O plano de 10 pontos para definir a estratégia de e-mail perfeita

Este artigo foi escrito pelo Dr. Adam Parr, da Smith School for Enterprise & the Environment da Universidade de Oxford, investidor de capital de risco e ex-aluno da Fórmula 1.

• O problema: o e-mail é o canal dominante de comunicação .
• Por que é importante: Uma boa comunicação é difícil com e-mail e está sempre ativa.
• A solução: novas regras para enviar e lidar com e-mails evitam as armadilhas no trabalho – e no equilíbrio entre vida pessoal e profissional.

Todos nós dependemos do e-mail para realizar nosso trabalho e muitas vezes passamos horas, até dias, elaborando a missiva perfeita.

Mesmo assim, poucos de nós já recebemos um e-mail matador no bom sentido. Em vez disso, ficamos constantemente surpresos com a capacidade de nossos colegas de errar: tomos intermináveis ​​que ninguém lê, dirigindo-se às pessoas erradas, sinalizando virtude, errando o tom, não revisando, enviando cedo demais. Se formos honestos conosco mesmos, faremos o mesmo.

E-mails ruins têm efeitos muito sérios a ponto de destruir relações de trabalho e afundar uma ideia decente. Então, aqui estão algumas sugestões para uma lista de verificação de etiqueta eletrônica que você pode querer editar, adicionar e colar na sua parede.

Tempo

A coisa mais importante sobre o e-mail (assim como as piadas) é o tempo. Quando ler, quando ignorar, quando responder.

Uma boa ideia é não ler e-mails logo no início do dia, porque assim o seu dia é definido pelo que aparece. E muitas vezes fica arruinado se um desses e-mails for particularmente irritante. Se você recebe muitos e-mails, há uma boa chance de que a maioria dos dias comece com frustração e desorientação.

Em vez disso, considere trabalhar até 30 minutos antes do almoço e depois passar meia hora fazendo a triagem da sua caixa de entrada. Faça uma pausa para almoçar e depois responda. Na pior das hipóteses, alguém que escreveu para você ontem depois que você saiu do escritório teve que esperar menos de um dia por uma resposta. Se fosse realmente urgente, eles poderiam ter atendido o telefone.

As respostas então estão planejadas: esta tarde ou em uma data futura. Se você estiver marcando uma data no futuro, é muito cortês informar ao redator que você fará isso - e manterá sua palavra, é claro.

A caixa de entrada do professor está terrivelmente ocupada

Porém, não seja como o “Professor” (não o ladrão de banco) e responda a todos os e-mails exatamente um mês depois de eles chegarem, para demonstrar quem é o mais ocupado dos dois. Eu nem sei como isso funciona, a menos que o professor realmente leia a caixa de entrada deles com um mês de atraso. O que certamente requer mais esforço do que fazer da maneira usual.

Escreva, comprove, endereço… Pausa

Tendemos a colocar os endereços primeiro e depois escrever. Isto cria um risco real de erro em muitas frentes.

Tente adquirir o hábito de escrever e depois revisar ...

PARAR!

A pausa

Você realmente acha que este e-mail é a melhor forma de comunicar o que você precisa?

Todos nós conhecemos a regra de que nada importante, surpreendente, matizado ou perturbador deve ser feito por e-mail. Mas é tão tentador!

Que tal um rápido “telefonema” (insira aqui as aspas Dr Evil de Austin Powers) ou um encontro cara a cara ( via Zoom se necessário)?

Após a pausa: os endereços

Não sejamos ocratas do tipo “Responder a Todos”, mantenhamos todos informados, sejamos grandes comunicadores ou apenas estejamos dispostos a mostrar a todos que estamos ocupados.

Os australianos têm um ótimo ditado: “Você toca, você é o dono”. Então, você é copiado para um e-mail com um PowerPoint de 159 páginas e agora é responsável por cada nota de rodapé de 8 pontos desse deck. É uma maneira selvagem de compartilhar responsabilidades!

Que tal você simplesmente escrever para as pessoas que realmente precisam saber ou agir em relação ao seu e-mail. Você já deve saber quem eles são (e eles também sabem) porque já falou sobre isso em uma reunião.

Cego

Nunca use BCC a não ser em uma lista de e-mails confidenciais. Copie pessoas que precisam estar na cópia; ou encaminhe o e-mail enviado para eles se não quiser que todos vejam, por um bom motivo. BCC tem vontade de falar sobre as pessoas pelas costas no pátio da escola.

Correntes

Não fique preso a uma cadeia de e-mail. Existem riscos reais porque você nunca sabe o que está lá no fundo da cadeia de e-mails, como um iceberg, esperando para afundar seu barco ao som de “My Heart Will Go On”. Pode acontecer exatamente isso, se alguém, algumas conversas atrás, escrever: “Esse cara é um chato, alguém pode simplesmente responder a ele?” Ou detalhes de uma licitação competitiva.

Comece um novo e-mail e você nunca será pego por Celine Dion.

Uma questão

Se você estiver fazendo uma pergunta, tente limitar-se a uma por e-mail, especialmente se for alguém que você não pode incomodar com vários e-mails.

Se precisar fazer mais de uma pergunta, numere-as em parágrafos separados. Você pode até pedir para a outra pessoa atender na fila para que ela não perca nada.

Fora do escritório

Hoje em dia, cada vez mais pessoas trabalham com flexibilidade. A lógica é que as pessoas podem trabalhar de maneiras diferentes e isso é algo que elas concordam com os seus empregadores. Não tem nada a ver com mais ninguém.

Então, me pergunto em voz alta e com cautela se é hora de abandonar o rodapé que diz: “Trabalho segunda-feira das 15h às 17h, quarta-feira das 9h às 10h30 e quinta-feira das 14h às 16h”? Se eu for capaz de fazer meu trabalho de maneira eficaz e responder aos e-mails em um prazo razoável, não será da conta de ninguém o horário em que trabalho. Quando alguém me escreve, não precisa de ver o meu contrato de trabalho, precisa de uma resposta profissional num prazo adequado.

Este é um problema genuíno para mim, pois faço trabalhos acadêmicos três dias por semana e reservo as terças e quintas-feiras para negócios. Mas não consigo colocar isso em uma mensagem de ausência do escritório porque sempre concluo os negócios mais rapidamente do que qualquer um poderia razoavelmente esperar de mim.

Alguns podem objetar, mas certamente a questão é como trabalhamos agora, e não quando. Talvez todos possamos concordar sobre o temido “Ei, estou viajando pelos Andes com acesso limitado a e-mail. Posso demorar para responder a você. Que tal eles simplesmente colocarem “fora do cargo” com uma data, já que presumivelmente é aproximadamente a mesma coisa – a menos que trabalhem para o departamento de Garantia de Qualidade da Patagônia.

Não negocie contra você mesmo

A maioria dos itens acima são sobre processos básicos de e-mail. Mas vamos terminar com um mais sólido: depois de enviar um e-mail informando sua posição sobre algo, não envie outro até obter uma resposta. Caso contrário, você estará apenas negociando contra si mesmo.

Ser paciente. E lembre-se de que o que é extremamente importante para você pode não estar entre as 10 principais questões para a pessoa para quem você está escrevendo.

Conclusões

Eu poderia continuar, mas em vez disso, que tal você me enviar algumas de suas regras favoritas (juntamente com quaisquer comentários que possa ter sobre elas) e eu farei uma versão revisada incorporando-as em algumas semanas?

Feliz envio por e-mail!

“El Professor”

Quais são suas principais dicas por e-mail? Informe-nos enviando um e-mail - mas tenha em mente as regras de Adam!

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(Crédito da imagem: Unsplash)