Como funciona o envolvimento e a participação pública na sua organização?

Esta postagem foi escrita por Katherine Cole, Diretora de Engajamento Cidadão do Serviço Correcional do Canadá.

• O problema: Os processos de envolvimento são muitas vezes vistos como algo que tem de ser feito e não algo que é feito e que leva à mudança.
• Por que é importante: O público envolvido deve ver os resultados do seu envolvimento no resultado. Caso contrário, torna-se um exercício de “caixa de seleção” vazia que o público vê e ao qual reage negativamente ou, com o tempo, deixa de se envolver completamente.
• A solução: Todos os funcionários públicos devem receber formação sobre como interagir com o público, sejam eles gestores de programas ou analistas de políticas. Esta não deve ser a especialidade exclusiva dos comunicadores ou especialistas em engajamento.

Em 24 de julho de 2023, a A Political publicou um artigo que escrevi intitulado: Por que o envolvimento das partes interessadas é importante no serviço público , que se concentrava em como a tomada de decisões do governo pode ser melhorada envolvendo os mais afetados pelas nossas decisões. Obrigado a todos que leram! Na sequência, estou compartilhando insights mais práticos para fornecer mais informações para reflexão.

Como alguém que tem sido analista de políticas e praticante de participação pública (“P2”), uma das minhas maiores irritações ao longo dos anos é que o P2 é frequentemente visto como uma função de comunicações e assuntos públicos. Trabalho no setor de comunicações e relações públicas e tenho o maior respeito pelo seu trabalho. Na verdade, gosto muito de brincar com isso! Também tenho muito respeito pelos profissionais P2 que trabalham como consultores especializados. Desempenham um papel importante na concepção de bons processos e são frequentemente facilitadores especializados.

Contudo, na minha opinião, um processo de engajamento não é algo que deva ser liderado por comunicadores ou profissionais de engajamento. Deve ser liderado por aqueles que estão no centro da mudança desejada, como o desenvolvimento ou revisão de um programa, política, quadro legislativo ou regulamentar.

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Se você optar por contar com sua equipe de comunicação ou relações públicas para liderar seu engajamento, ou se contratar um consultor externo, tudo bem, mas saiba que o que acontece com esse processo é, e sempre será, de sua responsabilidade! Eles podem fazer o trabalho pesado em termos de concepção de qual técnica de envolvimento usar (por exemplo, uma pesquisa, grupo focal, visitação pública) e quando. Eles também podem ser facilitadores experientes, com experiência e conforto em gerenciar um evento e tirar o máximo proveito dele. No entanto, em última análise, como “caneta” de qualquer mudança na qual você esteja engajando seu público , você deve ser aquele que pode traduzir o feedback deles em ação.

Em cada processo de envolvimento, de acordo com o padrão estabelecido pela Associação Internacional de Participação Pública (IAP2), deve haver sempre uma declaração de compromisso sobre como as informações serão utilizadas na tomada de decisões que você compartilha com o público que você está engajando. Isto deve ser comunicado de forma clara e concisa aos envolvidos. Como “proprietário” do trabalho que você está realizando para mudar uma política, programa, etc., você deve ser aquele que pode traduzir essa declaração de compromisso em ações significativas.

“Se você tem se engajado continuamente e construído esse relacionamento, então já criou um espaço onde pode fazer perguntas e ver como eles respondem.”

Como profissional, também é minha opinião que, uma vez tomada a decisão de envolver o público, deve ser criado um ciclo de feedback como parte do compromisso. Isso significa relatar constante e consistentemente àqueles que participaram/estiveram envolvidos sobre o que você ouviu e como isso foi usado no processo. Compartilhar isso com o público cria um ciclo contínuo de engajamento porque agora você também é capaz de manter seu público informado sobre sua iniciativa e o processo que você está seguindo.

Como gestor de programa ou analista de políticas, por exemplo, você participaria em todos os eventos de envolvimento e escreveria um relatório resumido do que foi ouvido. Com isso em mãos, é sua função pegar o relatório e traduzir as informações e conselhos em ação. É sua função compartilhar o que você ouviu dentro da sua organização para que outras pessoas possam se envolver na tradução disso em ação. Não deve ficar em uma prateleira e acumular poeira! Se isso acontecer, você poderá se ver em apuros. O gabinete do Ministro poderia começar a telefonar e você poderia responder a pedidos da mídia, dependendo da sensibilidade do seu trabalho. Pessoalmente, não gosto de estar na “casinha de cachorro” assim; Prefiro estar à frente dos meus problemas, ser proativo e tentar negociar a melhor solução possível a partir de um terreno comum.

Muitas pessoas não entendem esse ciclo de feedback e pensam no engajamento como uma espécie de “um e pronto”. Não é uma passagem única e só de ida. O envolvimento e a participação pública são um processo e são contínuos. Um bom P2 é quando você se expõe, reúne informações e perspectivas, documenta e volta para dizer que foi isso que ouvimos, e é isso que vamos fazer, levando em consideração o que você nos contou (na verdade, é isso que parte mais importante). Algumas áreas do seu trabalho ou atividades podem estar mais expostas e abertas para contribuições colaborativas (e o quanto você compartilhará o poder sobre o que fará). Você pode ser transparente sobre isso e definir cada atividade ao longo do espectro de engajamento e qual é o seu compromisso. Mas, deve sempre resultar num diálogo contínuo e contínuo.

Isso está começando a parecer que você está construindo um “relacionamento”? Porque é exatamente isso que você deveria fazer! Desenvolver um diálogo contínuo e contínuo pode dissipar a natureza adversária e combativa do seu relacionamento e mudar para um relacionamento em que você tenha algum grau de confiança e segurança para conversar e trabalhar juntos. Você pode até formalizar o relacionamento por meio de algo como um comitê ou círculo consultivo ou um grupo de trabalho, que pode ter um mandato contínuo ou por tempo limitado e um conjunto definido de termos de engajamento por meio de Termos de Referência ou Memorando de Entendimento.

Se trabalhar dentro do sistema parlamentar de Westminster, como fazemos no Canadá, poderá descobrir que a “confiança do Gabinete” prejudica aquilo em que pode colaborar e quanto pode partilhar com o seu público. Como analista político, certamente trabalhei nesse espaço e admito que é difícil navegar. No entanto, também trabalhei no sentido do co-desenvolvimento de políticas com os povos indígenas e, num esforço para defender os princípios da Declaração das Nações Unidas sobre os Direitos dos Povos Indígenas, posso dizer-vos que existem formas de gerir esse requisito de protecção do Gabinete. confiança e seu juramento de sigilo, ao mesmo tempo em que promove um processo P2 colaborativo.

Quando dizemos “Confiança do Gabinete”, trata-se de proteger o direito do Gabinete de tomar decisões com base nas opções e recomendações fornecidas pelo serviço público. Essas opções, e o preço que lhes está associado, é o que está protegido, para que possam tomar uma decisão sem que o público saiba o que escolher e que decisão tomou. Embora isto possa ser confirmado, isso não significa que você não possa fazer perguntas às partes interessadas num sentido hipotético quando estiver nos estágios iniciais de pensar em voz alta sobre as opções. Eles nem precisam saber que você está trabalhando em algo formal, como um Memorando de Gabinete. Se você tem se engajado continuamente e construído esse relacionamento, então já criou um espaço onde pode fazer perguntas e ver como eles respondem. Suas respostas são aquilo em que você pode basear suas opções. Pode até fazer perguntas hipotéticas como: “Se o programa/política fosse alterado para fazer X, isso resultaria numa política/programa melhor?” ou, se algo completamente novo estiver sendo pensado, coloque isso na mesa e pergunte: “Digamos que no futuro fizemos X, como isso afetaria você?”. Dessa forma, você pode começar a avaliar como eles reagiriam a determinadas opções se essas decisões fossem tomadas. Normalmente, de qualquer forma, é necessário fornecer essas informações como base aos decisores, porque eles querem saber em que campos minados estão potencialmente a entrar.

Seus colegas de comunicação e assuntos públicos são membros essenciais do seu processo P2. Manter o seu público informado deve fazer parte do planeamento e execução de todas as atividades P2. Em última análise, os seus colegas de comunicações e relações públicas/assuntos não são os especialistas no seu programa ou área política. Eles não conhecem seus stakeholders ou clientes tão bem quanto você. Eles podem aconselhá-lo sobre como abordar o envolvimento, qual técnica pode funcionar melhor, mas não é responsabilidade deles traduzir o que foi ouvido em ação.

Se você é um servidor público que está lutando para fazer o “bom P2”, posso dizer que existem líderes de pensamento e agentes de mudança ao seu redor. Aprendi com outras pessoas mais experientes e bem informadas do que eu sobre como fazer esse trabalho bem, com responsabilidade e eficácia. Assista e aprenda! Pergunte. Como disse Oscar Wilde: “A imitação é a forma mais sincera de lisonja”. Você não precisa reinventar a roda e há muitos treinamentos disponíveis e oportunidades para participar de comunidades de prática para compartilhar e testar ideias. Em última análise, trata-se de uma mentalidade e do que você pode fazer para contribuir com ela.

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(Crédito da imagem: Unsplash)