Há muito tempo em um dia, e às vezes pode parecer quase impossível encontrar a motivação - e a perseverança - para marcar todas as coisas que você deseja fazer.

Você não está sozinho: o trabalhador do conhecimento médio gasta ** [47% de seu dia de trabalho](https://news.harvard.edu/gazette/story/2010/11/wandering-mind-not-a-happy-mind /) ** em um estado de semi-distração.

Freqüentemente, os servidores públicos têm que lidar com estruturas e sistemas burocráticos arcaicos, que podem paralisar a produtividade. Não há uma solução rápida que o ajudará a obter um foco de laser, mas ** ferramentas e truques inteligentes ** podem mantê-lo concentrado na tarefa.

Nesse recurso, delineamos ** seis maneiras comprovadas ** de obter melhores resultados sem trabalhar mais horas - além de dicas dos próprios servidores públicos.

Este kit de ferramentas de produtividade irá ensiná-lo a:

  • ** Crie bons hábitos **
  • ** Elimine distrações **
  • ** Aproveite o poder do e-mail **
  • ** Aprenda a dizer não **
  • ** Gerencie sua energia, não seu tempo **
  • ** Experimente o que funciona para você **

“Os funcionários são mais felizes e produtivos quando têm um chefe que tem uma visão clara do mandato da unidade de trabalho, é claro com suas expectativas para a equipe, respeita o equilíbrio entre vida e trabalho dos funcionários, inclui os funcionários na tomada de decisões que impactam o unidade de trabalho, dá crédito aos funcionários e seu desempenho e idéias quando se reportam à sua alta administração, e tem uma política de portas abertas para discussões de trabalho ou vida pessoal.

Você está gastando cerca de 8 a 10 horas por dia no trabalho - é bom esperar ansiosamente, em vez de cinicamente começar uma contagem regressiva anos antes da data de sua aposentadoria! "— Anônimo

1. Forme bons hábitos

Hábitos inteligentes podem significar a diferença entre o sucesso e o fracasso. Mas, muitas vezes, fazemos uma mudança em nossas rotinas e, quando os resultados não se manifestam rapidamente, voltamos às velhas rotinas.

Como o autor James Clear diz em seu livro Atomic Habits, os hábitos devem ser quatro coisas: ** óbvio, atraente, fácil e satisfatório. **

A CEO da Apolitical Robyn Scott escreveu sobre um hábito particularmente transformador em uma postagem de blog viral, [O hábito de 30 segundos com um impacto vitalício](https://medium.com/swlh/the-30-second-habit-with-a- impacto ao longo da vida 2c3f948ead98).

Após cada reunião, palestra ou discussão significativa, reserve 30 segundos - nem mais, nem menos - para anotar os principais aprendizados. O hábito pode ajudá-lo a interpretar melhor as informações, entender as necessidades dos outros e priorizar o que é importante. Com o tempo, isso muda a forma como você presta atenção nas outras pessoas, o que ajuda a melhorar sua tomada de decisão.

A popularidade da postagem do blog levou à criação do 30-Second Habit App.

Outros exemplos de ** hábitos transformativos ** incluem:

  • Leitura matinal
  • Meditação
  • Exercício e alongamento
  • Escrever um diário de gratidão e aprendizagem
  • Fazer pausas oportunas

_ "Encorajar e apoiar o pessoal a sair da 'rotina' é o que descobri ser mais eficaz para melhorar a produtividade. É preciso reservar tempo para quebrar a rotina dos próprios processos e burocracia dos quais dependem os serviços do estado._

_A equipe precisa reconhecer essa mudança na rotina e inseri-la em um equilíbrio cada vez mais frágil entre vida pessoal e profissional. Ao incentivar os funcionários a ministrar ou frequentar cursos ou participar de pesquisas, eles podem criar oportunidades para buscar colegas, desenvolver redes, apreciar a complexidade das organizações de serviço público e, por sua vez, cultivar o desejo de adotar ferramentas para se tornarem mais produtivos. "** - Faisal Shaheen, professor do departamento de política e administração pública da Universidade Ryerson ** _

2. Aproveite o poder do e-mail

Quer você goste ou não, o e-mail é uma parte crucial do trabalho dos servidores públicos - o que torna o aprendizado ** como escrever mensagens eficazes ** ainda mais importante. Dan Oshinsky, chefe da consultoria de e-mail Inbox Collective, tem seis dicas para ficar mais esperto com o e-mail:

** 1️⃣ Decida se e-mail é a melhor maneira de comunicar sua mensagem **

Se você precisa repassar muitas informações por meio de links ou anexos, ou deseja enviar uma nota pessoal rápida, o e-mail é bom. Na maioria dos outros casos, um bate-papo pessoal ou chamada telefônica é mais eficaz.

** 2️⃣ Deixe sua linha de assunto clara **

Evite linguagem vaga e sutilezas banais. Escreva linhas de assunto específicas, como “Você pode terminar esta pesquisa até o final do dia?” ou “Ótimo trabalho nesse brief!”

** 3️⃣ Se apropriado, pule as saudações e vá direto ao ponto **

Use o espaço do pré-cabeçalho - o trecho de texto que você vê na maioria das caixas de correio após a linha de assunto de um e-mail - com cuidado, pois o destinatário poderá ler as primeiras 5 a 10 palavras do e-mail antes de abri-lo.

** 4️⃣ E-mails pessoais funcionam melhor **

Não envie mensagens em massa, o que quase sempre gerará menos respostas. É mais provável que as pessoas respondam se se sentirem apreciadas.

** 5️⃣ Use marcadores ou listas numeradas **

Organize suas informações de forma clara. As pessoas podem pular grandes blocos de texto.

** 6️⃣ Faça sua pergunta o mais clara possível **

O destinatário deve saber qual ação você deseja que ele execute e que você o responsabilizará.

_ “Divida o trabalho em tarefas e, em seguida, distribua-as de forma mais ampla do que a equipe imediata - pode levar um projeto adiante mais rápido do que a entrega sequencial e estritamente baseada em equipe. É apenas um princípio ágil, é claro, mas funciona em todos os tipos de projetos de trabalho, não apenas em TI. "** - Kathryn Cole, Diretora de Estratégia de Pessoas da Fair Work Ombudsman ** _

3. Elimine distrações

O e-mail pode ser um componente-chave do trabalho dos servidores públicos, mas também é uma de suas ** maiores distrações **.

O trabalhador médio de escritório recebe 126 mensagens por dia, dedica 28% de seus semana de trabalho para e-mails e abre uma nova mensagem seis segundos após recebê-la. Nunca sabemos quando um e-mail importante pode chegar, então devemos continuar verificando até que chegue, certo?

Errado. Chegar à "caixa de entrada zero" é o tipo de tarefa que nos dá uma sensação de conclusão, mas ** na verdade não atinge muito **. Na verdade, qualquer interrupção em seu fluxo de trabalho pode levar até 15 minutos para se recuperar.

_ "Desative as notificações por e-mail. A interrupção constante do e-mail que chega quebra a concentração e, cada vez que isso acontece, sua mente leva um tempo para voltar ao trabalho que você estava fazendo antes da notificação. Isso permite que você entre no modo de 'fluxo' e para mantê-lo por muito mais tempo._

_A maioria dos meus colegas tem milhares de e-mails em sua caixa de entrada. Como você pode ter certeza de que respondeu a todos os e-mails importantes se eles estão enterrados abaixo da parte inferior da tela? _

_Só retenha e-mails na caixa de entrada que estão aguardando ação - arquive todo o resto em pastas adequadas e exclua o resto. Isso permite que você priorize as tarefas diárias muito melhor e reduzirá o estresse. ” ** - David Noble, professor e coordenador do curso na Southern Cross University ** _

A mudança começa com a autoconsciência. Acompanhe quantas vezes você verifica seu e-mail por dia - ou iMessage, Slack ou Twitter - e tente reduzir esse número significativamente. A melhor maneira de fazer isso é ** “agrupar” seu e-mail ** escolhendo verificá-lo apenas em horários definidos. (A maioria das pessoas escolhe três períodos de lotes diários.)

Você também pode evitar distrações:

  • Colocando seu telefone no modo ** não perturbe ou avião **
  • Usando uma ferramenta Para ** bloquear mídia social **
  • ** Fechando guias desnecessárias ** antes de começar a trabalhar
  • Colocar uma ** lista de reprodução que pode ajudá-lo a se concentrar ** - recomendamos Spotify's Deep Focus - ou usar tampões de ouvido
  • ** Limpando sua mesa **: pessoas com escritórios organizados são mais produtivas e menos frustradas, [de acordo com um estudo](https://www.fastcompany.com/3051540/15-habits-that-will-totally-transform -sua-produtivit). Uma mesa limpa pode ajudá-lo a cumprir uma tarefa mais de uma vez e meia mais, os pesquisadores descobriram

"É incrível quanto tempo podemos perder quando 'verificamos rapidamente' nossos telefones ao longo do dia. Quando eu realmente preciso me concentrar, silencio as notificações no meu telefone e coloco a campainha para vibrar. Também coloco o telefone em escala de cinza , o que torna menos envolvente olhar se eu pegá-lo. Finalmente, eu o coloco fora de vista em uma mesa atrás de mim, "— Signe Hanson, analista de política sênior da Manitoba Justice

4. Aprenda a dizer não

As pessoas são seres recíprocos: comprometemos nosso tempo e energia dizendo sim para muitas das tarefas que surgem em nosso caminho. Viver em ** uma cultura do “sim” ** afeta mais as mulheres: muitas vezes elas se sentem pressionadas a ser amáveis e culpadas quando não o são.

A pesquisa mostra que:

  • As pessoas esperam que as mulheres ** concordem com os pedidos ** com mais frequência do que os homens
  • É mais provável que as pessoas esperem que as mulheres ** sejam voluntárias para empregos administrativos ** no trabalho
  • Se uma mulher recusar pequenos pedidos no trabalho, ela provavelmente receberá menos recomendações de promoções e avaliações de desempenho piores. Ela também será considerada ** menos agradável ** por seus colegas

Um professor da New York University criou o “** [The No Club](https://www.nytimes.com/2019/08/06/us/welcome-to-the-no-club.html?te=1&nl= briefing matinal & emc = edit_MBE_p_20190808 & section = aBreak? campaign_id = 51 & instance_id = 11482 & segment_id = 15963 & user_id = 752469a00130c144e6e9c34bf74848ed & regi_id = 58090336ction = aBreak) ** ”para resolver este problema. O clube oferece às mulheres um lugar para dar e obter conselhos sobre quais oportunidades valem a pena, e para serem responsabilizadas por suas ações.

__ Inscreva-se e começar a nossa briefing__ semanal

5. Gerencie sua energia, não seu tempo

_ "Automatize qualquer tarefa que você fizer repetidamente, mesmo se não puder codificar. Comece fazendo uma lista de verificação das etapas que você precisa executar para a tarefa. Adicione hiperlinks a cada etapa que abre os arquivos de que você precisa com um único clique - planilhas nas quais você precisa registrar dados, listas de endereços de pessoas que devem receber o e-mail dessa etapa, texto padronizado para avisos que você precisa enviar e assim por diante. Isso economizará tempo e reduzirá os erros. " ** - David S. Reed, fundador do Center for Public Administrators ** _

Ninguém pode trabalhar com desempenho máximo o dia todo. A chave para otimizar sua rotina é gerenciar sua energia, em vez de seu tempo.

Encontre o horário em que você funciona melhor - para a maioria das pessoas, pela manhã - e concentre-se no trabalho que requer ** pensamento profundo **, como escrever resumos ou discursos, escrever estratégias, planejar o conselho de governança ou outras tarefas de alto valor.

Quando você está cansado e atingindo aquela queda das 14h00, é quando você deve se concentrar em mais ** tarefas estúpidas **, como responder a e-mails e agendar ou definir agendas para reuniões.

Uma maneira eficaz de fazer isso é ** rotular as tarefas da sua semana **. Coloque-os em diferentes categorias, variando de fácil a difícil, com base em quanto tempo levam, sua dificuldade intelectual e a incerteza envolvida. Limite-se a três tarefas “difíceis” por dia.

6. Experimente o que funciona para você

_ “Eu uso algumas ferramentas de produtividade diferentes para ajudar na minha produtividade, incluindo Trello para gerenciamento de projetos. Você pode alocar tarefas e itens específicos para membros da equipe, incluindo membros do público, para atribuir trabalho, delegar informações e receber contribuições sobre a tarefa._

Eu supervisiono a Iniciativa de Diversidade e Inclusão aqui na cidade de Windsor e tenho uma equipe dedicada a ela com um quadro para cada item de ação. _Em cada um dos quadros, convido as pessoas relevantes e atribuo o trabalho a elas. Ao usar isso, posso ver o que as pessoas estão concluindo e tenho uma maneira fácil de acompanhar ”** - Jamie Kramer, assistente de recursos humanos da The Corporation of the City of Windsor ** _

Os fluxos de trabalho do setor público podem ser rígidos - mas à medida que os governos modernizam os sistemas antiquados, as regras estão mudando. Se a abordagem tradicional não está funcionando para você, tente outra, em vez de martelar inutilmente. Experimente diferentes sistemas até encontrar aquele que funciona para você.

  • Faça ** intervalos regulares **: use a Técnica Pomodoro, que divide seu dia de trabalho em blocos de 25 minutos separados por intervalos de cinco minutos. O sistema de gerenciamento de tempo lembra você de fazer pausas regulares, o que pode aumentar sua produtividade
  • Escreva uma ** lista de tarefas ** todas as manhãs
  • ** Mude de cenário **: saia de sua mesa e tente trabalhar em uma cafeteria ou área comum por algumas horas
  • Se a tela do computador está doendo para os olhos, ** tente trabalhar no papel ** ou usando anotações de voz
  • Encurte as reuniões indo a cada um ** com uma agenda **. Tente manter as agendas em menos de três itens. (Consulte nosso Guia dos servidores públicos para reuniões melhores para obter mais dicas sobre como realizar reuniões eficazes)
  • Bebe muita água! 🚰

_ “Não parecemos valorizar o investimento de tempo e energia necessários para planejar as coisas corretamente e fazê-las corretamente na primeira vez. Mesmo quando temos tempo, mergulhamos e fazemos o mínimo, então mergulhamos na próxima coisa, nunca realmente parando para ter certeza de que foi feito bem._

_Nunca percebemos quanta produtividade perdemos ao retrabalhar esforços fracassados e começar do zero algo que nós - ou alguém de uma equipe relacionada - já fizemos. ” ** - Chris Malcher, Arquiteto de Negócios, Departamento Australiano de Serviços Sociais ** _

Leitura adicional

👋 Você pode criar uma postagem como esta! Compartilhe suas idéias com uma comunidade de servidores públicos. Saiba mais .

(Crédito da imagem: Death to the Stock Photo)