Mostrando o que é bom e criando uma cultura que possibilite a transformação digital

Este artigo foi escrito por Joyce Tedone – arquiteto técnico de consultoria, CDDO , Tyronne Fisher – consultor técnico sênior, CDDO , Dan Bowden – chefe de operações digitais, UKEF e Paul Hosking – gerente de entrega, UKEF , . Este artigo foi publicado pela primeira vez no blog Services in Government GOV.UK. Você pode ler o artigo original aqui .

Este artigo contém informações do setor público licenciadas sob a Open Government License v3.0 .

Da última vez, postamos no blog sobre como a equipe do Digital Trade Finance Service (DTFS) trabalhou em uma fase alfa , desafios ao longo do caminho e como eles evidenciaram e se prepararam para sua avaliação. À medida que o serviço passou para a versão beta, a equipe e os colegas do Central Digital and Data Office (CDDO) se concentraram em mudar a cultura e trazer o restante do UK Export Finance (UKEF) em sua jornada de transformação.

A cultura de uma organização às vezes pode fazer ou quebrar um trabalho, portanto, criar o ambiente certo para entregar de forma eficaz é fundamental para o sucesso.

A equipe precisava mostrar o que era 'bom' e, para esse fim, o show e as contações foram extremamente bem-sucedidos, com feedback realmente positivo. Demonstrou para o negócio mais amplo como eles trabalhavam – a céu aberto e como uma unidade.

A equipe realizou uma série de workshops e eventos de treinamento com a GDS Academy com foco em treinamento ágil e digital para líderes seniores. Isso ajudou muito! Colocou as pessoas na mesma página, quebrou muitos mitos e criou um espaço para discussão honesta, mostrando aos líderes da UKEF o que era 'bom'.

A equipe tem feito muito neste espaço. Duas coisas funcionaram excepcionalmente bem. A primeira foi estabelecer um workshop semanal estruturado com seus leads de negócios e usuários. Isso ficava fora dos quadros de projetos, sessões de pesquisa de usuários e sessões de co-design. Esses workshops envolveram um grupo de pessoas interessadas em trocar ideias e problemas, orientando e aconselhando a equipe tanto no nível tático quanto no estratégico.

A segunda coisa (que pegamos emprestado de muitas outras equipes de serviço) foi tornar a pesquisa do usuário um esporte de equipe. Mostramos ativamente os resultados e envolvemos os principais stakeholders em sessões de pesquisa reais, a última com nosso Diretor de Operações Financeiras. Fazer isso foi uma verdadeira revelação para as pessoas e ajudou as partes interessadas a ver o valor da abordagem.

Isso ajudou a organização em sua jornada de transformação, criando um espaço seguro para a equipe trabalhar e, finalmente, entregar para seus usuários.

"A equipe DTFS está abrindo novos caminhos dentro do UKEF, focando no design centrado no usuário, alinhando-se ao Padrão de Serviço e Código de Prática de Tecnologia. Trabalhar em colaboração com GDS e CDDO (que forneceram suporte excepcional, mas também desafios robustos) deu a equipe, a liderança e nossas partes interessadas a confiança de que estamos fazendo a coisa certa. A positividade, energia e profissionalismo da equipe colaborativa estão realmente lançando as bases para os serviços da UKEF; atendendo às necessidades dos usuários e oferecendo valor ao contribuinte." – Cameron Fox, UKEF, diretor financeiro e operacional

Criando um futuro sustentável para o serviço

No futuro, a sustentabilidade é essencial e, até agora, a equipe trabalhou com um fornecedor excelente e experiente. No entanto, em algum momento, os funcionários públicos devem assumir a execução e a iteração do serviço.

O fornecedor foi ótimo em ajudar a desenvolver a cultura, definir a abordagem arquitetônica e fazer o trabalho pesado no trabalho de transformação. Dito isso, a equipe agora precisa tornar isso sustentável, proporcionando valor ao dinheiro para o contribuinte.

Embora a equipe já tenha funcionários públicos em funções principais, uma oferta bem-sucedida de Revisão de Gastos (SR20) significa que a equipe preencheu 4 de 5 novos cargos para ajudar a criar uma equipe de serviço multidisciplinar completa, sustentável.

Projetando com dados

Com o serviço se preparando para a fase beta privada , o uso de análises e dados agora se torna cada vez mais importante.

Em primeiro lugar, por que se preocupar em rastrear dados? Com uma lente mais ampla, a equipe usa os dados para entender:

• se o serviço está atendendo às necessidades do usuário
• se os usuários puderem usar o serviço com facilidade e eficiência
• se os usuários sabem que o serviço está disponível e optam por usá-lo
• se usuários suficientes estão usando o serviço para torná-lo econômico

Concentrando-se especificamente no beta privado, a equipe usará dados para entender o desempenho do serviço e relatar os indicadores-chave de desempenho (KPIs) de serviços e negócios. Isso ajudará a equipe a entender onde melhor concentrar seus esforços, para que possam continuar iterando e melhorando o design do serviço antes de liberá-lo para uma base de usuários muito mais ampla.

Eles pegarão os insights fornecidos pelos dados e os usarão para concentrar os esforços de pesquisa para entender o que está funcionando bem, com o que os usuários estão lutando e o que a equipe pode fazer para melhorá-lo.

Nas últimas semanas, o analista de desempenho da equipe fez um grande progresso em forjar um acordo entre a equipe e as partes interessadas do negócio sobre como o serviço será medido. Isso inclui capturar dados em relação às principais métricas, definir KPIs e visualizar os dados para que eles possam, como uma equipe de serviço, ter acesso constante e instantâneo aos dados.

Para isso, a equipe está usando uma ferramenta de dados para agregar fontes de dados de toda a empresa em um painel que demonstra o desempenho em relação aos KPIs. A ferramenta também permite que eles interroguem esses pontos de dados e forneçam essas informações que apontam para o que pode estar acontecendo no serviço. Isso preparará os pesquisadores de usuários para responder o 'porquê' antes que a equipe mais ampla consiga resolver os problemas e melhorar o serviço.

Para onde vamos daqui?

Embora ainda haja trabalho a ser feito e mais da história ainda a ser contada, agora a equipe de serviço está subindo para o beta público e sua avaliação beta e, para continuar a analogia, voando por conta própria. O CDDO permanece lado a lado na trajetória de voo.

👋 Você pode criar um post como este! Compartilhe seus pensamentos com uma comunidade de servidores públicos. Saber mais

(Crédito da imagem: Unsplash)