Como escrever briefings eficazes

• __ Esta postagem foi escrita por Alex Nicholson, Chefe de Segurança Nuclear Internacional e Multilateral do Departamento de Negócios, Energia e Estratégia Industrial do Reino Unido __ *

• ** O problema: ** Seu oficial sênior está encontrando um homólogo e você foi encarregado de redigir o briefing para esta reunião.

• ** Por que é importante: ** A reunião apresenta uma oportunidade para você avançar os objetivos de sua equipe.

• ** A solução: ** Elabore um briefing com um objetivo claro e uma estrutura coerente que flua naturalmente desse objetivo.

Elaborar briefings para altos funcionários e ministros é uma parte fundamental do papel de um funcionário público. Você pode ter que escrever um briefing por vários motivos diferentes, mas os componentes principais permanecem os mesmos. Você precisa ter um objetivo claro, um conjunto claro de 'pontos a fazer' para atingir esse objetivo e antecedentes suficientes para fornecer o contexto necessário para os 'pontos a fazer' e atuar como um recurso adicional para seu alto funcionário ou ministro para retirar, se necessário.

Como indivíduos que normalmente trabalham "no ritmo" com prioridades concorrentes, sempre há a tentação de redigir rapidamente e esperar que aqueles em sua cadeia de liberação incluam o que você perdeu e edite onde acharem adequado. Este artigo estabelecerá uma série de etapas que você pode seguir ao redigir um briefing para garantir que usará melhor o tempo disponível e redigirá com mais eficácia.

Então, você foi encarregado de redigir um briefing para um oficial sênior que está se encontrando com contrapartes de um parceiro internacional e você tem um dia para fazer isso. Seu primeiro passo deve ser considerar seus objetivos para esta reunião. O que você deseja alcançar e por quê?

“Este não é um exercício para você demonstrar que é um especialista na política, é para apoiar os‘ pontos a serem destacados ’. “

Resuma, resuma, resuma

Ao ser capaz de articular isso, você será capaz de garantir que isso esteja claro na mente de seu funcionário sênior e permitir que você redija um briefing que é enquadrado por ele e flui naturalmente dele. Como dica, eu escreveria este objetivo no início do seu briefing: “O objetivo desta reunião é atingir x”.

Com este enquadramento, agora você é capaz de esboçar os "pontos a serem destacados" para seu oficial sênior usar nesta reunião para cumprir seu objetivo. A boa prática é ter de três a quatro pontos para fazer que sejam concisos e direcionados. Como dica, eu sempre li isso como se você estivesse entregando, pois isso vai mostrar se o que você escreveu é muito prolixo.

Abaixo de seus pontos a fazer, você terá sua seção de antecedentes. A boa prática é ter um ou dois parágrafos curtos por 'pontos a fazer' que são novamente concisos e direcionados. Este não é um exercício para você demonstrar que é um especialista na política, é, em vez disso, para apoiar os ‘pontos a apresentar’. O seu funcionário sênior será capaz de lê-los e compreender o contexto por trás de cada ponto, ao mesmo tempo em que terá conteúdo adicional para utilizar, se necessário na reunião.

Você deve estar ciente de que seu oficial sênior receberá uma série dessas instruções todos os dias. Portanto, o seu deve ser claro e conciso. Evite adicionar conteúdo pelo simples fato de tê-lo - seu funcionário sênior sempre perguntará se você precisa de mais!

Aqui está uma lista de verificação a considerar ao redigir:

Objetivos:

• Você tem um objetivo claro?
• Por que esse é seu objetivo e o que você deseja alcançar com ele?
• Esta reunião é uma oportunidade para avançar os objetivos de seus colegas e, em caso afirmativo, por quê?
• Seu objetivo está claro no início do briefing?

** Pontos a fazer: **

• Eles são claros e concisos?
• Eles apóiam diretamente o objetivo?
• Eles são escritos no estilo que o seu oficial sênior prefere?

Fundo:

• Cada 'ponto a fazer' tem uma seção de fundo?
• Esta seção é clara e concisa?
• O conteúdo é relevante? Isso adiciona contexto para o funcionário sênior ou você está adicionando conteúdo apenas por causa disso?
• Esta seção pode ser usada pelo oficial sênior, se necessário, para obter "pontos" adicionais?

Em geral:

• O seu briefing é claro e conciso? Todo o conteúdo é relevante?
• Você já considerou quais informações você precisa de outras pessoas? Por que isso é importante? Isso permite que você cumpra os objetivos deles?
• Você pode ajudar a apoiar seus colegas dando uma primeira tentativa de rascunho de conteúdo e pedindo a eles que editem / apaguem?
• Você considerou seções adicionais para o seu briefing?
  • ‘Pontos defensivos’ ou ‘em caso de aumento’: essas seções buscam antecipar o que seus colegas podem levantar e garantir que seu oficial sênior tenha pontos reativos. Eles ficariam entre a seção de "pontos a fazer" e de "histórico"

(Crédito da imagem: Unsplash)

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