Socorro, minha equipe está no limite!

Este artigo foi escrito por Denise Grant, funcionária pública e assistente jurídica, Ministério do Procurador-Geral, Canadá.

As opiniões deste autor são próprias e não representam as opiniões do Ministério do Procurador-Geral.

• O problema : a pesada carga de trabalho dos funcionários públicos está a aumentar.
• Por que é importante : Criar uma cultura de trabalho colaborativa e compartilhar cargas de trabalho aumentará os níveis de produção e resultará em uma força de trabalho mais feliz e motivada.
• A solução : reserve tempo para o trabalho que é mais importante para sua equipe. Repense e mude o equilíbrio do trabalho para liberar tempo – planeje uma média de um dia inteiro por semana e concentre-se em tarefas que valem mais a pena com as horas que você economiza.

Imagine se você pudesse liberar 20% do seu tempo durante o dia . Aumentaria sua produtividade e liberaria tempo para ajudar os colegas? Certamente foi para mim. Descobri que o simples facto de me concentrar nas responsabilidades que mais importam na minha equipa me proporcionou satisfação pessoal e permitiu-me ajudar os meus colegas funcionários públicos .

Desde o início, meu maior desafio não foi uma carga de trabalho pesada, mas sim convencer o líder da equipe, o vice-diretor e o diretor de que eu tinha uma maneira melhor de gerenciar meu trabalho. Sem o apoio deles, segui em frente e, com a fé em mente, assumi riscos .

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Para atingir meus objetivos, tive que me envolver novamente com minha carga de trabalho. Assumi total responsabilidade pela minha função e me tornei estratégico com meus objetivos; Exigi autonomia e dei apoio aos colegas. Em inúmeras ocasiões, ajudei meus colegas com assuntos simples e urgentes que precisavam ser resolvidos no mesmo dia. Ajudar um colega de uma forma que impactasse significativamente sua carga de trabalho tornou-se meu foco.

Como eu fiz isso

Meu primeiro passo foi garantir que eu estava gerenciando meu próprio trabalho primeiro. Caso contrário, eu sabia que minha carga de trabalho não gerenciada poderia causar frustração e ansiedade. Em seguida, conversei com outros membros da equipe sobre suas cargas de trabalho.

Entrevistei dez membros da equipe para obter feedback e identificar problemas e soluções. Com os pontos problemáticos e as soluções em vista, reavaliei minhas prioridades e identifiquei as atuais ineficiências do processo. Eu carregava uma carteira de mais de 300 e-mails não lidos diariamente e responsabilidades eram continuamente adicionadas e modificadas. Eu estava operando sob a direção do líder da equipe, que fornecia instruções sobre o que agir, quando e como. No entanto, essa abordagem não estava funcionando para mim. Com meu novo insight, comecei a me concentrar em quais eram as responsabilidades mais importantes e as priorizei. Eu me comprometi com meu plano.

Um problema partilhado é um problema dividido pela metade – e eu, pelo menos, estou feliz por assumir a liderança.

Depois de algumas semanas, consegui reduzir mais de 300 e-mails não lidos em minha caixa de entrada para menos de 80. Com o tempo livre, iniciei projetos e fechei arquivos que haviam se acumulado durante a pandemia de Covid-19 em um cubículo adjacente. Reorganizei vários arquivos em minha área de trabalho e deleguei caixas de arquivos a colegas, o que reduziu substancialmente minha carga de trabalho.

Com minha carga de trabalho agora sob controle, fui além e ajudei colegas. Assumi os novos arquivos recebidos por uma semana cada. O objetivo era que durante uma semana cada membro da equipe não recebesse nenhum arquivo novo (os novos arquivos eram redirecionados para mim), o que permitia que eles se concentrassem na limpeza do seu próprio backlog.

Uma sensação de satisfação

Usando meu novo modelo de trabalho, obtive satisfação pessoal, eliminei o backlog, deleguei trabalho, ajudei colegas, melhorei a satisfação do cliente tanto interna quanto externamente, operei a partir de um modelo de eficiência em vez de ineficiência e demonstrei ao líder da equipe, vice-diretor e diretor que existe uma maneira melhor de fazer o trabalho. Até o momento, porém, eles não reconheceram isso.

Num artigo da Harvard Business Review , Lieke ten Brummelhuis e Nancy P. Rothbard afirmam: “Os gestores também podem intervir ajudando os funcionários a encontrar motivação intrínseca; eles podem envolvê-los novamente em seu trabalho e fornecer mais apoio. Podem atribuir aos colaboradores tarefas desafiantes mas viáveis, reduzindo a burocracia e outras barreiras, discutindo o seu crescimento pessoal e profissional e proporcionando-lhes amplos recursos para realizarem o seu trabalho, como autonomia, feedback e apoio. Os gerentes podem ajudar os trabalhadores esforçados a desenvolver habilidades mais fortes de comunicação e gerenciamento de tempo, com táticas como fazer uma lista de tarefas a cada semana, fazer uma lista de metas de longo prazo, diferenciar entre tarefas urgentes e não urgentes e agendar horários ininterruptos para tarefas importantes.”

As lições que aprendi com esta tarefa? Muitas vezes os líderes preferem proteger a sua autoimagem, não admitem tomar decisões erradas e não tomam medidas para corrigi-las. Como resultado, a oportunidade de melhorar as condições de trabalho, elevar os níveis de produção da equipa e aumentar o envolvimento e a moral dos funcionários é descartada. Espero sinceramente que os líderes governamentais acordem do seu sono e rapidamente, pois disso depende a saúde e o bem-estar dos funcionários públicos e os cidadãos que servimos contam connosco.

Existe uma forma de avançar que criará um melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional, permitirá a autonomia e aumentará o moral dos funcionários públicos, ao mesmo tempo que duplicará a produtividade e triplicará a rentabilidade no governo.

Vamos persegui-lo e capacitar todos os membros da equipe! Afinal de contas, um problema partilhado é um problema dividido pela metade – e eu, pelo menos, estou feliz por assumir a liderança.

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(Crédito da imagem: Pexels)