Resolvendo problemas que importam

** _ Este artigo foi escrito por _ ** ** _ Anthony McGinness, _ ** ** _ diretor de design de políticas e _ ** ** _ Marcel Jacobs _ **** , líder de design, da Mentally Friendly, um estúdio de design e inovação com sede em Austrália.**

_ ** Uma nota sobre COVID-19 e o bem-estar de indivíduos e equipes **: _ Ao escrever este artigo, é importante reconhecer a atual crise do COVID-19 e seu amplo impacto no bem-estar das pessoas e das equipes. Não abordaremos isso diretamente neste artigo, mas aqui no Mentally Friendly, temos pensado muito sobre como precisamos redesenhar nossas organizações, equipes e serviços para o novo mundo em que nos encontramos. Temos compartilhado nosso pensamento e realizando uma série de conferências em andamento projetada para nos ajudar a olhar para fora de nossas organizações e desafiar nosso pensamento. Você pode descobrir mais por meio deste link .

A jornada emocional de resolução de problemas

Todos nós queremos resolver problemas importantes. Sentimo-nos ligados às decisões que tomamos, às políticas e serviços que estamos projetando e ao impacto que eles têm nas pessoas.

Isso certamente é verdade para nós da Mentally Friendly. Somos uma agência australiana de design e inovação que faz parceria com organizações para construir confiança e impulso juntos. Isso inclui trabalhar com o governo para projetar e lançar novos produtos, serviços e políticas que proporcionem resultados de bem-estar. As reflexões neste artigo são baseadas em nossa experiência de trabalho com equipes de design e inovação dentro do governo e um amplo espectro de formuladores de políticas, reguladores e equipes de prestação de serviços que estão resolvendo problemas complexos, críticos e urgentes em áreas como saúde, mental saúde, educação, bem-estar financeiro e serviços comunitários.

Quando estamos trabalhando nesses tipos de problemas importantes com os quais todos nos preocupamos, isso se torna um processo emocional. O “rabisco de design” é uma forma comum de visualizar a jornada emocional conforme as equipes progridem de altos níveis de incerteza para clareza e foco.

Mas esta é a explicação didática de como o "design" se sente. Apesar da espiral, ela é representada e interpretada como um processo bastante linear em que passamos da incerteza para a clareza e o foco. No entanto, não transmite bem a sensação de estar dentro do processo de design e inovação. Na vida real, parece mais uma montanha-russa com uma série de altos e baixos. Isso pode sobrecarregar qualquer equipe que esteja tentando realizar um trabalho importante em conjunto.

É da natureza humana julgar o progresso pela forma como nos sentimos, e não pelo progresso real. E por causa desses altos e baixos, muitas vezes nos sentimos desconfortáveis, e isso pode nos levar a ter uma visão distorcida do progresso. Somos governados pela emoção (linha preta) e não pela evidência de onde estamos (linha rosa).

O crédito vai para o empresário americano Scott Belsky, que nos apresentou a esse pensamento e representação.

Nossa experiência emocional de progresso, embora inteiramente natural, pode levar a conclusões equivocadas e gerar inércia (baixos) e complacência (altos).

Alguns desses altos e baixos comuns que experimentamos incluem:

Falsa certeza baixa: onde seu plano não produziu o resultado que você esperava, então você sente que errou. Mas a realidade é que descobrir o que não funciona pode ser tão importante quanto encontrar as maneiras que funcionam.

Análise de lotes de pesquisas paralisadas: onde as equipes paralisaram , mas ficam paralisados por onde começar, às vezes desencadeando o desejo de encomendar ainda mais pesquisas. Para superar isso, precisamos encontrar até mesmo a menor maneira possível de começar e seguir em frente.

Nós acertamos exatamente como: pretendia, o que é ótimo, mas pode levar a uma sensação esmagadora de que você é um gênio e resolveu o problema. É importante permanecer com os pés no chão e focar na próxima etapa para continuar construindo confiança nas metas mais amplas do projeto.

Meu chefe finalmente consegue: alta quando alguém sofre influência: concorda com você. No entanto, isso não significa que você está certo. É importante saber a diferença entre ser ótimo em vender sua ideia e sua ideia realmente ser boa. Isso acontece por meio da construção de evidências, da execução de experimentos confiáveis e da obtenção de percepções claras e precisas da pesquisa.

Então, como podemos nós, como indivíduos, equipes e líderes, ajudar a navegar por esses tipos de altos e baixos e manter um melhor senso de progresso com base em evidências?

Descobrimos que nosso aliado mais poderoso é desenvolver a consciência da equipe sobre o processo emocional e seus altos e baixos. Ao dar a esses altos e baixos um nome que todos entendem, criamos efetivamente uma linguagem compartilhada em torno dessa jornada. Isso significa que podemos reconhecer esses momentos pelo que eles são e apoiar as pessoas por meio deles. Também ajuda a evitar as armadilhas da inércia ou complacência e, em última análise, cria impulso por meio da incerteza.

A aparência desses altos e baixos para cada organização, equipe e indivíduo é diferente, mas eles certamente nos afetarão emocionalmente, independentemente da situação. Portanto, precisamos estabelecer práticas para introduzir essa nova linguagem compartilhada e compreensão em métodos que nos permitam navegar melhor nessa jornada. Aqui estão algumas práticas que funcionaram para nós da Mentally Friendly.

Estrutura da equipe

É essencial que as equipes tenham maneiras claras e previsíveis de se envolver com consultores e tomadores de decisão.

Nós formalizamos isso por meio de nossa cadência de sprint, que tem check-ins quinzenais e demonstrações / apresentações quinzenais, e uma estrutura de equipe que define quem está envolvido nesses rituais. Esta estrutura é projetada para promover colaboração, envolvimento, clareza de funções, pontos de escalonamento, relatórios e suporte. Ele define uma “equipe central” que trabalha em tempo integral em um projeto, uma “equipe consultiva” de membros seniores da equipe que se concentra em bloqueios e riscos e uma “equipe de partes interessadas” de pessoas afetadas pelo projeto que oferecem conselhos de especialistas. Isso garante que as pessoas certas estejam envolvidas nas conversas certas ao longo do projeto. Também fornece um fórum para conselheiros e membros da equipe abordarem regularmente os problemas à medida que surgem e fornecerem suporte e orientação conforme necessário.

Algumas informações adicionais sobre nossa estrutura de equipe podem ser encontradas em um deck que compartilhamos publicamente.

Cartões de check-in

Enquanto você está envolvido com a entrega do projeto, pode ser difícil avaliar objetivamente onde você está e se está no caminho certo. Usamos cartões de check-in físicos ou digitais para capturar feedback por escrito dos principais consultores, tomadores de decisão e partes interessadas durante os rituais do projeto. Visualizamos e compartilhamos esse feedback com as equipes para que possamos agir sobre os resultados e acompanhar o progresso e a confiança ao longo do tempo. Essa abordagem fornece um canal para feedback e dados de superfície sobre sentimento e progresso. Descobrimos que esta é a maneira mais eficaz e intencional de monitorar a saúde da equipe, a confiança do projeto e o progresso.

Recentemente, compartilhamos a ferramenta e o processo de check-in de nossa equipe em nosso feed do Instagram.

Retros pessoais

Obter feedback de nossos gerentes e colegas é uma das maneiras mais importantes de obter diferentes perspectivas sobre o progresso e fornece uma plataforma para estabelecer maneiras de navegar em nossos altos e baixos. O retrospecto pessoal é uma ferramenta de feedback baseada em equipe projetada para aliviar todo o fardo dos gerentes de fornecer feedback, incluindo companheiros de equipe de forma segura, positiva e estimulante.

Baseia-se em duas ideias principais - construir confiança revelando informações sobre você a outras pessoas e aprender sobre si mesmo com os outros para ajudá-lo a compreender seu valor único para a equipe. Como humanos, temos um forte desejo de crescer, mas também um forte senso de identidade. Esse conflito torna difícil dar e receber feedback. O retro pessoal fornece uma estrutura para as pessoas compartilharem feedback de forma segura e construtiva.

Temos um site dedicado à nossa abordagem de retrospectivas pessoais, incluindo um vídeo instrutivo, que você pode encontrar aqui.

** Uma ótima maneira de começar seria mapear a jornada emocional de sua equipe em alguns projetos de inovação recentes ou atuais e identificar os altos e baixos comuns que eles experimentam **

Essas três ferramentas e estruturas nos dão a melhor chance de manter as equipes focadas no progresso por meio de medidas e marcos baseados em evidências, fornecendo suporte consistente por meio de consultores e check-ins e permitindo o crescimento pessoal por meio de feedback regular face a face.

As medidas que você usa ou escolhe adotar no futuro serão altamente contextuais para sua organização. Mas uma ótima maneira de começar seria mapear a jornada emocional de sua equipe em alguns projetos de inovação recentes ou atuais e identificar os altos e baixos comuns que eles experimentam. Dê um nome a esses altos e baixos e projete e teste maneiras de apoiar equipes e indivíduos, entender melhor o progresso e criar impulso por meio desses momentos.

Quais são alguns altos e baixos típicos para sua equipe? Adoraríamos ouvir de você. você pode entrar em contato conosco em [anthony@mentallyfriendly.com](mailto: anthony@mentallyfriendly.com) e [marcel@mentallyfriendly.com](mailto: marcel@mentallyfriendly.com).

• Anthony McGinness and Marcel Jacobs

(Crédito da imagem: Unsplash)