Como você cria um espaço seguro em uma reunião online?

Este post foi escrito por Graham Sharpe, um funcionário público na Austrália Ocidental.

• O problema: as reuniões online estão se tornando mais comuns.
• Por que é importante: precisamos que eles sejam eficazes no desenvolvimento de confiança, alavancando talentos e construindo cultura.
• A solução: Reuniões não são apenas uma chance de conhecer; eles são uma chance de liderar.

Relatórios recentes de produtividade sugerem um aumento dramático nas reuniões online, com alguns funcionários tendo uma média de quase 40 reuniões por semana, uma tendência que provavelmente não será revertida.

Nossos colegas em serviços de tecnologia da informação fizeram um excelente trabalho ao nos fornecer as ferramentas para nos conectar melhor do que nunca. Então, como criamos um espaço seguro para a reunião online? Simplificando, as pessoas geralmente consideram as reuniões apenas em termos dos tópicos da agenda e talvez da colaboração. As reuniões são uma oportunidade de liderança.

Melhorando as reuniões

Reuniões eficazes mantêm as equipes alinhadas, ajudam a melhorar a segurança psicológica, permitem o compartilhamento coletivo de informações e auxiliam na tomada de decisões . Então, como podemos garantir que uma reunião online seja um espaço seguro e promova a confiança?

Em primeiro lugar, considere o Princípio de Pareto; ter um espaço seguro é 80% planejamento e 20% execução. Você é responsável se seu nome estiver no convite do calendário como o anfitrião. Não só para a reunião, mas para as ações pré-reunião, durante e após a reunião. Mesmo que você não seja a pessoa mais sênior na reunião, você é o líder da reunião.

Pré-reunião, considere:

• A reunião é necessária ou mesmo apropriada?
• Quanto tempo precisa ser a reunião?
• Quem precisa comparecer?
• Quem está anotando?
• A agenda foi preparada e distribuída com antecedência suficiente?
• Todos sabem o objetivo da reunião para que possam se preparar adequadamente?
• Você incentivou as pessoas a se conectarem dois minutos antes da reunião para identificar problemas técnicos?
• Você vai gravar a reunião? Isso foi destacado com antecedência?
• Você tem uma política de 'silenciamento'?
• Você informou os participantes sobre seus antecedentes e como alterá-los e verificá-los antes da reunião?
• Como garantiremos o acompanhamento pós-reunião?

Durante o encontro:

• Certifique-se de percorrer a sala virtual e incentivar as apresentações.
• Identifique tarefas domésticas, por exemplo, como fazer perguntas.
• Para novas equipes, considere falar sobre os tópicos com antecedência, em vez de com frequência. Isso deve ancorar a conversa e definir o tom da discussão.
• Para equipes estabelecidas e de alto desempenho, seja o último a falar ou seja o principal incentivador de boas ideias e tomada de riscos inteligente.
• Ouça para entender. Convide as pessoas a declarar ou reafirmar abertamente suas posições e modelos, estando abertas a novas ideias e formas de encarar os problemas.
• Certifique-se de que os tópicos discutidos se concentrem em todos os participantes. Ter questões secundárias ou tangentes que excluem os membros do grupo reduz a contribuição e a confiança.

Se você for o primeiro a falar, exponha o problema, faça perguntas por curiosidade e não por preconceito e ouça para entender.

Aprendendo com as reuniões tribais

Nelson Mandela é citado como tendo dito: “Quando eu era menino, lembro-me de ir a reuniões tribais com meu pai e lembro que eles sempre se sentavam em círculo e meu pai sempre era o último a falar”.

Mesmo com as melhores intenções, os líderes da reunião, falando primeiro, podem sinalizar aos presentes que a opinião deles não importa. Mas os líderes nem sempre podem se dar ao luxo de falar por último. Se você for o primeiro a falar, exponha o problema, faça perguntas por curiosidade e não por preconceito e ouça para entender. Ao fazer isso, você construirá confiança e uma equipe de alto desempenho e poderá se surpreender com as soluções inovadoras oferecidas.

Seja falando primeiro ou por último, evite dominar a conversa. Ouvir lhe dá uma oportunidade de liderança. Isso inclui a chance de ler a sala virtual; veja quem está engajado ou desengatado. Garantir que um indivíduo não domine a discussão e considerar se há diversidade de pensamento ou pensamento de grupo que precisa ser desafiado.

Para encerrar a reunião:

• Recentemente, experimentei um dos encerramentos de reuniões mais influentes. O líder da reunião tinha um tópico de agenda, "finalização da reunião". Eles marcaram a data da próxima reunião, mas foram um pouco mais longe. Eles resumiram os itens de ação críticos, quem foi designado e a data de vencimento. Eles então abriram a conversa sobre a eficácia da reunião. Perguntas incluídas:
• Dei tempo suficiente para a preparação da agenda?
• O que funcionou?
• O que poderia ser feito de maneira diferente para tornar a reunião mais eficaz?

Sugestões, preocupações e feedback foram documentados. Dois dias depois da reunião, o líder da reunião ligou para dar feedback sobre minha contribuição para a reunião. Principalmente como diretor de incentivo, mas também com sugestões para melhorar minha contribuição na próxima reunião. Eu me senti valorizado e encorajado, e eles forneceram orientação para melhorar meu desempenho. Me senti inspirada para o próximo encontro online.

As reuniões online são uma oportunidade de colaborar e usar talentos em uma organização. O líder da reunião é responsável mesmo que não seja a pessoa mais sênior na reunião. É mais do que uma oportunidade de colaboração. É uma oportunidade de liderança.

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(Crédito da imagem: Unsplash)