Se a multitarefa é um mito para alguns, como fazer tudo isso?

Este artigo foi escrito por Rell DeShaw, Diretor Assistente do Governo do Canadá.

• O problema: a multitarefa é impossível para o meu cérebro, mas parece que é o que todo mundo quer em um bom trabalhador.
• Por que é importante: para ser bem-sucedido em várias funções, você precisará conciliar várias tarefas ao mesmo tempo
• A solução: Uma abordagem cuidadosa e disciplinada para a definição de prioridades e "limitação de tempo" ajudará, mas os custos cognitivos da troca de tarefas não podem ser evitados.

Recentemente, trabalhei em um emprego em que parecia superficial que multitarefa era o nome do jogo. Trabalhei com uma equipe para fazer a triagem de cerca de 200 e-mails por dia em nome de um executivo ocupado. Por exemplo, raramente podíamos estar totalmente atentos a uma reunião em que deveríamos anotar itens de ação e compartilhá-los com a equipe de gerenciamento porque estávamos de olho em nossa caixa de correio genérica para avançar em tarefas urgentes.

Eu era bom em fazer muitas coisas em um dia. Você pode chamá-lo de multitarefa, mas na verdade não acho que exista multitarefa. Então, como você fica melhor em terminar uma variedade de coisas em um dia?

Aqui estão algumas sugestões se você está lutando para ter confiança de que está fazendo a coisa certa na hora certa.

Algumas ideias sobre como classificar suas tarefas

Decidir o que fazer quando é uma espécie de arte - posso oferecer algumas perguntas orientadoras, mas algumas decisões dependem muito do contexto e do chefe. No lado positivo, você pode realizar investigações que o ajudarão a ser mais sólido ao longo do tempo.

Aqui estão algumas perguntas para guiá-lo:

• Quem está perguntando? Comece no topo.
• Quando é necessário e esse prazo é flexível ou rígido? Embora seja raro você ter que pedir, se necessário, você pode pedir uma extensão?
• Essa peça é curta ou longa? As coisas curtas podem flutuar mais para o topo da lista.
• Você será capaz de reciclar ou atualizar novos materiais ou precisa começar do zero?
• Isso é de grande visibilidade, incluindo um texto para ser enviado ao público em geral?
• Com o que seu chefe está mais preocupado?
• Você é o único que pode fazer isso ou pode pedir ajuda?
• Você pode dar tarefas aos parceiros e usar o tempo de espera para outro trabalho? Se você precisarde dados atualizados para sua nota informativa , solicite isso no início do processo e use o tempo de espera para outra coisa.
• Quais tarefas rápidas você pode fazer antes de passar para tarefas mais demoradas? Não subestime o poder de realizar algumas coisas pequenas ou curtas para aumentar seu ímpeto e produtividade geral.

Existem custos cognitivos inegáveis na troca de tarefas, mas também algumas vantagens

É inegável que há muito tempo perdido quando você muda de tarefa para tarefa. Pode levar até 20 minutos para se envolver novamente em uma tarefa que você deixou de lado. Os custos são mais do que refazer seus passos para continuar de onde parou. Você pode questionar o valor do que já fez e ficar perdido com todos os grandes planos que pode ter tido para executar uma tarefa em primeiro lugar. Pior ainda, é possível que o contexto tenha mudado desde que você iniciou seu trabalho.

Dito isso, há algumas vantagens em pegar algo de novo: você terá uma nova perspectiva se fizer uma pausa e retornar a algo – de erros de digitação a problemas de fluxo, você verá maneiras de melhorar seu trabalho.

Como juntar tudo – escolha prioridades e atribua blocos de tempo

Aqui está minha estratégia de ataque sugerida quando sua lista de “coisas a fazer” é longa:

• Escreva sua lista principal de “coisas a fazer” com tudo – ela vai tirar isso da sua cabeça e colocá-la na página, o que pode diminuir sua pressão arterial.
• Usando as perguntas acima, escreva seus três a cinco itens principais da semana em sua lista curta. Se você está preocupado por não ter a lista curta certa, peça ao seu chefe ou a um colega de confiança para validar. A ordem da lista pode ser menos importante do que saber onde seu foco deve estar e se ater a ele.
• Para cada coisa na lista, estabeleça uma estimativa de tempo para terminar toda a tarefa.
• Faça um calendário para uma semana ou um mês (alinhe com seus prazos de médio ou longo prazo) e anote os prazos para cada um dos três a cinco itens principais.
• Usando blocos de tempo que façam sentido para suas tarefas (sugerimos usar meio dia ou menos), bloqueie o tempo para seus principais itens. Esses blocos de tempo são estimativas, mas é um começo para mostrar como a semana/mês contém tempo suficiente para fazer todo o seu trabalho.
• Depois de mapear seus principais blocos de tempo, considere como marcar ainda mais os principais marcos para cada tarefa. Isso pode incluir:
  • Traduções e edição
  • Aprovações pela administração
  • Atualização de estatísticas e outros fatos importantes
• Depois de mapear sua semana, faça uma avaliação honesta: você consegue realizar suas principais prioridades? Se não, você precisa buscar uma segunda opinião sobre se seus produtos são muito ambiciosos ou precisa pedir ajuda?

Eu tenho minha lista e meu plano geral, mas ainda estou enlouquecendo - o que mais você tem para mim?

Outras sugestões que podem te ajudar:

• Para tarefas maiores, separe os elementos principais – escreva um esboço para um discurso, liste as estatísticas que você precisa obter, verifique se os tradutores estão disponíveis no fim de semana, se necessário.
• Se viável em seu trabalho, sinalize que você ficará offline por períodos específicos para fazer as coisas. Em seguida, feche seu e-mail, silencie seus serviços de mensagens e desligue seu telefone pessoal enquanto trabalha por um tempo definido.
• Algumas pessoas acharam o método pomodoro útil - pegue um cronômetro e permaneça na tarefa até que ele toque.
• Se você ainda não tentou analisar suas tarefas com a matriz urgente e importante , talvez queira dar uma olhada.

Muitos trabalhos têm listas de tarefas muito longas, mas com um pouco de estratégia, você pode mapear um caminho para uma lista gerenciável a cada semana.

👋 Você pode escrever um artigo como este! Compartilhe suas ideias com uma comunidade de servidores públicos. Saber mais

(Crédito da imagem: Pexels)