Coisas para saber: Escrevendo no governo

Este post foi escrito por Suzanna; Gerente, Priorização; Governo de NSW, Austrália.

• O problema: chegar a um produto escrito adequado com mais eficiência.
• Por que é importante: Para serem influentes, os documentos precisam ser oportunos, claros, acessíveis e direcionados.
• A solução: pratique, leia bastante, planeje seus documentos e coloque-os na página – você falhará mais rápido e economizará tempo ao reescrever.

Existem muitos tipos de escrita e cada uma é uma habilidade diferente. Jornalismo, ficção, academia e governo – todos esses campos têm estilos, requisitos e convenções diferentes. No governo, o seu objetivo é ser verdadeiro, claro, relevante, apolítico e oportuno. Na Austrália, defendemos conselhos “francos e destemidos”. Isto não significa que os ministros devam sempre seguir os nossos conselhos, mas que devem estar bem informados para tomarem as suas decisões .

💬 Deixe o autor saber o que você pensa sobre escrever no governo, deixando um comentário abaixo

Conheça sua área

Sempre verifique se sua organização possui modelos e guias de estilo. Se o fizerem, este é o seu ponto de partida. Existem algumas partes dos escritos do governo que se resumem ao estilo da época ou à preferência dos políticos atuais. Algumas pessoas preferem ler o contexto e a justificativa que levam às recomendações, como uma história. Outros preferem ler primeiro as recomendações e deixar todo o histórico como apêndice. Além disso, algumas organizações têm preferências em parágrafos versus pontos, recursos visuais versus tabelas ou títulos de tópicos versus títulos descritivos. Nada disso está certo ou errado, mas ajuda saber o que seu público prefere e um modelo geralmente fornecerá isso (até certo ponto).

Conheça o seu propósito

Você deve sempre saber por que está escrevendo algo. Isso pode parecer óbvio, mas é fácil entrar no piloto automático e parar de pensar nessas coisas. Pense no seu público e 1) no que eles querem saber, 2) no que precisam saber. Em seguida, certifique-se de que as informações estejam disponíveis. (Digo “disponível” porque você deve ter em mãos se a informação puder ser obtida, mas nem sempre tudo chega ao documento final).

Experimente e aprenda com as mudanças que você vê sendo feitas. Peça feedback. Peça para ver a versão final que foi entregue ao ministro. Não tenha medo de começar de novo.

Um conselho que adoro é conhecer as pessoas onde elas estão. Aplica-se a todos os tipos de comunicação e construção de relacionamentos, incluindo conselhos por escrito. No governo, nem sempre conhecemos bem o nosso público, especialmente se estivermos escrevendo para altos executivos ou ministros. É melhor presumir que eles não sabem tanto quanto você sobre um determinado assunto. Muitas vezes eles têm um entendimento muito amplo e estratégico, mas não conhecem os detalhes tão bem quanto você, que tem vivido isso no dia a dia. Existe um equilíbrio entre mostrar onde a sua informação se enquadra no panorama geral e fornecer o nível certo de detalhe para ajudar os decisores.

Quando o seu público for mais amplo, como o público em geral ou grupos-chave de cidadãos, considere requisitos de acessibilidade abrangentes, como linguagem simples, apresentação visual de informações, traduções, acessibilidade de cores e assim por diante.

Conheça o seu conteúdo

**Um modelo pode ou não ajudá-lo na próxima etapa: * conhecer seu conteúdo. * As seções comuns em um resumo ou relatório podem incluir:

• Sumário executivo
• Recomendações
• Antecedentes/contexto
• Análise de opções
• Oportunidades ou resultados esperados
• Riscos e mitigações
• Impacto financeiro
• Impactos das partes interessadas ou dos cidadãos (por exemplo, grupos com necessidades especiais)
• Opiniões das partes interessadas (por exemplo, órgãos de ponta, pesquisas comunitárias, outras agências governamentais)
• Alinhamento com a estratégia/direção do governo
• Interdependências
• Comparação com outras jurisdições

Com informações complexas, muitas vezes é bom fornecer um resumo no documento principal e manter os detalhes num apêndice. Por exemplo, você pode ter uma tabela de análise de opções, como a mostrada abaixo, onde um apêndice detalha a definição de cada critério e os valores de cada opção. No final deste artigo, forneço um modelo para download com uma variedade de tabelas que você pode incluir em um resumo ou usar para análise.

| Critério | Opção A (não fazer nada) | Opção B (recomendada) | Opção C (alternativa) | Opção D (alternativa) | | --------------------------- | ---------------------- | ----------------------- | ----------------------- | ----------------------- | | Resultado 1 | 🞮 | ✔ | 🞮 | ✔ | | Resultado 2 | 🞮 | ✔ | ✔ | ✔ | | Resultado 3 | 🞮 | Θ | Θ | 🞮 | | Custo de capital | $ | $$$ | $$ | $$ | | Custos correntes (recorrentes) | $$ | $$ | $ | $$ | | Risco 1 | ✔ | ✔ | Θ | ✔ | | Risco 2 | 🞮 | ✔ | ✔ | ✔ |

🞮 Impacto negativo na meta, Θ Impacto médio ou desconhecido na meta, **✔ * Contribuição positiva para a meta, * ** **$ **Baixo custo, **$$ **Custo médio, **$$$ ** Alto custo

Quando você souber quais seções precisa incluir, tente escrever rapidamente algumas frases para cada seção para construir um esqueleto para o seu documento. O esqueleto costuma ser um bom palco para pedir feedback e ver se você está no caminho certo com o conteúdo planejado. O esqueleto o ajudará a construir o restante do documento. É muito mais fácil construir a partir de algo do que olhar para uma página em branco. E não edite à medida que avança . Escrever e editar são tarefas separadas. Se você tentar fazer com que seu primeiro rascunho pareça perfeito, você perderá o ímpeto de escrever.

Saiba que não é sobre você

Por fim, saiba que este documento não é sobre você ou seus esforços . Suas palavras serão mudadas. Sua pesquisa será colocada em apêndices ou até mesmo excluída. Suas seções serão reestruturadas. Esta é a vida! Não é uma reflexão sobre você como pessoa. Experimente e aprenda com as mudanças que você vê sendo feitas. Peça feedback. Peça para ver a versão final que foi entregue ao ministro. Não tenha medo de começar de novo se estiver no caminho errado. Saiba que todo o trabalho aprofundado que você fez não foi desperdiçado, mesmo que não chegue ao documento final (e muitas vezes não chega). Você precisava fazer o trabalho para chegar à peça final.

O modelo para download a seguir apresenta tabelas de exemplo que você pode incluir em seus documentos, incluindo um resumo de opiniões das partes interessadas, resumo de riscos, resumo de funções e responsabilidades, análise de opções e resumo de impacto.

Terminou de ler? Certifique-se de compartilhar suas próprias dicas deixando um comentário abaixo ⬇️

(Crédito da imagem: Pexels )