Trabalhar no governo ou no serviço público é difícil. Os problemas são complicados, há muita coisa em jogo e as coisas avançam rapidamente.

Melhores equipes significam melhor serviço público. É simples assim. Ao dedicar um tempo para tornar sua equipe o mais eficaz possível, você não está apenas melhorando sua própria vida profissional – você está tornando o trabalho do governo melhor para todos

Porém, descobrir se sua equipe está realmente bem pode ser difícil, é aí que essa ferramenta entra para ajudar. O diagnóstico 'Equipes Altamente Eficazes' visa ajudá-lo a avaliar a eficácia da sua equipe, com base em um conjunto de perguntas que podem ser comparadas com indicadores-chave.

Este guia faz parte de um conjunto de quatro documentos elaborados para ajudá-lo a avaliar e melhorar a eficácia da sua equipe. Aqui está uma análise rápida do que cada documento faz:

  • O artigo 'Características de equipes altamente eficazes' : detalha cada característica, por que elas são importantes para uma dinâmica de equipe eficaz e por que estão incluídas neste processo de avaliação
  • Este Guia: Fornece instruções passo a passo sobre como realizar um processo de diagnóstico completo de 'Equipes Altamente Eficazes'
  • Modelo de diagnóstico das características de equipes altamente eficazes : Este documento se aprofunda em 8 características importantes que tornam uma equipe eficaz. Para cada característica, você encontrará uma lista de perguntas para fazer aos membros da sua equipe.
  • Planilha de análise de dados : é aqui que você pode inserir os dados coletados da ferramenta de diagnóstico. A planilha calculará automaticamente uma pontuação média para cada uma das 8 características, ajudando você a entender a posição de sua equipe.

Juntos, esses quatro documentos oferecem uma maneira abrangente de compreender, medir e melhorar o desempenho de sua equipe.

Etapa 1: entenda sua equipe

Se a sua equipe for complexa, com múltiplas partes interessadas, você deve considerar a realização de um exercício de mapeamento das partes interessadas . Isto irá ajudá-lo a identificar quaisquer problemas que possam surgir com as partes interessadas, ajudar a resolver quaisquer problemas potenciais e evitar quaisquer riscos.

Passo 2: Estabelecendo propriedade

Estabelecer uma equipa principal — composta por uma ou mais pessoas — para assumir a responsabilidade pela avaliação (e pelos passos subsequentes) é essencial para garantir que o processo seja estruturado, consistente e eficaz. A administração da avaliação em si, por exemplo, requer planejamento, execução e análise. Sem um líder designado, essas tarefas podem ficar fragmentadas, levando a possíveis descuidos ou interpretações errôneas.

Se a sua organização tiver uma equipe dedicada, eles podem querer liderar a avaliação.

Independentemente de quem decidir assumir as rédeas, a adesão da liderança sênior provavelmente o ajudará a implementar a avaliação e a agir com base nas descobertas.

Também é importante que aqueles que estão sendo solicitados a participar da avaliação tenham tempo reservado para fazê-lo.

Para aproveitar ao máximo esta ferramenta de diagnóstico, o envolvimento da sua equipe é essencial. Antes de realizar a avaliação, a equipa de implementação deve comunicar o objectivo desta avaliação a todas as partes interessadas envolvidas e como poderá ser a sua participação neste processo, ver passo 4 (preparação) para algum texto de exemplo.

Passo 3: Configurando a avaliação

As perguntas encontradas no modelo de diagnóstico As características das equipes altamente eficazes devem servir de inspiração para os tipos de perguntas que você pode querer fazer à sua equipe. Sugerimos um formato de pesquisa, utilizando uma escala Likert de 5 pontos.

  1. **Personalize com base na sua colaboração: **Esta não é uma ferramenta de avaliação do tipo "tamanho único", ela fornece um modelo que recomendamos que você altere com base nas suas necessidades e contexto, em colaboração com os membros da sua equipe. Dê uma olhada nos indicadores, nas perguntas e até nas próprias características – decida quais funcionam melhor para o contexto único da sua equipe.
  2. **Selecione sua ferramenta de avaliação/software de pesquisa: **Você pode configurar a avaliação usando um software de pesquisa existente (copie e cole as perguntas no software de sua preferência). Alternativamente, você pode distribuir cópias do Modelo de Diagnóstico das Características das Equipes Altamente Eficazes .
  3. **Acessar planilha de análise de dados: ** Se você decidir distribuir cópias deste documento às partes interessadas, fornecemos uma planilha de análise de dados que lhe dá a oportunidade de inserir seus dados combinados e receber uma pontuação média para cada característica. Certifique-se de ter acesso a esta planilha de análise de dados.

Passo 4: Realize a avaliação

Este processo procura ser o mais participativo possível, abraçando a inclusão e a diversidade para garantir a representação de perspectivas variadas. É altamente recomendável que todos os membros da equipe tenham a oportunidade de concluir esta avaliação.

1. Preparação:

  • Comunique o propósito e a importância da avaliação a todos os participantes.
  • Defina claramente o escopo e os objetivos da avaliação.

Texto de e-mail sugerido

Olá a todos, estamos lançando uma ferramenta para medir a eficácia de nossas equipes. O primeiro passo é a realização de uma ferramenta de diagnóstico (ou pesquisa), que é uma forma rápida de vermos o que está funcionando e o que precisa de ajustes. Seu feedback honesto ajudará a moldar nosso caminho para nos tornarmos uma equipe de alto desempenho.

Entraremos em contato posteriormente para discutir os resultados deste diagnóstico e proporcionaremos um fórum através do qual possamos refletir sobre as descobertas em parceria e definir ações para melhorias.

Obrigado por nos ajudar a crescer e melhorar!

2. Distribuição

3. Coleta de dados:

  • Incentive todos os membros da sua colaboração a responder de forma honesta e ponderada.
  • Certifique-se de que todas as respostas serão mantidas confidenciais (não atribuíveis a indivíduos).
  • Defina um prazo claro para o envio de dados.

4. Entrada de dados:

Passo 5: Analisando e reportando seus dados

Depois de concluir a fase de avaliação, seus resultados precisarão ser consolidados em um banco de dados. Se você estiver usando um software de pesquisa, ele fará isso por você e, dependendo do seu nível de assinatura, também poderá fornecer modelos de relatórios.

Se você decidir distribuir cópias impressas do diagnóstico ou encaminhar cópias do modelo de diagnóstico das características das equipes altamente eficazes , fornecemos uma planilha de análise de dados que lhe dá a oportunidade de inserir seus dados combinados e receber uma pontuação média para cada característica.

Se quiser analisar os resultados (e diferenças) dentro de sua equipe, você precisará capturar essas informações em algum lugar do seu conjunto de dados (é mais fácil fazer isso incorporando-as nas perguntas). Por exemplo, antiguidade, gênero, etnia. Você pode então avaliar se há diferenças nas experiências de sua equipe.

Manter a confidencialidade na recolha de dados, especialmente no que diz respeito a temas sensíveis como género, etnia e antiguidade, é crucial. Isso gera confiança e incentiva respostas honestas. Por outro lado, os dados desagregados, que dividem a informação em categorias como antiguidade, género e etnia, são altamente valiosos. Ajuda você a analisar as diferenças dentro de sua equipe, descobrindo disparidades e informando para uma melhor tomada de decisões. Garantir a privacidade dos entrevistados durante a recolha destes dados é vital para obter informações úteis e promover a inclusão e a igualdade.

Para compreender as atitudes das pessoas a partir dos resultados da pesquisa, utilizamos uma escala que varia de 1 a 5, onde 1 mostra uma atitude muito negativa e 5 mostra uma atitude muito positiva. Em seguida, encontramos a pontuação média para determinar a atitude geral.

Veja como você pode interpretar a pontuação média:

  • 1,0-2,4 = Atitude negativa
  • 2,5-3,4 = Atitude neutra
  • 3,5-5,0 = Atitude positiva

É importante que os resultados sejam comunicados a toda a equipe logo após a conclusão da avaliação. Recomendamos um relatório curto e acessível que destaque as áreas onde as equipes tiveram um bom desempenho e as oportunidades de melhoria. Talvez você queira delinear os caminhos a seguir, mas é importante que as ações corretivas sejam coproduzidas com as próprias equipes.

A nossa próxima secção descreve os principais passos para proporcionar à sua equipa uma oportunidade de refletir sobre os resultados da avaliação, com ênfase no planeamento de ações.

Passo 6: Proporcionar a oportunidade para reflexão

Após a fase de avaliação, e depois de consolidar as suas conclusões, oferecer aos membros da equipa a oportunidade de reflectirem sobre essas conclusões pode ser um passo poderoso para provocar mudanças positivas. Essas sessões podem ser uma oportunidade para celebrar áreas fortes, bem como destacar áreas que precisam ser melhoradas. Reservar um tempo para celebrar os pontos fortes dentro de uma equipe é fundamental nesta fase de reflexão. Reconhecer e aplaudir os pontos fortes promove um ambiente de trabalho positivo, aumentando o moral e a motivação. Quando os membros da equipe se sentem valorizados e apreciados, é mais provável que se envolvam e se comprometam a trabalhar em áreas de melhoria.

É importante que estas sessões sejam concebidas para serem inclusivas, criando um espaço que facilite a discussão aberta e participativa. Quando todos os membros da sua equipe se sentem confiantes para compartilhar suas experiências e contribuições, isso leva a uma compreensão mais rica e abrangente da dinâmica da equipe e dos fatores subjacentes que os influenciam. Esta introspecção coletiva pode revelar desafios ocultos, destacar pontos fortes e preparar o caminho para soluções viáveis. Você pode fornecer um formulário on-line, ou caixa, onde os membros da equipe possam compartilhar reflexões anonimamente.

Você pode querer dividir essas seções em duas partes:

  1. Reflexão coletiva: Sessão de feedback com todos os membros da sua equipe para coletar seus insights - incentivando o diálogo aberto para compreender diversas perspectivas.
  2. **Insights sobre como agir: **Coproduzir etapas para abordar áreas identificadas para melhoria.

O objetivo destas sessões é construir um plano de transformação, com metas claramente mensuráveis, para que toda a equipa possa trabalhar em conjunto para se tornar mais eficaz.

Passo 7: Acompanhar e medir o progresso

Depois que as áreas de melhoria forem identificadas, é hora de fazer um plano sobre como o progresso será medido. O monitoramento consistente da jornada da sua equipe significa que os bloqueios podem ser resolvidos à medida que acontecem e que as mudanças positivas se transformam em resultados tangíveis.

Várias etapas importantes devem ser consideradas ao medir seu progresso:

1. Uma equipe principal (provavelmente a mesma equipe que realizou o processo de avaliação) deve gerenciar o processo de monitoramento das suas metas de melhoria. Você pode considerar as seguintes abordagens:__

  • **Pesquisas de pulso: **Implemente pesquisas de pulso regulares para coletar feedback e insights contínuos dos membros da equipe. Estas pesquisas curtas e focadas podem ajudar a avaliar o progresso das metas de melhoria, identificar problemas emergentes e coletar dados qualitativos sobre como a equipe percebe as mudanças.
  • **Avaliações Periódicas: **Realize avaliações diagnósticas periódicas em intervalos predefinidos. Isto envolve rever o processo de avaliação inicial para medir o progresso e identificar áreas que requerem mais atenção. Comparar os resultados dessas avaliações ao longo do tempo pode oferecer informações valiosas sobre a eficácia dos seus esforços de melhoria.__
  • Indicadores Chave de Desempenho (KPIs): Defina e acompanhe KPIs específicos relacionados às suas metas de melhoria. Os KPIs fornecem dados quantitativos que podem ajudar a medir o sucesso e identificar quaisquer desvios dos resultados desejados. Revise e analise regularmente esses KPIs para informar a tomada de decisões.__
  • Mecanismos de Feedback:** Estabeleça mecanismos de feedback abertos e transparentes dentro da equipe. Incentive os membros da equipe a compartilharem suas observações, preocupações e sugestões relacionadas às metas de melhoria. Isso pode ser feito por meio de reuniões regulares, caixas de sugestões ou canais de comunicação dedicados.__
  • Planos de Ação:** Desenvolva e mantenha planos de ação claros que descrevam as etapas necessárias para atingir suas metas de melhoria. Atribua responsabilidades e cronogramas para garantir a prestação de contas dentro da equipe principal. Revise e atualize regularmente esses planos de ação conforme necessário.

__2. __Identifique a frequência com que você gostaria de avaliar (ou discutir) o progresso em relação às suas metas; isso pode ser regularmente em todas as reuniões de equipe que você realiza ao longo do ano.

3. Incentive a apropriação coletiva em relação ao cumprimento de suas metas e comemore os sucessos e melhorias onde eles ocorrerem. Você pode considerar as seguintes abordagens:

  • Estabeleça metas e objetivos claros: comece definindo metas claras e mensuráveis. Certifique-se de que essas metas sejam específicas, relevantes e com prazo determinado.

  • Comunique a importância da propriedade coletiva: comunique claramente a todos os membros da equipe e partes interessadas por que a propriedade coletiva é crucial. Explique que a contribuição de todos é vital para alcançar esses objetivos. Use exemplos reais de como os esforços colaborativos levaram ao sucesso no passado. Por exemplo, compartilhe um estudo de caso de um projeto onde diversas equipes trabalhando juntas resultaram em soluções inovadoras.

  • Criar estruturas de responsabilização: Estabeleça estruturas de responsabilização que garantam que todos sejam responsáveis ​​pela sua parte no cumprimento das metas. Atribua funções e responsabilidades a membros ou departamentos específicos da equipe.

  • Acompanhamento Regular do Progresso: Implemente um sistema de acompanhamento para monitorar o progresso em direção às metas. Isto pode envolver verificações regulares, mecanismos de relatórios ou ferramentas de software. Forneça um painel que represente visualmente o progresso.

5. **Reconheça e comemore conquistas: **Sempre que um marco for alcançado ou ocorrer uma melhoria significativa, comemore-o. O reconhecimento pode assumir diversas formas, tais como:

  • Prêmios de equipe: reconheça equipes ou indivíduos que fizeram contribuições significativas. Por exemplo, pode apresentar o prémio “Campeão do Mês da Igualdade de Género” para reconhecer os esforços notáveis ​​na promoção da igualdade de género.
  • Reconhecimento Público: Compartilhe histórias de sucesso ou conquistas por meio de boletins informativos internos ou e-mails para toda a empresa. Comemore não apenas os resultados finais, mas também os esforços e iniciativas que levaram a esses resultados.

6. Decida quando executará novamente o processo de avaliação completo - Você pode comparar as pontuações com o ano anterior, avaliar onde foram feitas melhorias e áreas que precisam de mais atenção.

Baixe o modelo de diagnóstico de características de equipes altamente eficazes .

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(Crédito da imagem: Unsplash)