Como fazer eventos remotos

17 dicas de crowdsourcing para quem trabalha no bem público com insights da ciência comportamental

Como uma empresa online, a A Political passou anos experimentando maneiras de envolver e apoiar efetivamente nossos membros por meio de aprendizagem social, reuniões e eventos online.

Em nosso Guia Como fazer eventos remotos, compilamos nossas próprias dicas para realizar eventos virtuais juntamente com aqueles que contribuíram com nossa rede mais ampla.

Essas dicas de crowdsourcing são especialmente voltadas para servidores públicos. O guia fornecerá uma maneira útil de começar a planejar e realizar eventos virtuais durante este período desafiador e além. Muitas de nossas dicas, insights e recursos também podem ser aplicados a eventos offline.

Neste guia você encontrará:

• Dezessete maneiras de organizar e realizar um evento virtual de sucesso
• Os benefícios ocultos dos eventos virtuais
• Insights sobre ciência comportamental que você pode integrar em seu evento

Quadro Geral

Vantagens virtuais — Clima, saúde e produtividade: Há vantagens em eventos exclusivamente virtuais. Vimos que os eventos remotos podem, quando bem realizados, ser uma forma mais democrática de unir as pessoas. Eles são mais inclusivos e definitivamente mais acessíveis – você não pode ter seu visto negado e não precisa de um orçamento de viagem para participar de um evento online. Do ponto de vista ambiental, quanto menos dependermos de viagens aéreas para a realização de eventos, melhor. Mais reuniões virtuais também podem fazer com que as pessoas passem menos tempo longe da família, sejam mais saudáveis ​​e até aumentem a produtividade.

Temos muita escolha? Online é o novo normal. Mas se os utilizarmos de forma inteligente, podem oferecer uma grande melhoria a todas as nossas vidas profissionais para além da época do vírus. Já há muito a ser escrito sobre esta crise, acelerando o “Futuro do Trabalho”. Podemos recomendar fortemente o livro ‘Remote: Office Not Required’ de David Heinemeier Hansson e Jason Fried e o preço parece justo:

Privacidade

Ao utilizar ferramentas de conferência digital, todos os usuários devem ler a política de privacidade da plataforma. O Zoom recentemente foi examinado por algumas de suas práticas de privacidade, mas desde então tem trabalhado para restringir partes de sua política.

17 dicas resumidas

1. Por que realmente realizar o evento? O que este evento permitirá que você ou outras pessoas façam que você não poderia fazer antes, e vale a pena gastar energia? Caso contrário, descarte-o ou redesenhe-o.
2. Maximize o 'antes': O 'antes' do evento pode ser tão importante quanto o próprio evento.
3. Zen domine sua tecnologia e ferramentas: Use boa tecnologia (usamos Zoom, mas outras também são boas: Google Hangouts, Microsoft Teams, WebEx, BlueJeans) - e saiba como usá-la.
4. Compartilhe a dor do fuso horário: Apoie seus colegas e parceiros não forçando ninguém a aparecer à meia-noite todas as vezes.
5. Limitar as não comparências: O envio de convites de calendário e uma agenda clara e convincente que sinalize a participação do público pode ajudar a limitar as não comparências.
6. Use um espaço silencioso: Escolha um espaço silencioso e bem iluminado e você ganhará pontos extras por ótimos cenários visuais.
7. Agenda Ninja: O fluxo do seu evento deve ter um modelo lógico claro e sempre conectado aos seus objetivos e resultados desejados.
8. Prepare seus apresentadores para cantar (não literalmente, mas figurativamente): Ajude os palestrantes, às vezes com mão gentil, mas pesada, a preparar seus pontos para que fiquem claros e se encaixem no tempo alocado.
9. Não estique, mas alongue: nunca vá mais de 90 minutos seguidos, faça pausas quando puder e alongue-se se puder... literalmente. 60 minutos é o máximo recomendado, mas mais curto pode ser mais doce e melhor.
10. Esteja preparado para confusões tecnológicas: a tecnologia vai dar errado, então fique calmo, faça backup e ria um pouco (ou muito).
11. Moderação é a chave: você precisa de um moderador de eventos excelente, confiante e emocionalmente inteligente (gostamos de chamá-los de DJs), que também tenha conhecimento suficiente do assunto e das pessoas para juntar as peças do quebra-cabeça com graça.
12. Seja interativo, inclua cola social e inclusão: você terá um evento melhor se as pessoas se sentirem engajadas e ouvidas – use ferramentas como enquetes e caixas de bate-papo. Quando for apropriado, não tenha medo de ir para o lado pessoal – especialmente agora, quando a segurança e a saúde dos entes queridos são a principal preocupação.
13. Ótimos recursos visuais: as pessoas aprendem melhor por meio de recursos visuais – prepare infográficos e fotos, mas só os use se forem excelentes.
14. Espontaneidade planeada: A agenda é uma diretriz, não uma lei – ajuste conforme necessário em termos de tempo e conteúdo – especialmente se um momento inovador se apresentar. Um bom moderador fará isso naturalmente.
15. Bem anotado: faça anotações ao vivo e de código aberto (onde outras pessoas também podem contribuir). O Google Docs é ótimo e permite e incentiva todos a contribuir.
16. Acompanhamento 24 horas por dia: Compartilhe quaisquer pontos e recursos importantes (incluindo recursos visuais) e forneça um link para a gravação e/ou transcrição do bate-papo, quando relevante, para os participantes dentro de um dia.
17. Níveis (apropriados) de diversão e humor ajudam: Estamos todos juntos nisso. Você pode manter o evento profissional e também pode ser profundamente humano, leve, caloroso e divertido. A pesquisa mostra que a brincadeira e a diversão extraem o melhor das pessoas – mesmo, ou especialmente, nos momentos mais difíceis.

17 dicas com mais detalhes

1. POR QUE FAZER O EVENTO?

Nós sempre nos esforçamos para escrever um propósito claro com os objetivos correspondentes e os resultados desejados para qualquer evento que estamos organizando, seja online ou offline, uma vez que eles podem ser incorporados posteriormente à agenda escrita.

Em primeiro lugar, decidimos o propósito: Para que se destina o evento? É para orientar decisões, construir confiança ou influenciar (quem fará o quê)?

Em segundo lugar, definimos os objetivos específicos e os resultados concretos do evento.

Isso se torna a base para todo o resto. Pode e provavelmente deve ser curto – geralmente não mais do que meia página.

TIPO DE EVENTO

COMPONENTES CHAVE

Tomando uma decisão

* Compartilhe informações importantes com antecedência (embora você não possa presumir que as pessoas lerão coisas, a menos que essa cultura seja realmente construída) * Tenha um Documento Google aberto e incentive as pessoas a acompanhar e/ou contribuir * Use o evento para esclarecer fatos/ideias * Considere grupos de discussão * Use o evento para gerar consenso ou votação (pode ser feito anonimamente com a tecnologia desejada) * Acompanhe imediatamente as decisões por escrito via e-mail e/ou Google Doc

Construção de confiança

* Compartilhe biografias com antecedência (se relevante) * Incentive interações pessoais e profissionais * Ofereça oportunidades para as pessoas conversarem umas com as outras por vídeo com a maior frequência possível * Considere grupos de discussão

Compartilhamento de informações

* As informações devem ser compartilhadas por escrito antes do evento * Enquadre a teleconferência como um lembrete de informações e esclarecimento de dúvidas * Suponha que as pessoas não leram as informações ou as leram com atenção * Tenha o Google Doc aberto e incentive as pessoas a segui-las acompanhe e/ou contribua * Use o porta-voz certo/especializado para fornecer informações. Isso é chamado de efeito mensageiro. Leia mais sobre isso por meio de insights da ciência comportamental – Apêndice A * Acompanhe imediatamente informações novas ou esclarecidas por e-mail e/ou Google Doc

Influenciando (quem fazer o quê)

* Ter a câmera ligada é crucial se você puder * Siga as ideias gerais para influenciar – consulte o Apêndice A

Tabela 1: Alguns tipos de eventos com os principais componentes correspondentes a serem considerados.

BÔNUS - QUEBRAS:

Dependendo do tamanho e duração do evento, você pode, e talvez deva, integrar breakouts virtuais. Como? Designe grupos apropriados de pessoas com seu próprio link de vídeo e peça-lhes que se reúnam como um grupo menor e depois voltem para o grupo maior. Eles podem ter um Google Doc como quadro branco virtual. Ao reportar ao grupo maior, lembre-se de dar boas instruções aqui, caso contrário alguém dirá: “Ele disse isso, e então ela disse aquilo...'' Isso não ajuda. Em vez disso, peça às pessoas que relatem os três principais pontos de acordo e os principais pontos de desacordo, ou qual foi a coisa mais contra-intuitiva que surgiu na ruptura. Novamente, tudo depende dos objetivos do evento.

2. MAXIMIZE O 'ANTES'

Um evento é muito mais do que o evento em si – é o envolvimento com oportunidades que surgem antes, durante e depois. Isso significa que o planejamento, suas habilidades de comunicação e organização deixam uma forte impressão e podem impactar positiva ou negativamente o evento antes mesmo de você clicar em 'participar'. Susan McPherson, CEO e fundadora da McPherson Strategies sugere que “os eventos de maior sucesso permitem que os participantes se conectem antes do início real. Quaisquer oportunidades para o anfitrião criar comunidades antecipadamente irão melhorar a experiência para todos.”

Às vezes, o objetivo do evento pode ser alcançado apenas planejando o evento em si (embora você ainda precise realizá-lo). Por exemplo, simplesmente reunir duas pessoas que normalmente não se conectariam pode criar uma nova parceria. Suzanne Ehlers, CEO do Fundo Malala e Marius Möhler, LEAD também recomendam agendar uma reunião de “trabalho e preparação por conta própria” antes do evento propriamente dito, para reforçar a natureza crítica do pré-trabalho nesta nova circunstância.

3. ZEN DOMINE SUA TECNOLOGIA E FERRAMENTAS

Mudar para um software de videoconferência dedicado, como o Zoom, aprimorará a experiência dos participantes e oferecerá todas as funcionalidades que um anfitrião ou moderador precisa para realizar um evento eficaz com absoluta segurança profissional (exceto teletransporte... ainda). Confira as diferentes opções no Zoom. Existe uma versão gratuita com o básico, mas recomendamos obter a versão paga com recursos, se possível. Além disso, o Zoom possui números de telefone internacionais caso o acesso pelo link da web não seja possível.

BÔNUS - FACILITE AS PESSOAS:

Um ponto que surgiu ao solicitar feedback de outras pessoas é que algumas contrapartes do governo podem precisar dar um salto de fé ao usar novas ferramentas de videoconferência. De acordo com Andrew Collingwood, um truque simples é apresentar a nova plataforma com apenas uma pessoa do lado do governo, para que eles se sintam mais confortáveis ​​​​e familiarizados com o Zoom ou similar. Mais tarde, haverá mais adesão quando houver um evento virtual maior, pois é mais fácil ver os benefícios de usar a ferramenta.

4. COMPARTILHE A DOR DO FUSO HORÁRIO

Na A Political, a alegria do nosso trabalho é que colaboramos com governos (170 deles) e equipes de todo o mundo — mas isso significa interagir com vários fusos horários diferentes. Reconheça que de vez em quando um evento terá que acontecer em um horário pouco social e trabalhe para torná-lo justo. Se o seu colega australiano precisar estar online às 22h em uma semana, o evento deverá ocorrer em um horário que seja adequado para ele na semana seguinte. Este é um bom criador de carma.

5 LIMITE DE 'NÃO COMPARECIMENTO'

Você pode limitar o não comparecimento de várias maneiras: • Ter a reputação de ser uma organização excelente em eventos virtuais. • Tenha uma agenda clara e interessante que sinalize que haverá interação e consiga ótimos apresentadores. Isso não significa necessariamente grandes nomes, mas sim nomes relevantes para o seu público. • Envie um convite de calendário com detalhes de vídeo/chamada aos participantes que confirmarem presença no evento. Inclua a agenda, material de referência relevante, qual software você está usando e se será necessário baixar plug-ins ou aplicativos especiais para participar. Especifique que se estiver fazendo uma sessão interativa, um smartphone não será suficiente. Uma dica é enviar o convite para começar 5 minutos antes do horário real de início. • Envie um lembrete por e-mail com 24 horas de antecedência com todas as informações e atualizações relevantes. • Para os participantes confirmarem presença, a Eventbrite pode ser uma boa amiga e exigir menos administração de você.

6 USE UM ESPAÇO TRANQUILO

Use uma sala silenciosa adequada (um fundo memorável é inteligente) e teste seu som antes do início do evento (faça isso também com seus apresentadores – falaremos mais sobre isso mais tarde).

BÔNUS - SILENCIE-OS:

A boa notícia sobre o Zoom é que se o apresentador ou os participantes não souberem como usar a função mudo, você poderá silenciá-los! Todos vocês já estiveram em uma ligação com ruídos de fundo perturbadores e às vezes hilários: crianças, cachorros e música ruim dos anos 80.

7. AGENDA NINJA

Escreva uma agenda detalhada com um modelo lógico claro que se conecte aos seus objetivos e obtenha a adesão do apresentador. Certifique-se de que a agenda seja projetada para introvertidos (que precisam de tempo para pensar) e extrovertidos (que adoram contribuir, mas podem excluir os outros). Fazer perguntas na caixa de bate-papo ajuda. Mais importante ainda, estabeleça suas expectativas para todos em termos de tempo e faça com que as pessoas cumpram isso. Tenha cuidado para não agendar demais ou ter muitos tópicos. Dê espaço para respirar, refletir e ser espontâneo. Ninguém jamais ficou chateado com um evento que terminou cedo.

TEMPO

CONTENTE

OBJETIVO

10 minutos antes

A verificação de som com os apresentadores e o moderador incentiva os participantes a se apresentarem na caixa de bate-papo ao entrarem.

Construindo conexões

0-10 minutos

O moderador faz uma introdução e expõe as diretrizes do evento. Inclua uma pergunta de enquete para incentivar a participação.

Construindo conexões

10-30 minutos

Os apresentadores se apresentam brevemente e fazem uma palestra de cinco minutos cada.

Partilhando informação

30-35 minutos

O moderador extrai comentários importantes de cada apresentador, lança uma pergunta de enquete e incentiva os participantes a fazerem uma pausa prolongada.

Partilhando informação

35-55 minutos

Perguntas e respostas moderadas, começando com perguntas enviadas pelos participantes com antecedência e passando para perguntas e respostas ao vivo com perguntas na caixa de bate-papo.

Compartilhando informações e construindo conexões

55-60 minutos

Observações finais e pergunta final da enquete.

Construindo conexões e solidificando informações

Tabela 2: Exemplo de agenda de eventos, incluindo conteúdo e orientação para objetivos de evento pré-estabelecidos.

8. PREPARE SEUS APRESENTADORES PARA CANTAR

(não literalmente, mas figurativamente)

Aviso – esta é muitas vezes a parte mais difícil.

Os apresentadores podem adicionar informações valiosas ao seu evento, mas especialmente quando você estiver on-line, ajude-os a tornar o que dizem importante e a fazê-lo de maneira eficaz e eficiente. Muitas vezes, menos é mais, mas isso é difícil para os especialistas (especialmente aqueles que estão trancados em seus escritórios atualmente) e fazem tudo o que podem para prepará-los para o sucesso. Todo mundo ganha. Veja os insights da ciência comportamental no Apêndice A.

Faça apresentações memoráveis: O moderador apresentará os apresentadores. Antes do evento, gostamos de pedir às pessoas que nos contem algo sobre si mesmas que não esteja óbvio em suas biografias e que orienta seu trabalho ou pensamento. Nunca leia a biografia completa de alguém. Muito chato. Em vez disso, envie biografias com antecedência aos participantes e poste links no chat. Isso é sempre muito poderoso e memorável.

EXEMPLOS

Uma vez incluímos na introdução de um ministro o motivo pelo qual ele usa turbante (e ele é de um país onde isso não é comum). Acabou sendo uma janela profunda para entender por que ele defende os oprimidos. Ele nos contou que era apenas a segunda vez que contava essa história.

Outra vez apresentamos um ministro que tem sobrenome de uma única letra. Ele compartilhou como os serviços digitais são difíceis de usar, já que a maioria dos formulários governamentais exige pelo menos duas entradas de caracteres. Essa experiência levou-o a querer reformar rapidamente a experiência digital geral para todos os cidadãos.

O que eles deveriam dizer?: Damos aos palestrantes perguntas específicas para responder e/ou um mandato que seja tão claro quanto possível sobre o que queremos que eles cubram e por quê. Em geral, lembramos aos apresentadores que o ideal é ter um ou dois pontos principais e dois a três pontos de apoio/anedotas/etc. por ponto. Claro, isso nem sempre funciona dependendo do tema ou objetivo do evento. Solicitamos pontos de discussão com antecedência para ajudar a direcionar o foco e a utilidade de seus comentários e para garantir que eles se encaixem no tempo alocado. Isto pode parecer um pouco pesado, mas achamos que a contribuição aumenta muito a eficácia dos eventos e, no final, os palestrantes ficam gratos pela preparação.

Formatos dinâmicos: Muitas vezes, melhor do que a tradicional (muitas vezes enfadonha) abordagem “round-robin” para os apresentadores, gostamos de misturá-la com um formato muito dinâmico. No Apêndice B está o texto e o roteiro do e-mail que compartilhamos antecipadamente com os apresentadores na Reunião Anual do Fórum Econômico Mundial em Davos, em janeiro de 2020 (o roteiro também funciona para eventos online). Em seguida, os mantivemos firmes com um ótimo feedback. Este não pretende ser um estilo de script rígido e rápido, mas apenas uma ideia para compartilhar para as pessoas expandirem ou compartilharem formatos dinâmicos totalmente diferentes.

Ensaio geral com apresentadores: Recomendamos fortemente uma videochamada (checagem técnica) ou telefone para conversar sobre o evento com os apresentadores. Isso ajudará a deixar todos à vontade. Certifique-se de que o apresentador tenha um bom fone de ouvido para reduzir o ruído de fundo ou para evitar que ele tenha que se inclinar muito perto da câmera para ser ouvido, caso contrário, todos verão os pelos do nariz. Um de nossos colaboradores, Andrew Collingwood, nos disse que em seus painéis presenciais eles sempre fazem briefings baseados em conversas individuais. “Esse tipo de briefing é uma espécie de arte perdida. Imagino que para painéis e eventos virtuais isso possa ser igualmente valioso, garantindo que haja um entendimento e uma estrutura comuns para o painel que possa então evoluir e serpentear quando acontecer. Basicamente, constrói uma base mais forte.”

BÔNUS - APRESENTADORES ANTECIPADOS:

Peça aos apresentadores para participarem da teleconferência com pelo menos 15 minutos de antecedência para que não haja problemas com a tecnologia. Esteja preparado, pois haverá alguns madrugadores ansiosos que não serão os apresentadores - lembre-se de dizer oi para eles!

## 9. NÃO ESTICA, MAS ESTICA

Idealmente, os eventos online NÃO duram MAIS DE 60 minutos. Se for mais longo, nunca faça as pessoas sentarem-se por mais de 90 minutos para garantir o foco e qualquer apresentação individual não deve durar mais de 15 minutos, se possível, de preferência mais curta. Se puder, tente fazer alguns intervalos para alongamento ou caminhada, onde todos os participantes possam ter dois minutos para pegar um pouco de água ou uma xícara de chá, ou sacudir à la Taylor Swift. Sabemos que parece cafona, mas as pessoas, mesmo que não o façam, realmente apreciam.

10. ESTEJA PREPARADO PARA O TECH SNAFUS

Se você já gravou um vídeo com sua avó, estará acostumado com falhas de rede não tão esporádicas, problemas de WiFi e problemas de som, e deve estar preparado para os mesmos problemas ao mover seus eventos para o controle remoto. Num evento recente, um alto funcionário do governo ficou sem dados a meio de um grande discurso e ficou offline até pedir emprestado o telefone de alguém – ninguém está imune aos perigos da tecnologia! Fique calmo – todo mundo espera isso.

Você deve ter um anfitrião (alguém que seja o grande mestre da tecnologia) e um moderador separado para o seu evento.

Se usar o Zoom, os participantes também podem discar usando o telefone, então ofereça essa opção no início, caso a linha caia (mesmo que você já tenha compartilhado antes).

E sempre temos um plano alternativo, como um laptop sobressalente, e usamos o humor enquanto as coisas vão se resolvendo.

11. MODERAÇÃO É CHAVE

Você precisa de um moderador excelente, confiante e emocionalmente inteligente (gostamos de chamá-los de DJs), que também tenha conhecimento suficiente do tópico e dos principais participantes para juntar as peças do quebra-cabeça com graça. Eles devem definir as regras do evento desde o início (por exemplo, como chamar a atenção do moderador), para garantir que o evento corra bem e que todos estejam incluídos.

Um de nossos colaboradores, Marius Möhler, também sugere o uso de um co-moderador para sessões muito interativas. Isso pode até ajudar a aprimorar as habilidades de alguns de seus colegas para que vocês possam se revezar na moderação de eventos.

BÔNUS — TIME CZAR POR IPHONE:

O moderador precisa ser o czar do tempo e será respeitado por isso se o fizer bem. O moderador pode mostrar a contagem regressiva na tela apontando o cronômetro do smartphone para a câmera. Robin Hodess, do B-Team, usa o som do 'chilrear dos pássaros' para avisar ao palestrante que o tempo acabou. Informa o apresentador e adiciona pressão (amigável) ao grupo para não ultrapassar o tempo.

12. SEJA INTERATIVO

Incluir cola social e inclusão

Se bem feitos, os eventos online oferecem excelentes oportunidades para mais inclusão (e talvez até mesmo para remover alguns preconceitos conscientes e inconscientes), pois o moderador fica mais ciente de quem está falando e quem não está com a “Visualização da Galeria”. Embora não haja dúvidas de que você deseja que seu evento online seja profissional, é extremamente importante construir interações sociais e pessoais para criar conexões mais fortes e aumentar a confiança entre os participantes.

O tempo cara a cara é divertido (principalmente): para eventos grandes e baseados em discussão, faça com que pelo menos todos acenem olá no início e depois digam um rápido adeus no final se a largura de banda for um problema. Isso cria um melhor envolvimento entre os participantes e permite que eles se sintam mais conectados uns com os outros. Os apresentadores ativos devem ter o vídeo ligado enquanto falam.

Apresentações: Convidamos os participantes a se apresentarem (de onde são, suas organizações e o que fazem) no chat assim que entrarem. Encorajamos todos a aparecerem também como “pessoas reais”, em vez de exigirem uma atmosfera excessivamente profissional, porque descobrimos que isso inspira conversas mais profundas e eficazes. Fazemos isso fazendo perguntas para quebrar o gelo, como:

• Numa escala de um a dez, sendo dez alto e um baixo, quão otimista você está sobre o estado do mundo, e diga por quê? • O que você está lendo atualmente que não está relacionado ao trabalho? Qual é a sua conclusão de uma palavra?

Observe a prática de fazer com que as pessoas restrinjam suas respostas em uma palavra. Por que?:

• Demora menos tempo; • Força as pessoas a editarem até um sentimento ou ponto claro; e • É mais memorável do que blá, blá, blá.

Essa também é uma ótima maneira de sentir o humor dos participantes. Se você tiver um grupo grande, peça às pessoas que respondam via chat e peça ao moderador que narre e resuma as respostas. Pequenos grupos podem fazer isso por vídeo, rapidamente, um por um com voz e vídeo. O moderador sempre pode voltar a uma palavra usada por alguém e pedir que expanda.

Perguntas e respostas: podem ser complicadas. Muitas vezes as pessoas não fazem perguntas, elas fazem declarações. É por isso que preferimos que as perguntas sejam postadas no chatbox. O moderador terá mais controle e poderá ver: 1. Quem fez a pergunta primeiro ou 2. Se há agrupamento de perguntas. Uma de nossas colaboradoras, Stacey Featherstone, do Facebook disse: “Com os participantes podendo votar nas perguntas e o apresentador escolhendo as três primeiras, isso agrupa as perguntas e rastreia as que ficam sem resposta para acompanhamento posterior”.

BÔNUS — MÃO LEVANTADA VIRTUAL:

Outra opção, se você estiver disposto a responder perguntas e respostas verbais por participante, é pedir-lhes que levantem a mão virtualmente na caixa de bate-papo. É uma função inteligente e ajuda o moderador a acompanhar.

Enquete/Votação: Conforme mencionado, o Zoom oferece opções de enquete que você pode usar para envolver os participantes no início, meio e final do evento. Depois que as pessoas votarem, você poderá compartilhar os resultados com os participantes. Usamos essa função para obter uma base sobre os conhecimentos, pensamentos dos participantes, etc. e tentamos sempre fazer uma pergunta pré-pós para ter certeza de que avançamos em termos de clareza, aprendizado e muito mais.

Faça com que eles se comprometam: recebemos ótimos comentários pedindo às pessoas que assumissem um compromisso/definissem uma intenção publicamente no chatbox e em nosso site. De acordo com a ciência comportamental, quando as pessoas assumem compromissos publicamente, é mais provável que os cumpram. Em seguida, enviamos a eles um lembrete duas semanas depois para ver se eles fizeram isso.

Todos sentados à mesa: Mais uma vez, e mais importante, o chatbox torna o seu evento mais democrático, incentivando aqueles que acham que não deveriam 'perder tempo' no evento a contribuir. todos estão ao redor da mesma mesa e não há ninguém sentado na última fila. Fique atento a quem você NÃO considera envolvente.

Acessibilidade: Tornar os eventos online mais acessíveis para pessoas com deficiência deve ser uma consideração vital, tal como seria com um evento presencial. Antes da reunião, você deve verificar se algum dos participantes tem alguma necessidade de acessibilidade. Inclua uma linha no convite que convide quem entrar em contato caso necessite de algum ajuste. O Zoom, por exemplo, possui legendas ocultas que podem ser atribuídas pelo anfitrião a qualquer participante para digitação para participantes que possam ter deficiência auditiva.

Brainstorming interativo: pode ser difícil replicar a experiência de um brainstorming presencial de alta intensidade ou de uma sessão de post-it online. Embora provavelmente não haja correspondência para a experiência “na vida real”, ainda é muito possível fazê-lo com ferramentas online como o MURAL ou através do uso de um Documento Google, no qual todos podem contribuir em tempo real.

Chatbox: Recebemos muitas sugestões sobre o uso do chatbox. Alguns podem dizer: “Uau, se as pessoas estiverem sempre olhando e interagindo com o chatbox, ninguém ouvirá os apresentadores/apresentações”. É verdade que a multitarefa pode ser ruim. Mas há uma compensação entre promover o envolvimento e pedir às pessoas que olhem para uma tela – e, francamente, se você não envolver as pessoas, elas podem estar apenas lendo seus e-mails ou navegando na web. Você leu a pesquisa sobre a capacidade de atenção das pessoas. O moderador pode chamar a atenção das pessoas para os apresentadores em momentos críticos/mais importantes. Eles podem até dizer: “Vamos fazer uma pausa no chat agora para nos concentrar nas contribuições importantes do nosso apresentador”.

Exemplos de ótimos recursos visuais sobre a Covid-19 da Information is Beautiful

13. GRANDE VARA VISUAIS

90% das informações transmitidas ao cérebro são visuais e 40% das pessoas respondem melhor aos recursos visuais do que ao texto. Incentive ou apoie seus apresentadores a compartilhar ótimos recursos visuais quando relevante - como um infográfico - com pouco texto e fotografias ou gráficos poderosos. Verifique os recursos visuais antes de usá-los e descarte-os se não forem bons (ou ajude-os a torná-los excelentes). Também recomendamos que você, e não eles, faça o compartilhamento de tela dos recursos visuais (evita muitos possíveis soluços).

BÔNUS - SEM VÍDEOS SOBRE VÍDEO:

Tentamos várias vezes transmitir vídeo pelo Zoom e nunca funcionou bem. Se você quiser que as pessoas vejam um vídeo, compartilhe-o antes e depois do evento.

14. ESPONTANEIDADE PLANEJADA

Não importa quão bem você planeje sua agenda, as coisas acontecem, e não faz nenhum bem a você ou aos seus participantes se apegarem a um cronograma que não faz mais sentido. Não tenha medo de mudar as coisas ou cortar seções para as quais você não tem tempo adequado ou para as quais a discussão tornou menos relevante. Acumular tudo em tempo insuficiente torna todo o evento menos eficaz, e os participantes apreciarão que você aproveite ao máximo seu tempo.

15BEM (E AO VIVO) -NOTADO

É sabido que quase ninguém lê atas. Porém, é possível revolucionar isso também. Peça a alguém que faça anotações em um Documento Google ao longo do evento, servindo como um registro ao vivo de decisões, pontos importantes e/ou questões pendentes. Você também pode ter agendas de eventos anteriores no documento, sugere Suzanne Ehlers, contribuindo para uma maior responsabilização. Compartilhe o link do Google Doc na caixa de bate-papo. Isso também vale para o brainstorming. Todos podem participar de um Documento Google anônimo e preencher a planilha com ideias. Isso também permite que membros juniores ou introvertidos contribuam melhor para a discussão. Compartilhe as anotações com todos e registre os próximos passos.

BÔNUS - VISUALIZAÇÃO AO VIVO:

Durante uma reunião #SkollGoesVirtual sobre o Imperative 21 - uma coalizão intersetorial liderada por empresas que trabalha para alinhar incentivos e mudar a cultura para que o capitalismo funcione em benefício de todas as partes interessadas - um artista fez uma visualização ao vivo dos comentários de todos e compartilhou-os no final da chamada. As pessoas se sentem ouvidas e têm um bom registro compartilhável do evento.

16. ACOMPANHAMENTO 24 HORAS

Compartilhe notas organizadas (com decisões e/ou questões pendentes) e quaisquer recursos em 24 horas. Não se esqueça de agradecer aos apresentadores. Peça feedback dos participantes para ver se você pode melhorar na próxima vez. Com o Zoom também é possível gravar eventos e salvar a transcrição do chat. Você também pode compartilhá-lo com aqueles que não conseguiram participar. Sempre certifique-se de que os apresentadores concordam com o evento que está sendo gravado.

17. NÍVEIS (APROPRIADOS) DE DIVERSÃO E 17 AJUDA DE HUMOR

Pode demorar um pouco para se ajustar ao novo normal de trabalho remoto e videoconferência. Enquanto isso, tente aliviar a dor de todos e torná-la o mais fácil possível. Inclua atividades para quebrar o gelo, torne-as pessoais e divirta-se. Jogue charadas como forma de acordar todos no meio do caminho. Faça com que todos tragam sua caneca de café favorita, uma bebida adulta, encontrem um fundo descolado (ou usem a ferramenta de fundo virtual do Zoom) ou compartilhem uma história - vamos nos libertar da configuração tradicional do evento. Certa vez, até tivemos pessoas aparecendo fantasiadas. Outras vezes, as pessoas filmaram lugares interessantes (linhas de frente, por exemplo). Trabalhando remotamente, a equipe do A Political começou até a usar chapéus engraçados na reunião geral semanal.

1. Emoções poderosas: É mais provável que compartilhemos o que vimos se isso evocar emoções fortes e ativadoras, como admiração, raiva e alegria. Embora um estudo do site chinês Weibo, semelhante ao Twitter, tenha descoberto que a raiva se espalha mais rapidamente na rede social online, a pesquisa mostra que as pessoas são mais propensas a compartilhar conteúdo positivo do que conteúdo negativo. O que pode estar motivando essa descoberta? Aqueles que partilham querem que o destinatário os associe à mensagem fofa, inspiradora, engraçada ou feliz (Berger J. e Milkman K. 2012; Guadagno RE et al. 2013; Fan R et al. 2014).

2. Grandes ideias, valores fundamentais: Primeiro compreendemos uma questão política específica — como “proteger o ambiente” ou “desenvolvimento na primeira infância” — colocando-a no quadro de uma ideia ou valor moral mais amplo — como “justiça” ou “equidade”. Para as pessoas que não são especialistas, este enquadramento de nível superior determina frequentemente se apoiam ou não uma recomendação política específica. A alteração do enquadramento de nível superior pode alterar drasticamente o apoio a uma questão (Frameworks Institute, 2002).

3. Aversão à perda: Sentimos mais fortemente a dor das perdas do que a alegria dos ganhos. As organizações que tentam tornar o mundo melhor para as crianças devem dizer aos governos, às empresas e às comunidades o que irão perder se não investirem na educação, nos cuidados de saúde ou no desenvolvimento social.

4. Escassez: Quando há menos alguma coisa, queremos mais (Cialdini, 2006).

5. Reciprocidade: Sentimos uma atração profundamente poderosa para retribuir àqueles que nos dão. Poucos de nós gostamos de sentir que estamos em dívida com os outros - e muitas pessoas respondem a um favor concedendo um favor maior em troca (Cialdini, 2006).

6. Incentivo: as pessoas querem saber o que elas ganham ao apoiar uma determinada organização ou causa. A pesquisa mostra que a ciência sobre o que motiva as pessoas é mais complicada do que muitas pessoas acreditam. Os motivadores internos são muito mais poderosos do que os motivadores externos, como o dinheiro (Pink, 2011).

7. Gostar: É mais provável que façamos coisas para pessoas de quem gostamos. Podemos fazer com que as pessoas gostem de nós, dando-lhes elogios (genuínos - a maioria das pessoas vê através da falta de sinceridade), mostrando-lhes o que temos em comum e cooperando (Cialdini, 2006).

8. Prova Social: A maioria (mas não todas) das pessoas olhará para as ações dos outros para determinar as suas próprias ações, especialmente quando estas são incertas (Cialdini, 2006).

9. Autoridade: As pessoas tendem a seguir o exemplo de especialistas confiáveis ​​(hoje em dia há ataques a especialistas) (Cialdini, 2006).

10. Maldição do Conhecimento: Ser um especialista é uma desvantagem ao tentar se comunicar com não especialistas. Temos dificuldade em imaginar como é para as pessoas não saberem algo que sabemos. Steven Pinker (e conselheiro apolítico), psicólogo experimental e professor da Universidade de Harvard, chama isso de maldição do conhecimento. Por causa dessa maldição, muitos de nós temos uma tendência natural de usar jargões e atalhos ao falar e escrever que impedem que pessoas de fora da área entendam o que queremos dizer (Pinker, 2014).

Caros,

Estou muito ansioso para moderar sua sessão na quinta-feira.

IMPORTANTE: Abaixo encontre o 'roteiro' para nosso tempo juntos. Você verá que só temos 45 minutos. Como você sabe, o objetivo da sessão é fornecer uma visão geral do estado do campo, tendências, oportunidades e ameaças. Eu o projetei para ser envolvente e rápido. Infelizmente, com tão pouco tempo, não conseguiremos nos aprofundar em nenhum tema.

A sessão será muito mais eficaz se você seguir de perto a estrutura. Mantenho o timing bem apertado, propositalmente (de uma forma fácil e até divertida).

Por favor, prepare suas respostas com antecedência para que sejam nítidas, talvez não óbvias e memoráveis ​​(Tweetable).

Eu usei esse formato com grande sucesso muitas vezes. Parece rígido, mas na verdade flui bem e força, da melhor maneira possível, uma articulação clara de seus pontos. Também analiso a sala e envolvo o público quando apropriado e faço perguntas relevantes de acompanhamento às suas respostas.

• AÇÃO: Cada um de vocês me escreverá de volta declarando (em marcadores aproximados) a primeira coisa que deseja comunicar por meio de sua função no painel? Estou empenhado em garantir que isso aconteça.

• AÇÃO: Elaborei uma pergunta de espaço reservado personalizada para cada um de vocês. Se você não quer que eu faça essa pergunta, sugira outra o mais rápido possível.

• AÇÃO: Se for possível, gostaria muito de falar com cada um de vocês, mesmo que seja 5 minutos antes da nossa sessão. Por favor, deixe-me uma nota sobre: ​​um bom momento para conversar.

Estou muito ansioso para ouvir de você em breve e encontrá-lo na quinta-feira.

Melhor,

Lisa Witter
Cofundador da Apolítica
Copresidente do Conselho do Futuro Global do WEF sobre Governança Ágil

ESTRUTURA DA SESSÃO:

Governança Tecnológica: Prioridades Globais

Tópico: As tecnologias que impulsionam a Quarta Revolução Industrial estão sob crescente escrutínio regulatório e público. Quais são as prioridades de governação mais prementes do ponto de vista comercial, económico e de segurança?

11h30–11h34 (Lisa Witter – moderadora)

Evento de boas-vindas + enquadramento

Pesquisa de audiência Q1: Que setor você representa?

• Setor privado – grande empresa
• Setor privado – start-up
• Empresa de tecnologia
• ONG
• meios de comunicação
• Academia
• Governo
• Outro

Pesquisa de público Q2: Qual é o estado da governança tecnológica global? 10 (10 — está tudo planejado e todas as partes estão felizes, até 1 — é o caos absoluto, o Velho Oeste com uma previsão de nenhum movimento real nisso em 2020).

Sondagem do público Q3: As tecnologias que impulsionam a Quarta Revolução Industrial estão sob crescente escrutínio regulamentar e público. Quais são as prioridades de governação mais prementes (classificação)?

• Crescimento econômico
• Segurança pessoal
• segurança nacional
• Privacidade

11:34–11:36 (Lisa)

Apresentações*

• Painelista 1
• Painelista 2
• Painelista 3

*Vou compartilhar uma anedota que você compartilhou comigo com o público também.

11h36–11h40 (todos os palestrantes)

Perguntarei a cada um de vocês qual foi sua pontuação na questão do estado da governança tecnológica global e, em seguida, pedirei a cada um, em UMA palavra, que resuma o estado como você o vê. Você terá então um minuto para explicar o porquê. (Por favor, mantenha suas respostas curtas, pontuais e diretas.)

11h40–11h42 (todos os palestrantes)

Também lhe perguntarei sobre a sua classificação na 2ª pergunta da votação sobre prioridades urgentes, com uma frase curta sobre o porquê.

11h42–11h50 (todos os palestrantes)

Cada um de vocês pode dar um exemplo de governança tecnológica que deu muito certo ou muito errado e por quê? (2 minutos cada)

11h50–11h53

(Painelista 1) A discussão sobre governação tecnológica é dominada pelas grandes empresas tecnológicas e pelas grandes superpotências tecnológicas EUA, China e CE. Numa palavra (e depois explicá-la em 2 minutos), como podemos garantir que a governação tecnológica seja inclusiva e que a conversa também inclua pequenas e médias empresas e empresas em desenvolvimento?

11h53–11h56

(Painelista 2) A governação ágil e a pilotagem e experimentação de políticas são vistas como um acréscimo importante às técnicas tradicionais de elaboração de políticas para governar as tecnologias emergentes para enfrentar a velocidade da Quarta Revolução Industrial. Como podemos trazer agilidade na abordagem de questões tecnológicas globais em UMA palavra e depois explicar em dois minutos como/o que os governos podem e devem fazer (em 2 minutos)?

11h56–11h59

(Painelista 3) Num contexto onde os dados são uma grande fonte de vantagem competitiva e onde os argumentos a favor da localização e soberania dos dados como medidas para preservar a competitividade da sua economia estão a ser explorados, numa palavra (e depois explique em 2 minutos) como podemos reunir as partes interessadas e levar a discussão adiante?

11h59–12h06 (todos os palestrantes)

Pedirei a cada um de vocês que diga, em UMA palavra, o que você vê como a maior ameaça ou oportunidade (escolha uma) para uma governança tecnológica global eficaz no próximo ano, então você terá um minuto para explicar o porquê. (Por favor, mantenha suas respostas curtas, pontuais e diretas).

12h06 - 12h09 (todos os palestrantes)

Em uma frase, se você pudesse usar uma varinha mágica para “consertar” ou promover a governança tecnológica global, o que você faria? (1 frase cada)

12h09–12h11 (público)

Pedirei ao público que nos dê as principais conclusões da sessão – em uma palavra.

Pesquisa de público Q4: Depois de ouvir esta sessão, você ficou mais ou menos otimista em relação ao futuro da governança tecnológica?

12h11 - 12h13

Palavras finais: Diretor Geral, Fórum Econômico Mundial

12:13–12:15 (Lisa)

Conclusão/reflexões