Este artigo foi escrito por Sam Roberts, Chefe de Governo Aberto do Departamento de Digital, Cultura, Mídia e Esporte (DCMS) do Reino Unido.

Os valores de transparência, responsabilidade e participação são fundamentais para o conceito de Governo Aberto. Estas ideias – de que devemos ser abertos sobre o nosso trabalho, convidar proativamente pontos de vista e opiniões e garantir que, sempre que possível, as evidências por trás das decisões sejam disponibilizadas – também sustentam o nosso trabalho como funcionários públicos.

O compromisso com a abertura e a transparência pode manifestar-se de diversas formas, desde a publicação de dados em formatos abertos até à realização de consultas públicas formais e informais para obter opiniões e pontos de vista. Mas e quanto às nossas formas reais de trabalhar? Como podemos garantir que incorporamos esses conceitos todos os dias na maneira como realizamos nossas tarefas?

Usando ágil fora da bolha tecnológica

Inspiradas pelo setor tecnológico, as equipas de entrega digital experimentam há muito tempo abordagens ágeis de design e desenvolvimento, utilizando metodologias para envolver o seu pessoal numa entrega transparente e colaborativa, permitindo rápida geração de conceitos, definição de funções, definição de objetivos e fluxos de trabalho gerenciáveis.

Agile é uma abordagem profundamente prática que só pode funcionar quando os colegas apoiam e estão alinhados com os princípios de transparência e responsabilidade, dispostos a compartilhar seu progresso e aprender com as falhas

Embora tenha sido comprovado que estas abordagens funcionam em ambientes digitais, há muitos aspectos que podem ser utilizados no desenvolvimento de políticas. Além disso, as abordagens ágeis podem incorporar os princípios do governo aberto , tornando visível a quantidade de “trabalho em andamento” (transparência), tornando explícitos os comportamentos esperados da equipe e construindo estruturas para permitir a supervisão (prestação de contas), e tornando o fluxo de trabalho visível para que toda a equipe os membros estão envolvidos (colaboração).

Embora reconheça que nem todas as abordagens ágeis são apropriadas para todas as equipes, e que há uma enorme variedade de diferentes produtos políticos e culturas de equipe, há ideias dentro do Scrum e do Kanban que muitas vezes resultarão em benefícios visíveis que ajudam a equipe a navegar em soluções complexas, às vezes difíceis. projetos e situações.

Casos de uso de servidores públicos

Ágil é um termo usado frequentemente para descrever uma ampla variedade de situações e estilos de trabalho. Na minha opinião, o trabalho ágil é uma abordagem profundamente prática que só pode funcionar quando os colegas apoiam e estão alinhados com os princípios de transparência e responsabilidade, dispostos a partilhar o seu progresso e a aprender com os fracassos.

É possível reunir Kanban e Scrum de maneiras que funcionem para equipes e fluxos de trabalho específicos. Dois exemplos:

Scrum para projetos transversais

Para entregar com eficácia um trabalho que abrange vários departamentos e agências, é importante dividir tarefas, envolver-se estrategicamente e desenvolver propostas e narrativas abrangentes num pacote coerente.

Scrum é uma abordagem ágil que envolve reuniões de planejamento quinzenais para priorizar unidades de trabalho de um backlog maior de tarefas a serem concluídas em um período determinado. No final deste período temporal (geralmente duas semanas), é realizada uma sessão retrospetiva para rever o progresso e tirar lições dos sucessos/fracassos da fase temporal (também conhecida como “sprint”).

O desenvolvimento do quarto Plano de Ação Nacional da OGP do Reino Unido em 2018/19 envolveu três elementos:

  • Envolvimento das partes interessadas
  • Desenvolvimento de Conteúdo
  • Consolidação

Para alcançar cada um deles, era importante utilizar uma estrutura ágil que pudesse ser rapidamente reajustada para levar em conta as mudanças no cenário e levar em conta a disponibilidade variável das partes interessadas. Através de check-ins regulares e da visualização da obra de forma acessível, foi possível perceber rapidamente o estado atual da entrega, bem como sinalizar onde estavam a surgir problemas, evitando que as coisas chegassem ao estado final de conclusão.

A abordagem permitiu uma reviravolta mais rápida das partes constituintes do Plano de Acção Nacional e permitiu à equipa verificar secções distintas com os homólogos do governo e da sociedade civil de uma forma reactiva e expedita. Ao desenvolver os componentes separados individualmente, foi possível que uma equipe de quatro pessoas entregasse um produto final muito mais rapidamente do que nas iterações anteriores, concentrando-se nas partes constituintes e reunindo-as num documento final e consolidado, em vez de trabalhar como se fosse uma única peça longa.

Kanban para repriorização urgente

Às vezes, os funcionários podem ser obrigados a responder a situações imprevistas. Numa equipa política tradicional, isto pode ter um impacto significativo na produtividade, uma vez que partes significativas da equipa são afastadas do trabalho principal, deixando aqueles que são deixados a redefinir prioridades ou a interromper trabalhos críticos.

Kanban é uma forma de trabalhar que foi implementada pela primeira vez nas fábricas como forma de rastrear o fornecimento de componentes na fabricação para garantir reabastecimentos rápidos e oportunos. Em um contexto de escritório, a mesma abordagem pode ser aplicada, e a implementação moderna do Kanban envolve ter uma referência visual que transmita facilmente a prioridade, a interdependência e o proprietário responsável do trabalho em andamento. Kanban também é uma ótima maneira de abrir uma equipe, conscientizando uns aos outros sobre as responsabilidades e tarefas por meio do fluxo de trabalho visualizado.

Em situações de resposta rápida, isto ajuda a redefinir prioridades e a mudar a capacidade num curto espaço de tempo. Os funcionários que trabalham isoladamente decidirão muitas vezes de forma autónoma o que é ou não urgente, mas ao utilizarem o Kanban, os funcionários são capazes de tomar decisões colectivamente, para se protegerem contra o risco de o trabalho de alta prioridade ser esquecido.

O princípio fundamental de ser aberto e claro sobre as prioridades e o fluxo de trabalho ainda é aplicável a um contexto político

Num sistema Kanban, as atividades também podem ser divididas para que a responsabilidade recaia sobre a equipe, e não sobre os indivíduos. Neste cenário, os funcionários podem dividir o trabalho em tarefas geríveis e depois atribuir tarefas às que têm capacidade. O uso da tecnologia à qual temos acesso permite que isso aconteça remotamente, de modo que, mesmo quando as equipes estão fisicamente distantes, elas ainda possam ver o trabalho prioritário e alocar os recursos de forma adequada. Esta abordagem também significa que funcionários com capacidade podem ser incluídos no processo, libertando aqueles que trabalham para prazos iminentes para resultados de alto perfil.

Não acredite nos pessimistas

Dentro de qualquer equipa, a concretização dos objectivos e os princípios de transparência e responsabilização são da responsabilidade da equipa mais ampla.

Isto é crucial para qualquer função de gestão de projetos, pois cabe a todos contribuir para os objetivos mutuamente acordados. Como é responsabilidade do gerente de projeto ou Scrum Master registrar o progresso e realizar as diversas cerimônias para assinar e definir fluxos de trabalho, cabe à equipe mais ampla participar ativamente delas e garantir que seu trabalho e priorização sejam compreendidos pelos colegas. . Ao ser claro sobre as ações e os proprietários, e apresentar isso de uma forma que seja facilmente compreendida pelos colegas da equipe e do departamento em geral, a resiliência e a priorização do trabalho são significativamente melhoradas.

Formas transparentes de trabalho são aplicáveis ​​a qualquer tarefa, independentemente da natureza. Ouço frequentemente que a metodologia ágil não funciona num contexto político e que a natureza dinâmica do desenvolvimento de políticas significa que a aplicação de estruturas, cerimónias, retrospetivas e planos quinzenais é redundante e inadequada. Embora isto possa ser verdade em alguns casos, o princípio fundamental de ser aberto e claro sobre as prioridades e o fluxo de trabalho ainda é aplicável, a fim de reduzir a duplicação e criar um sentido partilhado de propriedade e responsabilidade em toda a equipa.

Muitas vezes somos culpados de discutir conceitos como transparência, responsabilização e participação exclusivamente de forma abstrata, mas ao adotarmos práticas que têm estes valores enraizados, torna-se claro que eles se aplicam igualmente ao trabalho quotidiano e ao desenvolvimento de políticas de alto nível. Como funcionários públicos, devemos esforçar-nos por ser tão abertos e claros em tudo o que fazemos. Ao viver verdadeiramente estes princípios, tornamos os nossos locais de trabalho inclusivos, os nossos colegas mais informados e a qualidade do nosso trabalho comprovadamente melhor.

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(Crédito da imagem: Unsplash)

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