os participantes e facilitadores poderiam anotar seus pensamentos e reflexões em tempo real. Além disso, alocamos a última parte de cada sessão para ter uma discussão e reflexão em grupo e capturar a experiência do grupo: o que funcionou nesta sessão, o que não funcionou etc.

Esta atividade acabou sendo muito útil para capacitar os participantes a moldar como a agenda do laboratório se desenvolveria e a trocar suas experiências com o grupo. Como resultado, essa prática de reflexão e registro em diário tornou todo o espaço do laboratório mais acolhedor e inclusivo.

Além disso, o próprio documento de diário resultante revelou-se muito valioso, não apenas para melhorarmos as próximas rodadas deste laboratório virtual, mas também para outros que planejam lançar seus próprios laboratórios semelhantes. Portanto, estamos felizes em compartilhar com você abertamente (em árabe).

Embora eu considere as sete lições acima essenciais para o sucesso de nosso laboratório de inovação governamental virtual, meu maior ensinamento pessoal com essa experiência é que os governos não podem se dar ao luxo de ser oprimidos pela tragédia e pelos impactos multifacetados da pandemia Covid-19. É crucial que os líderes governamentais colaborem com a sociedade para aprender com a crise à medida que ela se desenrola e projetar em conjunto o futuro que todos desejamos. — Ibrahim A. Elbadawi

(Crédito da imagem: Unsplash)