Corrigindo abordagens “desajeitadas” para o desenvolvimento de software governamental

Este post foi escrito por Greg Jordan-Detamore, Diretor Associado de Governo Centrado no Homem da Code for America.

• O problema: o orçamento, aquisição e desenvolvimento de tecnologia tradicional no governo envolvem escopos de projeto muito grandes e rígidos, com muitas especificações iniciais e desenvolvimento iterativo insuficiente.
• Por que é importante: os serviços do governo são essenciais para a vida das pessoas, e a tecnologia digital — tanto sites voltados para o público quanto sistemas internos — é fundamental para a prestação de serviços modernos.
• A solução: os produtos e serviços digitais devem começar pequenos e melhorar continuamente, e a aquisição desse trabalho deve usar contratos menores e mais flexíveis.

Esta é a segunda parte de uma série de postagens. A primeira parte pode ser lida aqui.

Os governos precisam de muitos bens e serviços para funcionar.

A tecnologia digital requer aperfeiçoamento constante, devido a problemas como bugs técnicos ou falhas de segurança e a necessidade de se manter compatível com outras tecnologias atualizadas.

Orçamentos e aquisições tradicionais tratam a tecnologia digital como se fosse semelhante a um grande item físico, como uma ponte ou caminhão de bombeiros – criado ou comprado uma vez e depois mantido – mas não é assim que a tecnologia moderna funciona.

A tecnologia digital requer aperfeiçoamento constante, devido a problemas como bugs técnicos ou falhas de segurança e a necessidade de se manter compatível com outras tecnologias atualizadas. As necessidades motivadoras e os casos de uso podem mudar durante o processo de desenvolvimento. Um cronograma de entrega de anos pode significar que, quando um produto finalmente for lançado, ele já poderá estar desatualizado e não atender às necessidades do usuário .

Como 18F colocou , “mudanças tecnológicas, políticas governamentais mudam, regulamentos mudam, leis mudam e as prioridades da liderança mudam – qualquer projeto planejado com grande detalhe antecipadamente será incapaz de se adaptar a essas mudanças e estará em risco significativo de falha. , custos significativos e excessos de prazos, ou 'pedidos de alteração' dispendiosos.”

Essas questões às vezes são rotuladas como sendo sobre “aquisição de tecnologia”, mas em grande parte não são; eles podem facilmente aparecer em soluções construídas internamente. O problema fundamental aqui é a abordagem geral em relação à tecnologia digital e à prestação de serviços , inclusive no planejamento e no orçamento.

Felizmente, mudar a forma como esses projetos são abordados pode ajudar a melhorar os resultados. Aqui estão algumas maneiras:

Comece pequeno e itere

Produtos e serviços digitais – e as políticas que os regem – devem começar pequenos e melhorar continuamente .

Produtos e serviços nunca são “acabados”, apenas melhorados. Você pode corrigir o curso começando pequeno, aprendendo com a experimentação deliberada e o feedback do usuário e construindo mudanças ao longo do tempo. Favorecer o progresso e serviços de trabalho em vez de projetos perfeitos ou “completos”.

Esse estilo de desenvolvimento de software é comumente referido como “ ágil ”, que é usado em contraste com o estilo tradicional de desenvolvimento “ em cascata ”. Geralmente inclui estes componentes:

• Escopos de projetos menores, com foco no futuro próximo.
• “Sprints” curtos de desenvolvimento, geralmente duas semanas.
• Entrega rápida de um “produto mínimo viável”.
• Testes de usabilidade com pessoas reais, usando feedback para melhorar as coisas em futuros sprints de desenvolvimento.
• Nova funcionalidade adicionada de forma incremental.

Crédito da imagem: Estado da Califórnia

Essa mudança não é necessária apenas no nível de desenvolvimento/implementação, ela também é necessária na elaboração de políticas e no orçamento . Os processos existentes geralmente exigem um nível de planejamento detalhado com muita antecedência.

Fazer essa mudança pode ser uma grande mudança cultural e política – então comece aos poucos e não tente fazer tudo de uma vez. Muitas vezes, é uma boa ideia escolher um projeto piloto de menor relevância para usar como primeira tentativa.

Como começar:

• Pense em um projeto no qual planeja começar a trabalhar em breve. Não precisa ser relacionado à tecnologia, mas deve envolver a criação de algo para ajudar alguém.
• Pergunte a si mesmo: “Qual é uma maneira básica de isso ser útil para alguém?”
• Desenvolva um plano para realizar aquela coisa, mesmo que seja imperfeito ou deselegante. Não fique obcecado com o perfeccionismo! Chame isso de “trabalho em andamento” para reduzir a pressão.
• Mostre/dê para as pessoas que são os usuários pretendidos e obtenha feedback deles sobre como pode ser melhorado.
• Desenvolva uma lista priorizada de maneiras que podem ser melhoradas, bem como novas funcionalidades que podem ser adicionadas.
• Trabalhe em uma ou duas dessas ideias para melhorias.
• Repita!

Contratação modular

Se um trabalho complexo estiver sendo contratado, divida-o em contratos menores com escopos mais restritos, em vez de um grande contrato monolítico. Os contratos devem se concentrar na compra dos serviços de uma equipe, não de um produto acabado.

“Cada aquisição, especialmente para um sistema grande, tem uma boa quantidade de incerteza”, escrevem Laura Gerhardt e Mark Headd da 18F . “Quando você adquire esse sistema em uma ou duas aquisições, está colocando todos os ovos em uma cesta. Se a entrega pós-prêmio falhar, todo o sistema e provavelmente sua área de missão falhará com ele.”

Os benefícios da contratação modular incluem:

• Reduzindo o risco geral ao conter problemas em um componente menor do projeto.
• Entregando software funcional mais rapidamente.
• Fornecer mais oportunidades para refletir com um fornecedor específico sobre a qualidade do trabalho que está sendo entregue.
• Fornecer oportunidades de licitação para uma ampla gama de fornecedores, aumentando a concorrência.
• Encorajar uma boa documentação técnica durante todo o processo de desenvolvimento.

A contratação modular pode ter desvantagens, como aumento da carga administrativa. A troca de fornecedores por atacado durante a implementação do projeto também pode ser cara e complexa e nem sempre é viável. As formas de resolver esses problemas incluem:

• Uma abordagem em fases que usa um contrato maior, mas o divide em períodos de opções menores, oferecendo oportunidades frequentes para considerar o término do contrato, mas permitindo que as coisas continuem perfeitamente se estiverem indo bem.
• Concessão de “um contrato 'guarda-chuva' a um ou mais contratados com uma declaração de trabalho que descreva o escopo geral, a natureza, a complexidade e os propósitos”, que pode então ser usado para solicitar serviços específicos conforme necessário.
• Incluindo mecanismos de responsabilidade, como pontos de verificação semanais e a capacidade de cancelar rapidamente um contrato se não estiver indo bem.

Como começar:

• Pense em um grande contrato que está por vir, planejado ou ainda em fase de concepção.
• Envolva-se com a equipe de seu escritório de compras no início do processo e explique o que você está tentando alcançar, a fim de obter seu apoio e adesão.
• Pergunte: isso poderia ser dividido em componentes menores que se encaixam, mas podem ser executados de maneira um tanto independente? Existem escopos mais restritos de entregas que podem ser criados?
• Veja se você consegue contratos que envolvam gastos não superiores a US$ 2 milhões em um único ano, com uma solicitação de propostas que não ultrapasse 20 páginas.

Financiar equipes de produtos

Para governos que buscam aprimorar suas práticas, principalmente com o desenvolvimento de capacidade interna, uma abordagem a ser considerada é: “ Financiar equipes de produtos, não projetos. ”

“O modelo do projeto diz: 'Podemos prever o que faremos nos próximos meses, quanto custará e os benefícios que obteremos desse trabalho'”, observa David Thomas, do governo do Reino Unido. “O modelo de financiamento assume que nada vai mudar. Mas as coisas sempre mudam e o mecanismo de financiamento não é flexível o suficiente para lidar com isso.”

“As equipes de produto trabalharão em um único serviço ou conjunto de serviços indefinidamente. Eles combinarão expansão de serviços, adicionando novos recursos a esses serviços e manutenção desses serviços”, escreve ele. Os benefícios específicos incluem maior estabilidade e conhecimento de domínio mantido, melhor manutenção de software, menos duplicação de trabalho e perda de conhecimento reduzida.

Principais conclusões

Um elemento central de qualquer esforço para melhorar a tecnologia digital do governo precisa ser afastar-se de abordagens “desajeitadas” – com escopo de projeto excessivo e planejamento inicial – para começar pequeno e melhorar continuamente. Para trabalhos complexos que estão sendo contratados, prefira contratos modulares menores em vez de um único mega contrato. E considere o financiamento de equipes internas de produtos semipermanentes, em vez de apenas abordar as coisas projeto por projeto.

Em nosso próximo post, exploraremos como os governos podem incorporar melhor a pesquisa do usuário , o design e o gerenciamento de produtos em seu trabalho digital.

Nota: Agradecimentos especiais a Mark Headd e Jeff Maher por revisarem generosamente e oferecerem feedback e sugestões sobre esta postagem.

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(Crédito da imagem: Unsplash)