Este artigo foi escrito por Yvonne Rinkart, oficial de projetos de transformação de negócios e coordenadora da rede de gerenciamento de projetos do Conselho de Southwark. Foi editado por Amy Butterworth, Diretora de Projetos em Desenvolvimento Organizacional; Evalyne Githinji, Líder de Política e Estratégia em Assistência Social para Adultos; e Nick Saunders, Diretor de Projetos em Transformação de Negócios.

O que os gerentes de projeto fazem, afinal? Para qualquer profissional, seu trabalho pode parecer muito diferente dependendo se você o está explicando a um colega, seu chefe ou alguém que você conhece socialmente. Meu trabalho como gerente de projeto em transformação digital e bem-estar da força de trabalho tende a envolver muitas reuniões e multitarefas. Mas outros podem vê-lo de forma diferente.

No Reino Unido, por exemplo, a Association for Project Management diz que um gerente de projeto deve assumir a responsabilidade por seis aspectos de um projeto: escopo, qualidade, cronograma, finanças, recursos e risco . Aqui, discutirei cada um desses aspectos e pensarei nas soft skills necessárias para dominá-los.

Gerenciar o escopo significa ser claro sobre o que você fará e o que não fará

O escopo descreve tudo o que você planeja entregar através do seu projeto. Gerenciar o escopo é particularmente importante para servidores públicos , porque nossos projetos geralmente envolvem uma grande variedade de pessoas, todas com necessidades e expectativas diferentes. Isso pode levar a um 'desvio de escopo': a expansão gradual das expectativas que os gerentes de projeto lutam para atender e que muitas vezes têm implicações em custo , qualidade e tempo.

Para manter o escopo do projeto razoável, certifique-se de entender as expectativas de todos em relação ao projeto desde o início. Verifique com todos o andamento do projeto e certifique-se de que haja um processo adequado para fazer alterações no escopo do projeto se as expectativas mudarem. Essas etapas garantirão que você tenha uma compreensão clara do que se espera de seu projeto em todos os momentos.

Às vezes, o aumento do escopo pode ser gradual e relativamente pequeno. Mas se for consistente e durante um período de tempo prolongado, isso pode resultar em mudanças significativas no projeto ou programa. Isso significa que é importante que você consulte regularmente o escopo original e verifique se ele não foi alterado sem você perceber.

Um projeto de boa qualidade cria produtos adequados ao seu propósito

O que você entrega por meio de seu projeto deve atender às expectativas acordadas no início do projeto. Isso é particularmente importante para servidores públicos, que têm o compromisso de entregar os melhores resultados possíveis para o público.

Você deve planejar a qualidade depois de definir o escopo do seu projeto com todos com quem está trabalhando. Isso significa concordar com quais padrões o projeto deve atender para ser aceitável para seus parceiros. Depois de concordar com esses padrões, os gerentes de projeto devem controlar a qualidade revisando-a regularmente junto com sua equipe.

O agendamento ajuda você a entender o que está acontecendo quando

Um cronograma mostra aos gerentes de projeto quando você planeja iniciar e terminar cada atividade que compõe seu projeto. Ao agendar, os gerentes de projeto geralmente procuram o trecho mais longo de tarefas conectadas. Essas tarefas são conhecidas como caminho crítico, porque qualquer alteração no tempo necessário para concluí-las afetará todo o projeto. Frequentemente, usaremos gráficos de Gantt para visualizar o progresso e verificar qualquer sobreposição entre diferentes tarefas. Isso nos dá uma boa compreensão da ordem em que precisaremos concluir as tarefas e uma noção de quanto tempo cada tarefa levará.

Planejamento e controle financeiro

Gerenciar o financiamento de projetos envolve duas atividades. Inclui o planejamento antes de iniciar um projeto, estimando os custos esperados e concordando com um orçamento. Implica também controlar os custos durante a entrega do seu projeto, comparando os custos acumulados com o seu orçamento. Finanças é quase sempre um assunto difícil para os servidores públicos, pois estamos buscando inovar apesar da diminuição de recursos. No setor público, as melhores práticas alcançam os melhores resultados para o público.

Gerenciar seus recursos ajuda você a descobrir o que precisará quando

O financiamento do projeto ajudará você a determinar os recursos disponíveis para o seu projeto. Para gerentes de projeto, os recursos necessários são geralmente pessoas, materiais, equipamentos e instalações (como locais de projeto). Ao combinar seu conhecimento de cronogramas e finanças, você poderá garantir que os recursos certos estejam disponíveis no momento certo.

Gerenciando seus riscos antes que eles se tornem problemas

Os gerentes de projeto devem analisar e gerenciar riscos ao longo de seus projetos. Idealmente, você deve trabalhar com sua equipe e seus parceiros para entender onde o projeto pode estar vulnerável a mudanças. Ao analisar os riscos dessa maneira, você pode se concentrar nas partes do seu trabalho em que é mais provável que o projeto não saia conforme o esperado e tomar medidas para se preparar. Masfocar demais nos riscos pode impedir que você seja inovador . É importante lembrar que mudanças em projetos podem resultar de ameaças negativas ou oportunidades positivas. Os gerentes de projeto precisam gerenciar tanto as oportunidades quanto os riscos .

Agora, sobre as habilidades das pessoas…

Em última análise, o gerenciamento de projetos é uma abordagem estruturada para a entrega de projetos.

Observe que cada um dos aspectos do gerenciamento de projetos que discutimos exige habilidades pessoais. Gerenciar escopo e qualidade requer comunicação cuidadosa, inteligência emocional e, acima de tudo, escuta. O gerenciamento de riscos requer resiliência e adaptabilidade quando você está operando em ambientes incertos. Usar suas habilidades interpessoais ao trabalhar com uma equipe o ajudará a gerenciar melhor cronogramas, finanças e recursos.

Alguns gerentes de projeto entregam projetos em tempo integral, com base no conhecimento adquirido por meio de qualificações profissionais ou anos de experiência. Mas acredito que existe um grupo muito maior de servidores públicos que podem não ter o cargo, mas que usam habilidades interpessoais para gerenciar projetos no dia a dia em seu trabalho de atendimento ao público.

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(Crédito da imagem: Unsplash)