Maximizando o ROI da melhoria do processo durante uma revolução digital

Este artigo foi escrito por Saguna Roy, supervisor de desempenho e análise de operações na cidade de Edmonton.

• O problema: a melhoria do processo costuma ser uma palavra muito usada no mundo corporativo e que a liderança acha difícil definir um ROI.
• Por que é importante: a melhoria de processos tem o potencial inexplorado de ajudar sua organização em muitos dos desafios emergentes decorrentes da revolução digital.
• A solução: as iniciativas de melhoria de processo demonstraram reduzir custos, melhorar a qualidade, reduzir defeitos e melhorar a satisfação do cliente.

A melhoria do processo é muitas vezes uma palavra muito usada no mundo corporativo e que a liderança acha difícil definir um ROI (Retorno sobre o investimento). Portanto, para o executivo moderno que está lançando uma iniciativa de melhoria de processo, eu digo que considere isso - na atual revolução digital , sua organização está enfrentando desafios como se adaptar rapidamente ao ritmo da mudança tecnológica e das preferências do cliente, gerenciar e analisar a enorme quantidade de dados sendo gerada para tomar decisões de negócios sólidas e manter os empregos atraentes para os melhores talentos? Nesse caso, a melhoria do processo tem o potencial inexplorado de ajudar sua organização em todas essas fronteiras e além.

Na minha experiência, envolver a linha de frente do processo desde o início pode render grandes ganhos, mesmo em ambientes complexos e sindicalizados.

Em sua essência, um processo é uma série de etapas projetadas para alcançar um resultado específico. No contexto empresarial, um processo é um conjunto de entradas — atividades ou tarefas, que geram uma saída desejada — produto ou serviço. E a melhoria do processo envolve a análise dos processos existentes para melhorar a eficiência, eficácia e valor. Armadas com processos otimizados, as organizações podem acompanhar as mudanças nas condições do mercado, preferências do cliente e inovações tecnológicas. Além disso, ao simplificar os processos de priorização, coleta e limpeza de dados, bem como automatizar certas atividades, as organizações podem coletar, armazenar e analisar dados com mais eficiência para tomar decisões oportunas baseadas em dados .

Por fim, a melhoria do processo pode tornar todos os aspectos da experiência do funcionário perfeitos e gratificantes. Processos como aplicativos de trabalho, integração, treinamento e execução diária do trabalho, as organizações podem atrair e reter os melhores talentos, garantindo que tarefas redundantes sejam eliminadas e os funcionários possam se concentrar no trabalho de valor agregado e, assim, se sentir mais engajados.

Construindo um ciclo positivo

Além disso, é importante observar que a melhoria do processo não se refere apenas aos aspectos técnicos de redução do tempo de ciclo ou melhoria da qualidade. Em última análise, a melhoria do processo é sobre as pessoas e a maneira como elas interagem com um processo. Infelizmente, muitas organizações ignoram a importância de consultar e envolver as principais partes interessadas que tocam no processo, levando a uma falta de adesão e compreensão que pode fazer com que processos ótimos produzam resultados abaixo do ideal.

Na minha experiência, envolver a linha de frente do processo desde o início pode render grandes ganhos, mesmo em ambientes complexos e sindicalizados. Portanto, é crucial que as organizações adotem uma abordagem centrada nas pessoas para a melhoria de processos, garantindo que todas as partes interessadas sejam consultadas e informadas ao longo do processo.

Aqui estão as etapas essenciais para obter o ROI máximo de uma iniciativa de melhoria de processos:

Desenvolva um catálogo de todos os processos em uma determinada área e priorize-os em termos de impacto do processo otimizado e esforço para otimizar o processo. Isso pode ser feito através da realização de um workshop com todos os colaboradores da referida área, elaborando uma extensa lista de processos e categorizando-os de forma matricial conforme abaixo:

1. Priorize as áreas de melhoria: Para começar, direcione os processos de baixo esforço e alto impacto. Isso permitirá que a equipe demonstre ganhos rápidos, crie impulso e obtenha adesão da liderança.

2. Envolva os funcionários envolvidos no processo desde o início: uma vez que um processo tenha sido identificado para melhoria, certifique-se de que todos os funcionários envolvidos no processo estejam envolvidos desde o início. A maioria das organizações envolve apenas o proprietário do processo e deixa sobre eles o ônus de comunicar as alterações do processo a outros funcionários do processo. Como mencionado anteriormente, os funcionários são essenciais para o sucesso de qualquer iniciativa de melhoria de processo. Ao solicitar sua contribuição para projetar o processo do estado futuro e fornecer-lhes treinamento, uma cultura de melhoria contínua pode ser criada.

3. Não reinvente a roda: utilize metodologias e ferramentas comprovadas, como Lean e Six Sigma, para orientar a jornada de melhoria de processos. Essas metodologias provaram transformar processos em muitos setores e podem fornecer uma estrutura para quebrar o processo existente, identificando áreas-chave para melhoria e encontrando eficiências.

4. Medir e monitorar resultados: Nada prova mais o valor do esforço de melhoria de processo do que os resultados numéricos. É por isso que é fundamental monitorar as principais métricas que definem um processo antes e depois da melhoria. A diferença entre os dois deve demonstrar o impacto das mudanças e identificar melhor as áreas que precisam ser melhoradas.

5. Continue assim: A melhoria do processo não é um evento único, mas sim uma jornada contínua que requer melhoria contínua. É importante definir uma frequência na qual todos os processos serão revisados quanto à eficiência e eficácia. Inevitavelmente, as mudanças na organização que ocorrem ao longo do tempo podem afetar os processos e é necessário adaptar-se proativamente para evitar um pós-morte confuso de um processo com falha.

Para recapitular, as organizações podem maximizar a utilização de recursos investindo em iniciativas de melhoria de processos, praticantes de Lean/Six Sigma e qualificação de funcionários para aprender os fundamentos da melhoria de processos (uma boa maneira de começar é a certificação White Belt em Lean/Six Sigma). Iniciativas de melhoria de processo demonstraram reduzir custos, melhorar a qualidade, reduzir defeitos e melhorar a satisfação do cliente. Ao seguir as etapas descritas acima, as organizações podem liberar todo o potencial de melhoria de processos e obter sucesso duradouro.

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(Crédito da imagem: Unsplash)