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David Kershaw, compras conselheiro do governo do Reino Unido, seria o primeiro a dizer você que, ao aceitar seu primeiro contrato de trabalho, ele não tinha ideia do que realmente significava aquisição.

Agora diretor da Delta Procurement, Kershaw começou sua carreira compras por escrever pedidos de compra à mão em papel carbono e enviar por fax aos fornecedores. Isso veio naturalmente e ele subiu na hierarquia, do governo local na costa sul da Inglaterra ao topo do serviço público do Reino Unido.

Tendo trabalhado no Government Digital Service, no Cabinet Office e no Foreign Office do Reino Unido, ele se tornou um defensor de compras francas, reescrevendo as regras do que significava ser uma "pessoa de compras". Aqui, ele discute onde as aquisições estão indo mal, quais habilidades são necessárias para fazê-lo de maneira diferente e como falar melhor sobre o que você está fazendo como funcionário público trabalhando em [contracting](https://apolitical.co/solution_article/ super-power-procurement-four-way-open-contracting-is-making-cities-smart /).

Se você olhar para o setor de compras, o que você diria que são os elefantes na sala - os problemas dos quais ninguém está falando?

O primeiro elefante para mim no setor de compras governamentais é a hierarquia, que você encontra em qualquer organização governamental. Há pessoas tentando fazer algo sobre isso, por meio do One Team Gov movimento.

Outro elefante na sala é nossa compreensão do mercado do qual estamos comprando. Você nunca conseguiria que as pessoas em sua casa fizessem um trabalho para você sem ter pesquisado adequadamente de antemão. Por que é diferente com o dinheiro de outra pessoa?

Outro elefante na sala é a nossa franqueza. Parte da aquisição é ser aberto, justo e transparente. Existem muitos regulamentos, leis e políticas que você deve conhecer. Digo a todos com quem falo: conhecer todos os regulamentos não é o mais importante. O importante é que tudo o que você fizer seja aberto - dando a todas as entidades devidamente qualificadas a oportunidade de apresentar propostas.

Ainda não somos bons em ser transparentes. Refleti sobre isso e, em resposta, criei um movimento chamado #ProcurementHour, que executo no Twitter. Existem muitas pessoas que têm dúvidas sobre compras: cidadãos, usuários, compradores e fornecedores. Dá-lhes espaço para fazer essas perguntas e obter respostas.

Quais são as habilidades de que você precisa para acertar as compras? Como você reconhece esses problemas e como os transcende?

Conheça o seu mercado e saiba o que está comprando. Conheça os serviços, os produtos e a cadeia de abastecimento desse mercado. Saiba quanto custam as coisas. Conheça bem o processo de aquisição da sua organização. Conheça os limites de gastos, saiba quantas propostas você provavelmente receberá. Saiba quando e como os regulamentos se aplicam.

Se você não conhece seu mercado, saia e conheça seu mercado. Mas seja aberto sobre isso. Faça um blog sobre isso! Tweet sobre o que você fez. Realize eventos. E conte às pessoas o que foi discutido.

"Deixe os estranhos entrarem. Ouça-os. Aplique seus pensamentos e experiências."

Envie um tweet dizendo: “Sou o líder digital do departamento de fulano de tal. Na próxima semana, vou realizar um evento em tal e tal lugar. Qualquer um está livre para vir. ” Exponha-se enquanto edita coisas confidenciais: números, números ou nomes. Deixe os estranhos entrarem. Ouça-os. Aplique seus pensamentos e experiência.

E outra habilidade importante: familiarize-se com a cultura rapidamente. Embora esteja 36 ° C hoje em Londres, você verá que estou vestido de terno e gravata. Isso porque trabalho no Foreign and Commonwealth Office do Reino Unido, e essa é a cultura deles. Mas se eu estivesse em uma equipe digital em outro ambiente, estaria usando jeans e uma camiseta.

O pessoal de compras costuma estar do lado de fora, mas não precisa estar. Se a [cultura] da equipe (https://apolitical.co/solution_article/we-need-to-talk-about-the-passive-aggressive-culture-in-government/) for tomar uma cerveja, saia com eles - você não precisa realmente beber a cerveja, mas precisa estar presente. Se a cultura da sua equipe é levantar da mesa diariamente às 10 horas, junte-se a ela e tire suas dúvidas.

Se você estivesse aconselhando um governo fora do Reino Unido a reconstruir seu sistema de aquisições, quais seriam as três coisas que você diria a eles para fazer?

Você tem que envolver sua equipe de compras desde o dia zero. Compartilhe as boas práticas de trabalho e deixe os estranhos saberem a cultura com a qual estão trabalhando. Dê ao pessoal de compras a oportunidade de contar a outros membros da equipe um pouco sobre as compras, para que não fique isolado. Diga, “isso é o que é aquisição, essas são as regras, mas somos bem-vindos a desafios”.

"Como uma pessoa de compras no governo, você não está entregando os códigos nucleares. Comemore seu sucesso. Diga como você entregou algo bom para o governo e economizou algum dinheiro."

Protótipos são bons. Não tema o protótipo porque não é o produto acabado. Existe uma palavra mágica chamada “rascunho”: use-a.

Certifique-se de que sua estrutura de governança seja adequada ao propósito. Não gaste três horas em uma reunião de governança em um contrato que está custando apenas £ 10.000. Seja flexível: experimente governança pop-up \ [uma estrutura de governança que existe apenas para um projeto ou propósito específico, que pode ser desmontada após o término do projeto ]. Você também pode tentar a governança liderada por pares, verificando informalmente seus colegas em vez de passar por um conselho formal.

Observe os princípios Agile: pessoas sobre processos. Pense com simplicidade.

Esse é um dos seus princípios-chave. Como podemos encorajar os servidores públicos a valorizar a simplicidade?

Dê a eles liberdade. As pessoas no governo são inteligentes e experientes. Eles passaram por todos esses processos de verificação para serem os melhores dos melhores. Deixe que eles continuem com isso.

Deixe as pessoas aprenderem sobre outras coisas. Permita que eles tenham uma rede: dê-lhes força e amplitude para que aprendam com os outros.

Como responsável pelas compras no governo, você não está revelando os códigos nucleares. Comemore seu sucesso. Diga como você entregou algo bom para o governo e economizou algum dinheiro.

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Ao sair de nossa conversa, refleti sobre a filosofia de Kershaw. A seu ver, as pessoas, e não os processos, eram os principais motores de uma aquisição eficaz. As regras eram importantes, mas não eram tudo.

Naquela noite, eu entrei no Twitter e fiz uma pergunta para a comunidade #ProcurementHour de Kershaw: Se você pudesse dar uma habilidade de compras para cada servidor público, o que você ensinaria a eles?

Em minutos, fui inundado com respostas. Houve Alison Smith (@PurchasingCoach), que me disse que adoraria que os funcionários públicos fossem encorajados a encontrar insights dentro dos dados, “procurando o padrões e cavando neles para descobrir os diamantes escondidos dentro ”.

Habilidade para dar a todos: obter insights de dados, em vez de tomá-los pelo valor de face - procurando os padrões e investigando-os para descobrir os diamantes escondidos em [#ProcurementHour](https://twitter.com/hashtag/ProcurementHour? src = hash & ref_src = twsrc% 5Etfw)

Poss Apostolou (@I \ _am \ _Poss), anteriormente do UK Government Digital Service e agora COO em uma empresa GovTech, disse que dê aos funcionários uma dose de paciência. Ele enfatizou que se a aquisição envolve valor, isso não "simplesmente acontece" e não é rápido.

Eu daria aos funcionários uma dose de paciência. Aquisição é uma questão de valor. O valor não acontece simplesmente. Nem é rápido. Igualmente. Os profissionais de compras precisam entender melhor seus usuários

Um usuário chamado @ProcurementPunk descaradamente me disse que preferia que os funcionários públicos tivessem um diploma em compras ou faliriam.

Kershaw finalizou, ecoando uma sugestão de Apostolou. “O pessoal de compras precisa entender melhor seus usuários”, escreveu ele. Pessoas sobre processos, novamente. - Emma Sisk

A entrevista foi condensada para maior clareza.

\ [Crédito da foto: Unsplash / William Iven ]