Este post foi escrito por Zoltán Vitus, Agile Coach, Federal Office of Information Technology, Systems and Telecommunication (FOITT), Suíça.

  • O problema: a sobrecarga no trabalho deve ser gerenciada adequadamente.

  • Por que é importante: impacta a motivação no trabalho e na vida pessoal.

  • A solução: fazer as coisas certas direito.

A maioria das pessoas não gosta de sobrecarga no trabalho. Alguns outros podem trabalhar e pensar melhor sob pressão. No entanto, qualquer sistema complexo que tenha que funcionar acima de 80% de sua capacidade por um período mais longo entrará em colapso . Pense assim: quem escalar acima de 7.000 metros de altitude eventualmente precisará de uma máscara de oxigênio para sobreviver.

Os funcionários do governo estão definitivamente expostos a tais situações, especialmente durante crises como a que vivemos nos últimos dois anos.

No Escritório Federal Suíço de Tecnologia da Informação, Sistemas e Telecomunicações (FOITT), implementamos medidas organizacionais e estruturas metódicas para lidar com essas questões.

Geralmente, é bom quando uma organização tem mais trabalho a ser feito do que a quantidade de recursos disponíveis. Isso nos motiva a priorizar, organizar e reorganizar em torno do valor do negócio. Portanto, “fazer as coisas certas da maneira certa” e envolver os clientes desde o início é o caminho inteligente a seguir. Estruturas ágeis leves, como o scrum, ajudam nesse esforço: o scrum master garante que as coisas sejam feitas da maneira certa e o proprietário do produto garante que as equipes estejam fazendo as coisas certas.

Batendo na parede

No entanto, como vivenciamos uma grande carga de transformações digitais em todos os órgãos governamentais, precisamos dimensionar e ampliar nossas capacidades internas (principalmente para “novos negócios”) contratando uma força de trabalho externa (principalmente para “negócios antigos”). Procuramos gerir este desafio capacitando os line managers (chamados de Chapter Leads) como profissionais especializados na gestão pura de pessoas da força de trabalho interna e externa, incluindo o estabelecimento de contratos-quadro de compras de médio e longo prazo.

Trabalhar de forma mais inteligente implica a priorização do trabalho e um balanceamento inteligente da carga. Isso pode ser alcançado adotando e adaptando estruturas ágeis leves centradas nos clientes (cidadãos e departamentos federais) e promovendo especialistas especializados em gerenciamento de pessoas e compras para eficiência, estabilidade e escala. É necessária uma forte cooperação com parceiros externos para a extensão flexível da força de trabalho. Estas são algumas das coisas que tentamos aqui na FOITT para manter funcionários e clientes satisfeitos. E começamos a ver alguns bons resultados: conseguimos formar novas equipes de scrum dentro de seis a oito semanas e conseguimos melhorar significativamente as pesquisas de satisfação do cliente sobre o desenvolvimento de produtos.

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(Crédito da imagem: Unsplash)

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