** _ Este post foi escrito por Sandra Naranjo Bautista, CEO e fundador da Better Govs, uma plataforma global para compartilhar ideias, ferramentas e recursos para a implementação eficaz de políticas ._ **

  • ** O problema: ** A burocracia pode sufocar a inovação.
  • ** Por que é importante: ** Ações lentas podem levar a consequências.
  • ** A solução: ** Saber quando ignorar a burocracia é fundamental.

A burocracia que perde tempo é uma das frustrações mais comuns. Tanto para cidadãos que merecem serviços eficientes e de alta qualidade, quanto para funcionários públicos que desejam fazer as coisas acontecerem. Neste artigo, compartilho um processo simples de três etapas para ajudá-lo a superar toda a burocracia e começar a implementar.

A burocracia é um paradoxo?

Para alguns, a administração pública é um paradoxo. O próprio significado da palavra mostra esse conflito. Se você olhar no dicionário, a mesma palavra é usada para se referir ao "sistema de governo em que a maioria das decisões importantes são tomadas por funcionários do estado, e não por representantes eleitos", também conhecido como serviço público, e para "procedimentos administrativos excessivamente complicados ”.

Isso significa que o serviço público e a burocracia são sinônimos? Claro que não! Pelo menos não deveria ser. A administração pública pode ser eficiente, eficaz e da mais alta qualidade. Estou muito otimista para pensar que a mudança é possível? Acho que não. O governo pode e deve fazer melhor.

Vamos começar com uma mudança de mentalidade sobre a burocracia

A burocracia veio para ficar. O coração do governo é o serviço público. O que não precisa ficar são os obstáculos habituais da burocracia, o tempo excessivo que pode levar para fazer as coisas acontecerem. Embora às vezes nós, como funcionários públicos, critiquemos o sistema, somos o sistema. E podemos torná-lo melhor, mesmo que seja um de nós por vez.

Três etapas para navegar na burocracia

A única maneira de aprender a navegar na burocracia é entendê-la e só então melhorá-la. Este é o processo de três etapas que usei para superar procedimentos inúteis, resolver problemas e implementar projetos com sucesso.

1. Compreenda o sistema

Antes de tentar ‘consertar o sistema’, certifique-se de compreendê-lo primeiro. Um erro comum que as pessoas cometem é tentar melhorar algo que elas nem mesmo entendem bem. Como as coisas funcionam da maneira que funcionam e, mais importante, por quê. Como eu disse antes, o sistema quebrado é um mito. Você só precisa identificar a finalidade que está servindo.

Aproveite o tempo para mapear os processos. Qual é o fluxo de trabalho do problema que você está tentando resolver. Pense nas pessoas que estão envolvidas, a interação entre os agentes, quem são os autores e qual é a sequência atual de eventos. Em seguida, descubra quais são os recursos necessários em cada etapa. Qual é o tempo que cada etapa leva e por quê.

Já que sou uma pessoa visual, teria tudo claramente (e não tão claramente, às vezes) identificado em um diagrama.

__2. Aprenda a navegar _

Depois de ter tudo mapeado, agora é hora de passar pelo sistema atual, como usuário e como alguém no back-end. Em outras palavras, certifique-se de seguir todas as etapas como se estivesse fazendo aquele procedimento específico na vida real de ambas as perspectivas.

Para o backend, por exemplo, o que eu fiz antes foi me encontrar com a pessoa que está fazendo aquela parte específica do processo (dentro do ministério) e sentar com eles enquanto eles fazem isso, estar lá quando eles clicarem no sistema.

O que eu aprendi é que se eu pedisse a alguém para me dizer como eles fazem isso, eu perderia informações valiosas. Quando você tem uma tarefa repetitiva para fazer, às vezes omite os detalhes de como ela funciona porque é um hábito para você. Como diz o velho ditado, o diabo está nos detalhes. ** Você quer ter certeza de que tem todos eles. **

3. Melhorar

Agora que você mapeou tudo e passou pelo processo sozinho - tudo isso - é hora de torná-lo melhor. Comece sendo claro no que você precisa. Não necessariamente o que você deseja que o sistema faça, mas os resultados que deseja alcançar. Em seguida, volte para trás. Para alcançar esses resultados, o que precisa acontecer. Existem três maneiras de fazer isso.

** Você pode começar a fazer pequenas alterações no sistema atual. ** Se fosse um telefone, seria a versão 1.2 do software. Dependendo do que você está tentando melhorar, isso pode ser tão simples quanto conversar com a pessoa X em vez da pessoa Y em um departamento específico onde as coisas são autorizadas. Pode ser fazer pequenas alterações para automatizar certas partes do processo. Pode ser eliminar algo que está duplicado. A lista continua, mas essencialmente, está apenas mudando o que você tem. Estes são os que podem ser implementados facilmente e a um custo muito baixo, se é que podem.

** Você pode criar uma nova versão do sistema atual. ** Voltando ao exemplo do telefone, esta seria a versão 2.0. Neste processo, você adiciona nova funcionalidade ao sistema existente. Por exemplo, você deixa de fazer algo escrito para fazer por e-mail para economizar tempo. Ou você contrata mais pessoas para fazer isso mais rápido, envolve mais ou menos pessoas no fluxo de trabalho.

** A mudança final e mais radical é atualizar o sistema. ** Em nossa analogia com o telefone, é aqui que você compra um novo telefone, com nova tecnologia. Aqui, você muda o sistema. A beleza de fazer isso após as etapas 1 e 2, é que você identificou o que tem e, se estivesse fazendo isso sozinho, descobrirá que no processo também identificou o que precisa. Que você listou no início desta etapa. Com isso claro, será mais fácil identificar como seria um novo sistema.

Uma luta contra a burocracia, um dia de cada vez

A burocracia é uma luta de todos porque afeta a própria essência do propósito do setor público, de melhorar a vida das pessoas. Tempo e energia desperdiçados em papelada e procedimentos administrativos não devem ser tolerados. E temos que torná-lo melhor. Mesmo que seja um processo de cada vez. O pior cenário é que desistamos, e então uma coisa é certa, as coisas não vão mudar.

Então, da próxima vez que você encontrar algo que não funciona, pergunte a si mesmo, como posso torná-lo melhor? Sonhe grande e comece pequeno.

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(Crédito da foto: Unsplash)

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