Este post é de Niamh Farren, Especialista em Conhecimento e Comunicações, Centro de Serviços Eficazes (CES)

  • O problema: Ao introduzir uma nova iniciativa, as organizações geralmente ignoram ou negligenciam como ela é comunicada internamente.

  • Por que é importante: A mudança será implementada nas organizações por pessoas. Quando algo é mal comunicado ou não é comunicado, pode levar à ansiedade, frustração e até mesmo inviabilizar a mudança.

  • A solução: Comunicar a mudança é um processo de mão dupla. Planeje como você fala com suas equipes sobre mudanças, o que isso significa para elas e seu trabalho e procure feedback.

Precisamos resistir à tentação de supor que a comunicação acontecerá de forma orgânica e colocar tempo e processos para que ela aconteça de forma planejada.

George Bernard Shaw escreveu que “O maior problema na comunicação é a ilusão de que ela aconteceu”. Quando as coisas dão errado nas organizações, todos os dedos apontam para uma falha na comunicação. Dado que temos tantos canais e ferramentas de comunicação sofisticados ao nosso alcance, por que muitas vezes negligenciamos essa parte essencial da implementação da mudança?

A literatura de pesquisa das disciplinas de ciência da implementação , gerenciamento de mudanças e gerenciamento de programas reconhecem a importância das comunicações para possibilitar mudanças em grande escala . As avaliações de implementação ou processo analisam como iniciativas específicas foram implementadas no mundo real e nos dizem muito sobre abordagens de comunicação eficazes – e ineficazes . Por exemplo, avaliações recentes da Irlanda nos serviços de saúde e assistência social indicam que é mais provável que um programa seja implementado com sucesso quando os funcionários estão envolvidos desde o estágio inicial em sua concepção e implantação. Embora isso não seja surpreendente, exige que líderes e gerentes intensifiquem e invistam tempo e recursos valiosos nesta atividade intensiva.

Em suma, precisamos resistir à tentação de supor que a comunicação acontecerá de forma orgânica e colocar tempo e processos para que ela aconteça de forma planejada.

As cinco dicas a seguir podem ajudar sua organização a comunicar uma nova prática, abordagem ou programa.

1. Comece apresentando o caso: você precisa ser capaz de articular a lógica por trás da mudança para as partes interessadas internas. Por que a mudança está sendo introduzida e quem se beneficiará? A iniciativa deve ser credível para os envolvidos na sua implementação. Ajude as pessoas a ver os benefícios, que podem incluir melhores resultados para os usuários do serviço, para um uso mais eficiente de tempo e recursos. Como será melhor do que antes? Como ele se conecta com sua missão e valores? Quão compatível é com a infra-estrutura organizacional que já existe?

2. Seja claro sobre o que isso significa para aqueles que estão implementando a mudança: Toda boa comunicação começa com um público. Nesse caso, seu público é interno, mas tem necessidades muito diferentes e terá dúvidas sobre as implicações para sua função e trabalho diário. A nova iniciativa envolve a introdução de novas funções, responsabilidades ou procedimentos de relatórios? Serão necessárias novas tarefas ou habilidades – e quais recursos existem para apoiá-las? Filtre as informações essenciais sobre a mudança específica para funções e equipes. Antecipe e planeje quaisquer problemas de emprego críticos ou sensíveis antes de se envolver e praticar comunicações transparentes e abertas.

3. A mudança não acontece por e-mail: As atividades de disseminação em massa, como transmissões por e-mail e boletins internos, são convenientes e amplamente utilizadas para compartilhar informações rapidamente entre equipes, unidades e sistemas. Eles simplesmente não serão suficientes se forem necessárias mudanças de comportamento ou novas práticas de trabalho. O grande volume de informações que circulamos por e-mail pode significar que uma mensagem importante é negligenciada ou mal interpretada. Abordagens intencionais, como tradução de conhecimento e transferência de conhecimento, podem ajudar a apoiar novas formas de trabalhar e incorporar habilidades e conhecimentos nas organizações.

4. Aproveite todas as oportunidades e seja consistente com sua mensagem: mapeie como e quando as informações são compartilhadas em sua organização, por exemplo, reuniões de equipe, boletins informativos e transmissões por e-mail, e use esses canais para alcançar e ampliar sua mensagem. Planeje e sequencie suas comunicações com as partes interessadas internas e externas. As redes informais e de pares entrarão em ação, mas as pessoas esperarão receber informações dos canais apropriados. Equipe os líderes em todos os níveis com o conhecimento e as ferramentas para se envolver com equipes e funcionários sobre mudanças, em vez de impor uma mensagem. O uso de plataformas de reuniões virtuais foi adotado de forma ampla e rápida durante a pandemia e pode facilitar a convocação de grandes equipes em vários locais de maneira eficiente.

5. Ouça e procure feedback: A comunicação está acontecendo dentro do contexto de relacionamentos em muitos níveis diferentes – equipes, gerenciamento de linha e colegas. Ouvir e responder ao feedback é tão importante quanto compartilhar informações. E-mail e boletins informativos são formas úteis de compartilhar informações de forma democrática e oportuna, mas devem ser acompanhados de oportunidades para que as pessoas se envolvam, façam perguntas e forneçam feedback. Pratique comunicações abertas em todas as atividades – desde o tom de voz em um e-mail até a criação de interação em uma reunião ou sessão de informações. Ofereça mecanismos claros para perguntas e acompanhamento. Pense nisso como um processo contínuo, em vez de uma atividade pontual, que oferece oportunidades de aprendizado, capacitação e melhoria.

As funções de comunicação tradicionais tendem a se concentrar em como uma mudança será percebida externamente, mas há um forte argumento a ser feito para colocar sua própria casa em ordem primeiro. A resistência e a fadiga da mudança podem ser os primeiros obstáculos que você encontra ao introduzir algo novo. Quando a mudança é mal comunicada, ou não é comunicada, pode levar a mal-entendidos, ansiedade e frustração, que podem distrair – e potencialmente inviabilizar – uma iniciativa. Investir tempo em comunicações internas pode gerar adesão e gerar benefícios de longo prazo para sua organização – desde maior confiança até uma cultura de inovação e boas relações de trabalho.

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(Crédito da imagem: Unsplash)