Este post foi escrito por Ulrik BU Roehl , PhD Fellow no Centro de Organização, Gestão e Administração (COMA), Departamento de Sociedade e Política da Universidade de Aalborg, na Dinamarca.

  • O problema : como você direciona os tomadores de decisão para decisões em memorandos curtos sem perder de vista o profissionalismo e a objetividade?

  • Por que é importante : nas burocracias, esses memorandos podem significar a diferença entre decisões equilibradas e inteligentes e decisões desequilibradas e mal pensadas.

  • A solução : Equilibrar conscientemente ser objetivo com ser orientador, tornando assim a escrita de memorandos de decisão em uma arte.

Todos os dias, funcionários públicos em todo o mundo escrevem milhões de memorandos formais, notas e briefings. O que vou focar aqui é a categoria específica de memorandos recomendando uma decisão ou curso de ação a um servidor público superior ou representante eleito. Essa escrita é realmente a atividade de pão com manteiga da administração pública executiva, abrangendo uma ampla gama de assuntos, desde casos específicos, passando por questões táticas, até iniciativas políticas.

Esses diversos assuntos compartilham uma característica: as decisões sugeridas sempre têm prós e contras que – em sociedades democráticas e esclarecidas – idealmente devem ser entregues ao(s) decisor(es) de forma equilibrada e concisa. Uma rápida pesquisa no Google abre as portas para muitos modelos de memorandos – incluindo este útil no Apolítico .

A coisa realmente difícil, no entanto, é como equilibrar ser objetivo (lançar luz sobre todos os principais prós e contras, incluindo possíveis alternativas) com orientação (apontar para uma decisão ou curso de ação específico e sugerido). Isso é realmente o que faz escrever memorandos de decisão uma arte !

Tendo em mente as diferenças entre as tradições administrativas em todo o mundo, bem como entre as áreas políticas, cinco elementos são fundamentais para memorandos de decisão equilibrados:

1. Seja leal: Não subestime nem superestime o leitor, que – como você está servindo em uma organização burocrática – provavelmente é superior ao seu superior ao seu superior ao seu… você sabe. Espere que o leitor seja mais esperto do que você pensa, mas lembre-se de que você e seus colegas provavelmente são especialistas em relação ao leitor: evite jargões, terminologia técnica ou outro conhecimento interno que dificulte o leitor.

2. Seja objetivo: você (ou seu chefe imediato, um forte stakeholder ou um meio de comunicação influente) pode ter uma preferência natural por determinada decisão. Mas sua tarefa é ser objetivo, holístico e rigoroso. Liste as principais vantagens e desvantagens e diferencie claramente os fatos e suas avaliações e estimativas. Quando as avaliações e estimativas estiverem associadas a limites claros de escopo, declare-o.

3. Seja claro: Ser objetivo e mencionar prós e contras não significa que você não possa ser claro. Declare em linguagem simples qual é a decisão ou curso de ação recomendado. E apesar de ser uma arte, lembre-se de que você não está escrevendo uma história de crime: coloque a recomendação logo após uma breve introdução e, em seguida, indique os próximos passos necessários.

4. Seja breve: espere que seu leitor tenha tempo limitado para ler o memorando. Você pode pensar que é injusto, mas considere se você quer que o memorando seja lido ou se prefere adicionar aquelas páginas extras que detalham tudo? Não existe um comprimento perfeito (até onde eu sei, as tradições germânicas e do leste asiático, por exemplo, permitem um comprimento maior do que, digamos, anglo-saxão ou escandinavo). Mas coloque o conhecimento necessário e detalhado em um apêndice e dê a si mesmo (ou a um colega) a tarefa de reduzir o tamanho do memorando em pelo menos um terço depois de inicialmente pensar que ele está concluído.

5. Seja ilustrativo: pode haver alguns pontos específicos que são necessários entender para compreender completamente a recomendação: considere usar uma tabela ou figura simples para destacar elementos importantes. De forma semelhante, mas apenas se for adequado para o assunto; não tenha medo de usar um ditado popular que vá ao cerne do assunto. Finalmente, use títulos de seção e gaste tempo no texto usando uma voz ativa em vez de passiva.

Observar esses elementos não o levará até o fim, mas fornecerá uma base muito boa para sua jornada em direção ao domínio da arte de escrever um bom memorando!

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(Crédito da imagem: Unsplash)

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