Com menos reuniões presenciais, os servidores públicos estão tendo que se adaptar. Diante disso, nosso novo Guia para reuniões remotas oferece ferramentas e conselhos fáceis de digerir para ajudá-lo a turbinar suas reuniões virtuais.
Reunimos algumas das nossas melhores dicas, técnicas e conselhos após anos de envolvimento online com os nossos funcionários públicos e de realização de reuniões remotas com os nossos parceiros e colegas.
Neste guia você encontrará:
Quinze maneiras de planejar e conduzir uma reunião remota bem-sucedida
Conselhos sobre como se tornar um moderador superstar
Uma lista de verificação antes, durante e depois para ajudar a manter sua mente focada
COMO REALIZAR UMA REUNIÃO REMOTA EFICAZ
A pandemia de Covid-19 exigiu novas formas de trabalhar. Embora as reuniões remotas e a redução do contacto presencial possam ser o novo normal num futuro próximo, os eventos virtuais também podem melhorar a nossa vida profissional para além da época do vírus. Este guia resume 17 maneiras não apenas de planejar e realizar eventos virtuais bem-sucedidos e memoráveis, mas também de aproveitar suas vantagens: os eventos virtuais podem ser mais democráticos, inclusivos e acessíveis do que as reuniões presenciais. Reunimos esses conselhos de anos de envolvimento on-line com nossos membros, bem como de contribuições de nossa rede.
1) QUAL É O PONTO?
O que esta reunião permitirá que você ou outras pessoas façam que você não poderia fazer antes, e vale a pena gastar energia? Caso contrário, descarte-o ou redesenhe-o, pois isso desperdiça o tempo das pessoas.
Você deve decidir o objetivo da reunião que está organizando. É para tomada de decisão? Construção de confiança? Compartilhamento de informações? Influenciando?
Você pode até pensar em integrar grupos de discussão em sua reunião, atribuindo a grupos menores seu próprio link de reunião. Eles podem usar um Google Doc compartilhado como um quadro branco virtual que pode ser usado para compartilhar ideias com o grupo mais amplo.
2) MAXIMIZE O ANTES
Um evento é muito mais do que o evento em si – é o envolvimento com oportunidades que surgem antes, durante e depois. Isso significa que o planejamento, suas habilidades de comunicação e organização deixam uma forte impressão e podem impactar positiva ou negativamente o evento antes mesmo de você iniciar sua reunião online.
Susan McPherson, CEO e fundadora da McPherson Strategies sugere que “os eventos de maior sucesso permitem que os participantes se conectem antes do início real. Quaisquer oportunidades para o anfitrião criar comunidades antes melhorarão a experiência para todos.”
3) ZEN DOMINE SUAS FERRAMENTAS E TECNOLOGIA
Use boa tecnologia e saiba como usá-la. Usamos Zoom. Existe uma versão gratuita com as ferramentas básicas, mas recomendamos obter a versão paga com todos os recursos, se possível. O Zoom possui números de telefone internacionais caso o acesso pelo link da web não seja possível. Outros softwares incluem: Google Hangouts, Microsoft Teams, WebEx, BlueJeans).
4) COMPARTILHE A DOR DO FUSO HORÁRIO
Se você trabalha com colegas ou parceiros que estão do outro lado do mundo, reconheça que de vez em quando uma reunião terá que acontecer em um horário pouco social e trabalhe para torná-la justa. Se o seu colega australiano precisar atender uma ligação às 22h em uma semana, a reunião deverá ser em um horário que seja conveniente para ele na semana seguinte. Este é um bom criador de carma.
5) LIMITE DE 'NÃO COMPARECIMENTO'
Uma agenda clara e convincente que sinalize a participação do público e grandes oradores pode ajudar a limitar as não comparências. Isto não significa necessariamente conseguir grandes nomes, apenas nomes relevantes. Enviar convites de calendário com antecedência com uma agenda anexada e um lembrete por e-mail com todas as informações relevantes, atualizações e o software que você usará ajudará a garantir casa cheia.
6) USE UM ESPAÇO TRANQUILO
Escolha um espaço tranquilo e bem iluminado e você ganhará pontos extras por ótimos cenários visuais. Certifique-se de que os planos de fundo enviam a mensagem certa e teste seu som com antecedência.
7) AGENDA NINJA
Escreva uma agenda detalhada com um modelo lógico claro que se conecte aos seus objetivos e ajude a obter a adesão do apresentador. Certifique-se de que a agenda seja projetada para introvertidos (que precisam de tempo para pensar) e extrovertidos (que adoram contribuir, mas podem excluir os outros). Fazer perguntas na caixa de bate-papo ajuda. Mais importante ainda, estabeleça suas expectativas para todos em termos de tempo e faça com que as pessoas cumpram isso. Tenha cuidado para não agendar demais ou ter muitos tópicos. Dê espaço para respirar, refletir e ser espontâneo. Ninguém jamais ficou chateado com uma grande reunião ou evento que terminou cedo.
“Projete sua agenda para introvertidos – que precisam de tempo para pensar – e extrovertidos – que adoram contribuir.”
8) PREPARE SEUS ALTO-FALANTES PARA CANTAR (NÃO LITERALMENTE)
Esta é muitas vezes a parte mais difícil. Os apresentadores podem adicionar informações valiosas à sua reunião, mas especialmente quando você estiver on-line, ajude-os a tornar o que dizem importante e a fazê-lo de maneira eficaz e eficiente. Faça tudo o que puder para preparar os participantes e palestrantes para o sucesso.
Faça apresentações memoráveis: O moderador apresentará os apresentadores. Antes da reunião, peça às pessoas que compartilhem algo sobre si mesmas que não esteja óbvio em sua biografia e que orienta seu trabalho ou pensamento.
É altamente recomendável fazer um ensaio geral antes da ligação para verificar a tecnologia e o som. Um briefing antiquado pode fazer maravilhas para garantir que haja um entendimento comum e construir uma base melhor para o sucesso da reunião.
9) NÃO ESTICA, MAS ESTICA
Idealmente, os eventos online não duram mais do que 60 minutos. Se for mais longo, nunca faça as pessoas ficarem sentadas por mais de 90 minutos para garantir o foco. Se puder, tente fazer alguns intervalos para alongamento ou caminhada, onde todos os participantes possam ter dois minutos para pegar um pouco de água ou uma xícara de chá, ou sacudir à la Taylor Swift. Sabemos que parece cafona, mas as pessoas, mesmo que não o façam, realmente apreciam.
10) ESTEJA PREPARADO PARA O TECH SNAFUS
Se você já gravou um vídeo com sua avó, estará acostumado com falhas de rede não tão esporádicas, problemas de Wi-Fi e problemas de som, e deve estar preparado para os mesmos problemas ao mover suas reuniões ou eventos para remotos. Fique calmo - todo mundo espera isso. Você deve ter um anfitrião (alguém que seja o grande mestre da tecnologia) e um moderador separado para sua reunião. Sempre temos um plano alternativo e usamos o humor enquanto as coisas vão se resolvendo.
11) MODERAÇÃO É CHAVE
Você precisa de um moderador de reunião excelente, confiante e emocionalmente inteligente (gostamos de chamá-los de DJs), que também tenha conhecimento suficiente do tópico e dos principais participantes para juntar as peças do quebra-cabeça com graça. Eles devem definir as regras da reunião desde o início (por exemplo, como chamar a atenção do moderador), para garantir que a reunião corra bem e que todos estejam incluídos.
Sempre comece na hora certa (crie essa cultura). Ninguém gosta de reuniões que se atrasam e isso ajuda a avançar nas partes necessárias da agenda (incluindo interação/perguntas do público).
12) SEJA INTERATIVO
Se bem feitas, as reuniões online oferecem excelentes oportunidades para mais inclusão (e talvez até para remover alguns preconceitos conscientes e inconscientes), pois o moderador fica mais consciente de quem está falando e quem não está.
Para reuniões grandes e baseadas em discussões, pelo menos peça a todos que acenem olá no início e depois digam um rápido adeus no final se a largura de banda for um problema (e muitas vezes pode ser). Isso cria um melhor envolvimento entre os participantes e permite que eles se sintam mais conectados uns com os outros. Os apresentadores ativos devem ter o vídeo ligado enquanto falam.
“A caixa de bate-papo torna sua reunião mais democrática, incentivando aqueles que acham que não deveriam ‘perder tempo’ a contribuir.”
Seja interativo usando as opções de enquete oferecidas por sua ferramenta de conferência para pesquisar os participantes no início, no meio e no final da reunião. Use a caixa de bate-papo para coletar e reiterar perguntas e incentive os participantes a deixarem uma palavra ou frase após cada palestrante. O chat box torna sua reunião mais democrática, incentivando quem acha que não deveria ‘perder tempo’ na reunião a contribuir. O melhor de uma reunião virtual é que todos estão em volta da mesma mesa e não tem ninguém sentado na última fila. Fique atento a quem você NÃO considera envolvente.
13) GRANDE VARA VISUAIS
90% das informações transmitidas ao cérebro são visuais e 40% das pessoas respondem melhor aos recursos visuais do que ao texto. Incentive ou apoie seus apresentadores a compartilhar ótimos recursos visuais quando relevante - como um infográfico - com pouco texto e fotografias ou gráficos poderosos.
Verifique os recursos visuais antes de usá-los e descarte-os se não forem bons (ou ajude-os a torná-los excelentes). Também recomendamos que você (não eles) compartilhe a tela dos recursos visuais para evitar muitos possíveis soluços.
14) ESPONTANEIDADE PLANEJADA
Não importa quão bem você planeje sua agenda, as coisas acontecem, e não faz nenhum bem a você ou aos seus participantes se apegarem a um cronograma que não faz mais sentido. Não tenha medo de mudar as coisas ou cortar seções para as quais você não tem tempo adequado ou para as quais a discussão tornou menos relevante. Acumular tudo em tempo insuficiente torna toda a reunião menos eficaz, e os participantes apreciarão que você aproveite ao máximo seu tempo.
15) BEM (E VIVO) -NOTADO
Peça a alguém que faça anotações em um Documento Google durante a reunião, servindo como um registro ao vivo das decisões e/ou questões pendentes para acompanhamento posterior. Você também pode incluir a agenda de reuniões anteriores no documento, o que contribui para um maior senso de responsabilidade.
Isso também vale para o brainstorming. Todos podem participar de um Documento Google anônimo e preencher a planilha com ideias. Isso também permite que membros juniores ou introvertidos contribuam melhor para a discussão. Compartilhe as anotações com todos e registre os próximos passos.
“A tecnologia vai dar errado, então fique calmo, faça backup e ria um pouco (ou muito).”
16) ACOMPANHAMENTO 24 HORAS
Compartilhe notas organizadas (com decisões e/ou questões pendentes) e quaisquer recursos em 24 horas. Não se esqueça de agradecer aos apresentadores. Peça feedback dos participantes para ver se você pode melhorar na próxima vez. Com o Zoom também é possível gravar reuniões e salvar a transcrição do chat. Você também pode compartilhá-lo com aqueles que não conseguiram participar. Sempre certifique-se de que os apresentadores concordam com o evento que está sendo gravado.
17) NÍVEIS (APROPRIADOS) DE HUMOR E DIVERTIMENTO AJUDA
Pode demorar um pouco para se ajustar ao novo normal de trabalho remoto e videoconferência. Enquanto isso, tente aliviar a dor de todos e torná-la o mais fácil possível.
Inclua atividades para quebrar o gelo, torne-as pessoais e divirta-se. Peça a todos que tragam sua caneca de café favorita, uma bebida para adultos, encontrem um cenário descolado ou compartilhem uma história - vamos nos libertar da configuração tradicional de reuniões ou eventos.
Certa vez, até tivemos pessoas aparecendo fantasiadas. Outras vezes, as pessoas filmaram lugares interessantes (linhas de frente, por exemplo).
“Um Google Doc anônimo permite que membros juniores ou introvertidos contribuam melhor para a discussão.”
### 17 PASSOS EM RESUMO
- Qual é o objetivo?
- Maximize o antes
- Zen domine suas ferramentas e tecnologia
- Compartilhe problemas de fuso horário
- Limite o ‘não comparecimento’
- Use um espaço silencioso
- Agenda Ninja
- Prepare seus alto-falantes para cantar
- Não estique, mas estique
- Esteja preparado para confusões tecnológicas
- Moderação é fundamental
- Seja interativo
- Excelentes recursos visuais
- Espontaneidade planejada
- Bem (e ao vivo)-observado
- Acompanhamento 24 horas
- Níveis (apropriados) de humor e diversão ajudam
COMO SE TORNAR UM GRANDE MODERADOR DE REUNIÕES VIRTUAL
Conheça seu público
Conheça seus principais participantes e o que eles desejam obter da reunião. Para os apresentadores, você deve usar ligações pré-briefing para estabelecer seu estilo de falar, seu nível de energia e se eles se sentem confortáveis para pensar ou responder perguntas no local.
Fique por dentro da logística
Se a pessoa que modera a reunião pode gerenciar a logística é um sucesso ou um fracasso. Você deve ter uma ótima agenda, entender quem está falando, quando e, principalmente, por quanto tempo eles estão falando. Controle o seu software: você pode silenciar os participantes? Os alto-falantes podem compartilhar suas telas? Você tem um plano de backup?
Seja o mais inclusivo possível
As reuniões virtuais são bem organizadas para colocar a inclusão em primeiro plano. Aproveite o tempo para ver quem não está se envolvendo adequadamente e quem está dominando. Incentive as pessoas a expressarem suas opiniões e perguntas na caixa de bate-papo e destacar suas contribuições especificamente. Se possível, os moderadores devem priorizar responder primeiro a perguntas de uma mulher, pois foi demonstrado que isso pode aumentar a participação feminina nas sessões de perguntas e respostas.
Avance com energia
Cause uma boa primeira impressão e abra com muita energia, mesmo que possa parecer difícil fazê-lo virtualmente. Cumprimente as pessoas e incentive-as a se apresentarem. Se a energia dos participantes diminuir, incentive uma pausa para alongamento.
LISTA DE VERIFICAÇÃO DA REUNIÃO VIRTUAL
ANTES DA REUNIÃO
❏ Identifique o propósito e estabeleça metas
❏ Que sentimento você quer provocar?
❏ Escreva uma agenda com um modelo lógico claro
❏ Verifique a tecnologia e faça um ensaio
❏ Envie um convite e um lembrete por e-mail
❏ Seja claro sobre o que os participantes devem preparar
DURANTE A REUNIÃO
❏ Apresente seus palestrantes com um detalhe pessoal interessante
❏ Estabeleça expectativas claras em relação aos prazos e seja firme
❏ Familiarize-se com a caixa de bate-papo
❏ Faça anotações em um Documento Google compartilhado
❏ Use o humor para lidar com problemas tecnológicos
APÓS A REUNIÃO
❏ Acompanhamento em 24 horas
❏ Peça feedback dos participantes
❏ Responda perguntas pendentes
❏ Check-in das ações de acompanhamento
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