Este artigo de opinião foi escrito por Lukas Savickas, um conselheiro do primeiro-ministro da Lituânia.

Desde o trabalho pioneiro de Henry Gantt há um século, o gerenciamento de projetos tornou-se uma forma bem estabelecida de garantir que o trabalho seja entregue no prazo e dentro do orçamento. Organizações do setor público e ministérios do governo têm a mesma necessidade de conclusão do projeto em tempo hábil e econômica. Mas é relativamente incomum, especialmente na Europa Central e Oriental, para o setor governamental empregar práticas de gerenciamento de projetos.

Isso se deve em parte aos custos associados - mas o investimento vale a pena quando o sucesso de projetos grandes e caros está em jogo. Também existem desafios exclusivos do setor público. O ciclo político é mais curto do que o ciclo típico de planejamento estratégico, e as tradições da política reativa também são um obstáculo às práticas de gerenciamento de projetos.

Mas muitas vezes é esquecido que também existem maneiras únicas de o setor público se beneficiar do gerenciamento de projetos. Em particular, o gerenciamento de projetos contribui significativamente para aumentar a responsabilidade e a transparência, de grande importância nas democracias modernas.

Durante muitos anos, os governos lituanos enfrentaram dificuldades para coordenar e garantir a plena implementação das reformas das políticas nacionais. O sistema de planejamento estratégico existente na Lituânia está fornecendo uma base para o controle da execução do plano de ação do governo, mas o número de empregos entregues depois do planejado, ou com baixa qualidade, tem sido cada vez mais alto.

Muitas vezes esquece que existem maneiras únicas de o setor público se beneficiar do gerenciamento de projetos

Há anos, empresas, ONGs e muitas organizações em todo o mundo têm usado práticas de gerenciamento de projetos para garantir resultados em tempo hábil e de alta qualidade - exatamente o que o setor público da Lituânia parecia estar faltando. Em 2017, decidimos começar a implementar práticas de gerenciamento de projetos para ajudar a executar as principais reformas nacionais em todo o setor público.

Para iniciar e implementar o novo projeto, “Implementação de Prioridade Nacional por meio do uso de Práticas de Gerenciamento de Mudanças”, o governo estabeleceu um Escritório de Gerenciamento de Projetos, com uma equipe de profissionais de gerenciamento de projetos, que já está aplicando padrões de gerenciamento de projetos uniformes em instituições do setor público . O escritório também está acumulando experiência e know-how que podem posteriormente ser repassados a outras partes do governo.

O primeiro-ministro formulou uma carteira de 44 projetos estratégicos prioritários, em que os projetos recebem proprietários e gerentes específicos, em vez da prática anterior de apenas nomear instituições. Para monitorar esses projetos, o recém-criado Comitê de Portfólio de Projetos Estratégicos - chefiado pelo próprio Primeiro-Ministro - se reúne a cada mês para supervisionar o cronograma e o orçamento dos projetos estratégicos e gerenciar seus riscos associados.

O esquema de gerenciamento de projetos visa fornecer as ferramentas certas para gerenciar adequadamente grandes projetos, não apenas para a Chancelaria, que administra o esquema, mas também para os outros 14 ministérios.

É uma grande melhoria em relação às práticas anteriores, quando processos idênticos eram organizados de maneira ad-hoc

O novo escritório de gerenciamento de projetos fornece orientação, métodos, sistemas, ferramentas e métricas consistentes para todo o setor público. Oferece seminários para ministérios, com base nas melhores práticas e metodologias do mundialmente conhecido Project Management Institute. Isso nos permite garantir a consistência entre os gerentes de projeto, não apenas dentro do governo, mas também com organizações externas, como grandes empresas estatais.

Graças a essa reestruturação, o governo está sempre ciente do cronograma e da situação orçamentária de suas principais prioridades políticas. Isso marca uma grande melhoria em relação às práticas anteriores, quando processos idênticos eram organizados de maneira ad-hoc.

Embora este projeto só tenha começado a ser implementado recentemente, já existem grandes exemplos de seus benefícios. Por exemplo, o projeto criou recentemente uma plataforma para o governo gerenciar a implementação completa de suas seis reformas estruturais. Isso ajudará a garantir a sustentabilidade dos resultados alcançados com as reformas implementadas.

A nossa iniciativa foi benéfica não só para o próprio governo, garantindo elevados padrões e responsabilização, mas também para os cidadãos lituanos. Sua inovação está no emprego de técnicas de gestão baseadas em resultados para maximizar os benefícios econômicos e sociais de cada projeto.

O processo de gestão de mudança recém-implementado ajudará a implementar princípios de responsabilidade e transparência, em linha com os compromissos internacionais da Lituânia com a Parceria de Governo Aberto. E permite ao governo desenvolver sua memória institucional e repassar o know-how acumulado aos futuros governos. O gerenciamento rigoroso de projetos está criando a base para uma melhor tomada de decisão baseada em evidências no futuro. - Lukas Savickas

(Crédito da foto: Lukas Savickas)