A colaboração (como trabalho entre equipes ou projetos multiorganizacionais) é um ingrediente chave para o sucesso dentro do governo. Os funcionários públicos frequentemente apontam os silos como a maior barreira para o sucesso das iniciativas governamentais - é por isso que a A Political criou um curso gratuito sobre como eliminar silos .

Ter um plano claro sobre com quem e como trabalhar é um passo importante para o sucesso, não apenas entre entidades governamentais, mas também entre instituições de investigação, sindicatos e ONG. Mas quais são os traços definidores que tornam um esforço colaborativo entre servidores públicos mais impactante, adaptativo e eficiente?

Este artigo faz parte de um conjunto de quatro documentos elaborados para ajudá-lo a compreender, avaliar e melhorar a eficácia de suas colaborações.

Aqui está uma análise rápida do que cada documento faz:

  • O artigo que você está lendo agora: detalha as 8 características de colaborações altamente eficazes, incluindo por que elas são importantes e por que estão incluídas neste processo de avaliação.
  • O guia de diagnóstico 'Como fornecer colaborações altamente eficazes' : fornece instruções passo a passo sobre como realizar um processo de diagnóstico completo de 'Colaborações altamente eficazes', incluindo informações sobre como usar os outros dois recursos de forma eficaz.
  • Características do modelo de diagnóstico de colaborações altamente eficazes : Este documento explora as 8 características importantes que tornam as colaborações eficazes. Para cada característica, você encontrará uma lista de perguntas a serem feitas aos stakeholders.
  • Planilha de análise de dados : é aqui que você pode inserir os dados coletados da ferramenta de diagnóstico. A planilha calculará automaticamente uma pontuação média para cada uma das 8 características, ajudando você a entender a situação de sua colaboração.

Juntos, esses quatro documentos oferecem uma maneira abrangente de compreender, medir e melhorar sua colaboração.

Conheça seus stakeholders

As partes interessadas, sejam membros da equipe interna ou parceiros externos, trazem para a mesa perspectivas, conhecimentos, expectativas, recursos e preocupações únicos. Reservar um tempo para mapear suas partes interessadas significa que aqueles que gerenciam sua colaboração podem ajustar seus planos, prever problemas e construir confiança. Pular esta etapa corre o risco de não estar na mesma página, perder questões importantes e acabar com parcerias que não funcionam bem para ninguém.

Metas e expectativas acordadas

Uma vez mapeado o panorama das partes interessadas, o próximo passo fundamental na jornada colaborativa é definir metas e expectativas acordadas. Esta etapa atua como a estrela norte da colaboração, fornecendo direção e propósito claros.

Ao estabelecer objetivos claros e mutuamente acordados desde o início, todas as partes envolvidas têm uma visão unificada pela qual trabalhar. Definir expectativas claras garante que as partes interessadas compreendam o seu papel e contribuição para o objetivo coletivo.

O estabelecimento de regras e diretrizes básicas no início deste processo ajudará a garantir que o relacionamento e a colaboração funcionem sem problemas. As regras básicas podem incluir: funções e responsabilidades definidas, prazos, canais de comunicação e mecanismos de feedback.

Iterando e refinando o processo colaborativo

Um elemento frequentemente esquecido, mas essencial para uma colaboração eficaz, é que se trata de um processo iterativo. Os esforços colaborativos requerem um ciclo contínuo de avaliação, medição e melhoria para garantir que permanecem no caminho certo. Ao acompanhar o progresso, as equipes podem garantir a responsabilidade e permanecer no rumo de seus objetivos. O compromisso com melhorias regulares mantém as colaborações adaptáveis ​​e avançadas, garantindo que elas permaneçam impactantes e relevantes.

Criando confiança e relacionamento

Cultivar a confiança e o relacionamento entre parceiros é um dos passos mais vitais no processo colaborativo – transformando a associação numa parceria genuína. A confiança garante que cada parte se sinta confiante no compromisso, transparência e integridade da outra. O rapport, por outro lado, é a conexão pessoal, o entendimento mútuo e a camaradagem que tornam a colaboração mais do que apenas uma transação comercial. Um modo de comunicação acordado e claro é um factor chave para promover a confiança e o relacionamento, para garantir o alinhamento entre as partes e reduzir quaisquer possíveis mal-entendidos. As colaborações inevitavelmente enfrentarão desafios e divergências. No entanto, uma base de confiança e relacionamento pode manter a colaboração unida e garantir que o foco partilhado permaneça.

**Tomada de decisão clara e governança inclusiva**

À medida que as colaborações evoluem, a importância de processos de tomada de decisão claros e de uma governação inclusiva torna-se fundamental. Processos de tomada de decisão claros eliminam a ambiguidade, garantindo que cada participante compreende como as escolhas são feitas, quem as faz e porquê. Essa clareza promove a confiança e reduz potenciais conflitos. Por outro lado, a governação inclusiva garante que as diversas vozes sejam ouvidas e valorizadas, promovendo uma compreensão mais rica dos desafios e soluções mais inovadoras.

Um estudo da McKinsey & Company descobriu que 57% dos entrevistados concordaram que suas organizações tomam consistentemente decisões de alta qualidade – apenas um pouco mais prováveis ​​do que jogar uma moeda ao ar.

Gerenciamento de conflitos

Em qualquer projeto de equipe, desentendimentos estão fadados a acontecer. Diversas partes interessadas trazem diferentes perspectivas, prioridades e expectativas, por isso é natural discordar às vezes. É por isso que ter processos eficazes de resolução de conflitos implementados não é apenas benéfico – é essencial para o sucesso das colaborações a longo prazo. Estes processos funcionam como uma rede de segurança, garantindo que, quando surgirem conflitos, estes possam ser abordados de forma estruturada, justa e transparente. A resolução eficaz de conflitos promove um ambiente onde as questões não são varridas para debaixo do tapete, mas abordadas abertamente, preservando a confiança e o relacionamento que são essenciais para a colaboração. Também transforma divergências em oportunidades de aprender e melhorar, em vez de permitir que atrasem o projeto.

Compartilhamento e aprendizagem — pontos fortes e recursos

A utilização eficaz das competências e recursos únicos de cada parceiro é crucial para a colaboração. Ao reconhecer e combinar estes pontos fortes, as colaborações podem alcançar mais do que qualquer entidade sozinha poderia conseguir. Esta conjugação de recursos promove a inovação e a eficiência. Esta abordagem não é apenas estratégica, mas é a própria essência daquilo que a colaboração procura alcançar: uma soma maior do que as suas partes individuais.

Com base no estudo da Forrester, 38% dos entrevistados acreditam que os desafios de colaboração dentro das suas organizações estão a impedir a plena utilização das competências e conhecimentos dos funcionários.

Habilitando a expansão de limites

Muitas vezes modelados por líderes organizacionais, os “transmissores de fronteiras” desempenham um papel indispensável para garantir que as colaborações não só sejam formadas, mas também prosperem. Esses indivíduos se destacam na construção de relacionamentos, comunicação, desafiando normas burocráticas e gerenciando projetos complexos. No entanto, enfrentam frequentemente barreiras institucionais, tais como estruturas rígidas, prioridades contraditórias e resistência à mudança. Para garantir a sua eficácia, é crucial que as organizações (e colaborações) mitiguem ativamente estas barreiras, alocando recursos, promovendo o diálogo aberto e implementando políticas que incentivem o envolvimento transfronteiriço.

O que agora?

Agora que você conhece as principais características das colaborações altamente eficazes, está pronto para realizar um diagnóstico de “Colaborações Altamente Eficazes”. Por favor, siga o link abaixo para mais informações.

Como fornecer um diagnóstico de 'Colaborações altamente eficazes' .

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(Crédito da imagem: Unsplash)