Conduzindo reformas estatais através da gestão de produtos

Este artigo foi escrito por Oleksandr Akulenko, Diretor de Produto da Prozorro.Sale.

• O problema: Sistemas ineficientes, tecnologia desatualizada e burocracia prejudicam as organizações do setor público. As abordagens tradicionais de gestão podem não resolver estes problemas, resultando em inovação limitada, respostas lentas e resultados abaixo do ideal.
• Porque é que é importante: O sector público presta serviços essenciais aos cidadãos e a sua eficácia tem um impacto directo na qualidade de vida de milhões de pessoas.
• A solução: As agências governamentais podem melhorar a agilidade, as práticas orientadas para o cliente e as abordagens baseadas em dados, através da adopção de princípios e práticas de gestão de produtos, conduzindo, em última análise, a melhores resultados para os cidadãos e a uma utilização mais eficiente dos recursos públicos.

Os leilões eletrónicos através do Prozorro.Sale tiveram um enorme impacto na Ucrânia, trazendo mais de 2,1 mil milhões de dólares para vários orçamentos e facilitando mais de 100.000 transações bem-sucedidas, incluindo transferências imobiliárias durante a guerra. Este sucesso é atribuído à adoção de abordagens modernas de gestão de produtos do setor comercial, efetivamente adaptadas ao setor público.

A implementação de abordagens baseadas em produtos permite à Prozorro.Sale priorizar as necessidades dos usuários e manter uma forte parceria entre governo, empresas e sociedade civil , conhecida como “triângulo dourado”. Ao integrar diversas funções como TI, jurídico, marketing, negócios e finanças, a equipe cria produtos bem equilibrados, sincronizando o desenvolvimento do ecossistema com a visão e estratégia abrangentes da empresa estatal.

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Na gestão de produtos, o foco continua na identificação, desenvolvimento e melhoria constante de soluções para agregar valor e aprimorar as experiências dos usuários. Embora a essência de um produto permaneça consistente nos setores público e empresarial, as prioridades, como o impacto social e o cumprimento das políticas, tendem a variar. Estas nuances, na minha perspectiva, tornam a gestão de produtos no sector público simultaneamente desafiante e profundamente impactante.

Equilibrando soluções fáceis de usar com requisitos regulatórios

No sector público, a gestão eficaz das partes interessadas torna-se crucial, uma vez que as organizações devem equilibrar as diversas necessidades dos cidadãos, do governo e dos decisores políticos. A comunicação aberta e o envolvimento com os parceiros são priorizados para cultivar a confiança e navegar em processos complexos de tomada de decisão.

Para alocar recursos de forma eficaz, os quadros de priorização são essenciais. Precisamos regularmente de equilibrar os interesses concorrentes das partes interessadas e priorizá-los com base em factores como a urgência, o impacto e o alinhamento estratégico. Estruturas de priorização como Valor versus Esforço, Risco versus Recompensa, RICE, Decisão Ponderada, etc. ajudam a decidir quais recursos ou requisitos são mais cruciais e, assim, alocar recursos de acordo.

É fundamental lembrar que fabricamos produtos não apenas para implementar o que está escrito na lei, mas para atingir determinados objetivos e manter o foco nos clientes e cidadãos.

Outro aspecto da atuação no setor público é o impacto das restrições e regulamentações legais no produto final. As organizações públicas enfrentam o desafio de navegar em cenários regulatórios complexos e garantir a conformidade com diversas leis e políticas, que podem ser mais rigorosas em comparação com o setor comercial. Em cada mercado e projeto, utilizamos equipes multifuncionais, onde as equipes de produto e TI trabalham em estreita colaboração com a equipe jurídica.

Embora a legislação possa parecer restritiva, ela serve de enquadramento para a criação de produtos fáceis de utilizar que cumpram os requisitos regulamentares. Os gestores de produtos do sector público esforçam-se por encontrar soluções ideais que se alinhem tanto com as directrizes regulamentares como com as necessidades dos utilizadores. Ao mesmo tempo, devemos lembrar que a criação de produtos no sector público é uma maratona, não uma corrida.

As empresas comerciais possuem uma cultura organizacional mais ágil e flexível do que o setor público, o que lhes permite adaptar-se às mudanças do mercado e tomar decisões rápidas. Por outro lado, o ambiente hierárquico e burocrático do sector público pode resultar numa tomada de decisão mais lenta, influenciada por factores políticos. É fundamental lembrar que fabricamos produtos não apenas para implementar o que está escrito na lei, mas para atingir determinados objetivos e manter o foco nos clientes e cidadãos.

Para promover a inovação e a capacidade de resposta, as abordagens de gestão de produtos desempenham um papel crucial. Ao promover a colaboração multifuncional e a centralização no usuário, as organizações podem permitir uma tomada de decisões mais rápida e informada. Em vez de se concentrar apenas nos requisitos legais, a ênfase deve ser colocada na consecução de objectivos específicos tendo em mente os interesses dos clientes e dos cidadãos. Esta abordagem garante a entrega de resultados de alta qualidade, enquanto a tomada de decisões colaborativa melhora os resultados em todos os níveis de desenvolvimento e implementação de produtos.

Alocação eficiente de recursos: financiamento e restrições financeiras

As abordagens de gestão de produtos ajudam as organizações do sector público a priorizar características e a alocar recursos de forma mais eficaz, garantindo que os projectos e produtos sejam entregues dentro das restrições orçamentais. A utilização da geração de hipóteses, técnicas de validação, experiências e projetos-piloto permite que as organizações testem suposições sem gastar demasiado tempo e dinheiro ou antes de passarem para iniciativas em grande escala a nível nacional.

Um aspecto fundamental do sucesso da gestão de produtos do sector público é concentrar-se na resolução de problemas específicos dos clientes e na reutilização de soluções existentes sempre que possível. É melhor resolver um problema específico para usuários específicos e depois ampliar do que tentar criar uma solução universal de uma só vez, desperdiçando muitos recursos valiosos. Por exemplo, o sucesso da Prozorro.Sale na Ucrânia foi atribuído ao seu foco inicial na venda de activos de bancos falidos, seguido de uma expansão bem sucedida para outros mercados.

O apoio a longo prazo e a atribuição de recursos são cruciais, uma vez que a manutenção pode exigir mais recursos do que o lançamento inicial. Por vezes, é mais rentável ter uma visão estratégica e hipóteses comprovadas antes de agir e decidir conscientemente interromper certas atividades ou remover funcionalidades que não trazem valor suficiente para os utilizadores e para a organização. Esta abordagem voltada para o futuro é fundamental para manter a sustentabilidade e a eficiência do produto.

Abordagens contrastantes de risco e inovação: setor comercial versus setor público

Ao comparar as organizações do sector comercial com as homólogas do sector público, uma diferença marcante reside na sua abordagem ao risco e à inovação . As empresas comerciais abraçam a inovação com maior tolerância ao risco, enquanto as organizações do sector público dão prioridade à estabilidade e à mitigação dos riscos devido à sua responsabilidade pelos fundos dos contribuintes e ao potencial impacto social.

No sector público, a implementação de produtos segue uma abordagem cautelosa e estratégica. Antes de se expandirem a nível nacional, as organizações testam as suas soluções em segmentos de mercado específicos, trabalham com empresas que adoptaram precocemente ou implementam o produto em determinadas regiões para minimizar riscos e recolher informações valiosas antes da implementação em grande escala.

Para identificar inovações de alto impacto e baixo risco, os gestores de produtos do setor público adotam estratégias de priorização de tarefas. Os processos colaborativos de tomada de decisão envolvem as principais partes interessadas, reunindo diversas perspectivas para fazer escolhas informadas. Apesar de menos recursos em comparação com as empresas comerciais, a ênfase do sector público na gestão de riscos promove o desenvolvimento constante e decisões informadas.

Mais uma abordagem é usar métricas de desempenho, que desempenham um papel vital na medição do sucesso e na avaliação do impacto. Por exemplo, na Prozorro.Sale, o Net Promoter Score (NPS) serve como um indicador indireto de confiança. Outras métricas, como a média de licitantes por leilão, um aumento percentual no preço mínimo de venda e a proporção de leilões bem-sucedidos, fornecem informações valiosas sobre a eficácia do produto.

No setor público, as métricas tradicionais de produtos são adaptadas para focar em áreas específicas. Para 'Aquisição', a ênfase está na conscientização do público-alvo ou no acesso ao serviço. A «retenção» é medida através do envolvimento dos utilizadores e da utilização consistente, a «monetização» é substituída por «relação custo-eficácia» ou «custo-benefício», refletindo a utilização eficiente dos fundos públicos e a entrega do valor pretendido. As organizações podem aumentar ainda mais a transparência e a confiança disponibilizando publicamente métricas relevantes, como exemplificado pelos dados resumidos no Prozorro.Sale através do módulo de análise pública bi.prozorro.sale . Uma compreensão holística das métricas de desempenho ao longo do desenvolvimento de produtos permite que as organizações do setor público adaptem e melhorem as suas ofertas.

Ao mesmo tempo, os gestores de produto podem ajudar as organizações do setor público a navegar em cenários competitivos e a identificar oportunidades de colaboração. A colaboração torna-se uma estratégia fundamental para as organizações do setor público superarem a falta de concorrência direta. O envolvimento em pesquisas de mercado e o envolvimento das partes interessadas permite-lhes identificar oportunidades de colaboração com entidades privadas, organizações sem fins lucrativos e outras organizações públicas. Ao criar sinergias e alcançar objectivos partilhados, o impacto dos produtos e serviços do sector público pode ser maximizado.

O sector público funciona sob a influência de factores políticos, com mudanças na liderança do governo e mudanças políticas que têm um impacto significativo na direcção estratégica, na afectação de recursos e na tomada de decisões. A experiência da Prozorro.Sale demonstra a resiliência de um produto diante de tais mudanças. Apesar da substituição de três Gabinetes de Ministros, o foco nos benefícios quantificáveis ​​para o país e na construção da confiança dos utilizadores contribuiu para a sua estabilidade, reforçada ainda por colaborações com empresas, ONG e iniciativas internacionais.

A implementação dos pontos anteriores não é uma panaceia, mas ajuda a avançar independentemente da influência política. Se você resolver problemas específicos, agregar valor e puder demonstrá-lo em números – você será confiável.

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(Crédito da imagem: Unsplash)