Como usar quadros brancos virtuais para colaborar

Este post foi escrito por Christina Bondi, Val Gaudreault, Zoe Langevin e Robyn Paton na Academia Digital da Escola de Serviço Público do Canadá.

• O problema: preencher a lacuna de colaboração em uma equipe virtual é difícil.

• Por que é importante: dar voz a todos e a chance de ser criativo é importante.

• A solução: quadros brancos virtuais com vários recursos podem ajudar.

Foto via Unsplash

O jogo é atemporal e universal. Mesmo os profissionais que trabalham podem tirar muito proveito do jogo. Ele abraça a experimentação e a iteração. Você pode mexer, testar, fazer alterações e testar novamente. Jogar também é prático. Você pode construir, organizar e compartilhar produtos tangíveis. Brincar é estimulante porque as pessoas são extremamente focadas e engajadas em um trabalho dinâmico e criativo. No Accelerator da CSPS Digital Academy , um intenso programa prático em que as equipes trabalham para resolver problemas reais de negócios, adotamos uma abordagem lúdica e ativa de aprendizado e colaboração usando quadros brancos virtuais.

Existem muitas ferramentas de quadro branco intuitivas e altamente visuais criadas com a colaboração remota e distribuída em mente. Ideias e conceitos complexos podem assim ser facilmente comunicados e compreendidos. A equipe do Accelerator da CSPS Digital Academy usou o Miro para atividades, apresentações, sprints de design, coleta de recursos e análise.

"Levamos a colaboração e a interação a outro nível e permitimos que participantes de diferentes filiais, departamentos e regiões aprendessem e trabalhassem juntos."

Funcionalidades divertidas

Há notas adesivas, comentários, formas, ícones, tabelas, gráficos, imagens, páginas da web e muito mais para mexer através de quadros brancos virtuais! É sobre criatividade e uma abordagem prática. Parece intimidante ou dá muito trabalho? Bem, não é o seu documento padrão do Word. É muito mais envolvente e requer algum tempo e abertura para explorar, mas o trabalho compensa.

Nação de colaboração

Participantes do acelerador se envolveram em um quadro Miro durante o workshop Como construir um backlog.

Quando as equipes passaram a trabalhar juntas virtualmente, queríamos reuni-las além de apenas uma chamada do Microsoft Teams. Quadros brancos virtuais garantiram que participantes de todo o Canadá pudessem participar de conversas, acessar o mesmo conteúdo e contribuir de maneira divertida e significativa. Levamos a colaboração e a interação a outro nível e permitimos que participantes de diferentes filiais, departamentos e regiões aprendessem e trabalhassem juntos.

Nossos quadros brancos virtuais serviram como espaços de coworking, onde os participantes podiam aparecer a qualquer momento e facilmente fazer brainstorming, documentar, trocar ideias, compilar recursos e co-construir conhecimento.

Os participantes tiveram muitas oportunidades para brincar e conhecer uns aos outros a nível pessoal e informal. Planejamos muitas atividades descontraídas e descontraídas para quebrar o gelo – como fazer um monstro e escolher uma música que melhor descrevesse seus sentimentos. Um quadro branco virtual não era apenas um espaço para trabalhar, mas também onde as pessoas se divertiam e construíam uma comunidade!

Obras-primas criadas na oficina Make a Monster

Lista de reprodução dos participantes para a fase de descoberta do programa Accelerator

O design

Sem muito tempo necessário ou habilidades de design pré-existentes, as pessoas podem criar artefatos visuais incríveis usando o Miro.

“Acho que é muito mais fácil seguir ou refazer as coisas com reparos visuais e lembrar de informações. Quando crio oficinas como essa, posso levar as pessoas a uma jornada em um mundo imaginário, longe do contexto governamental! Como meu cérebro está cheio de ideias e costumo "pensar" com imagens, o termo enquadramento de problemas era muito parecido com o jogo de pistas, onde você precisa encontrar o onde-quando-como! — Val Gaudreault (membro da equipe da Digital Academy e especialista em Miro)

Placa Miro inspirada no jogo de tabuleiro de pistas para o workshop Problem Framing

Nossas lousas virtuais ganharam vida por meio da participação ativa. Ver nossos quadros crescer e evoluir em tempo real foi emocionante! As pessoas também podem colaborar de forma assíncrona no Miro, pois o fácil acesso e a qualidade perene dele permitem que os participantes revisitem, façam alterações ou adições a qualquer momento.

Cada nota adesiva, comentário ou imagem está vinculada a um indivíduo. Olhando para um quadro branco virtual repleto de ideias, você pode ouvir as vozes daqueles que ajudaram a criá-lo. Nossos participantes deixaram sua marca pessoal e significativa em cada quadro e criaram uma colagem gigante de um quadro Miro juntos.

Os participantes compartilham seus comentários sobre nosso workshop Introdução ao Miro

Capacitando a propriedade

A equipe do Accelerator da CSPS Digital Academy pode ter estabelecido a base para a colaboração usando quadros brancos virtuais, mas nossos participantes certamente a construíram e a tornaram sua. Queríamos capacitar as pessoas a se apropriarem de seu aprendizado, criação e transformação. As equipes podem continuar trabalhando em suas tarefas depois, voltar mais tarde e discutir com outras equipes com a ajuda de quadros brancos virtuais.

Mapa de pessoas e mapa de empatia no workshop Miro for Problem Framing

Colaboração escalável

Foi importante para nossa equipe criar um espaço para os participantes colaborarem, brincarem, se divertirem e garantirem uma cocriação eficaz e eficiente ao trabalhar totalmente online. O Miro funcionou bem para nós, mas existem muitas outras ferramentas excelentes para explorar! Aprender uma nova ferramenta que envolvesse uma mudança para algo mais digital e visual pode ser intimidante. Mas com uma mente aberta e um pequeno compromisso de tempo, as pessoas entenderiam seu valor e gostariam de usá-lo.

Apenas para demonstrar a amplitude do que é possível com as ferramentas de quadro branco online, temos uma última coisa para compartilhar. Em uma única oficina, usando o Miro, usamos quase 5.000 post-its . Isso é um monte de adesivos! E isso é colaboração escalável!

Este artigo foi encurtado para Apolítico, leia a versão completa deste artigo e muito mais no blog de microaprendizagem da Academia Digital da Escola de Serviço Público do Canadá, Busrides.ca . Siga a Academia Digital no Twitter .

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(Crédito da imagem: Unsplash)