5 armadilhas que levam ao gerenciamento prematuro de projetos

Este artigo foi escrito por David E. Elliott, Designer de Serviços Sênior da Transport Canada.

• O problema: o planejamento é ignorado ou abordado superficialmente e todos entram no modo de gerenciamento de projetos e começam o “trabalho”.
• Por que é importante: Sem uma compreensão clara de um problema e de um estado futuro desejado, grande parte do “trabalho” pode ser mal direcionado, abordando problemas que não existem, abordando problemas ou sintomas de baixa prioridade e/ou as “soluções” podem estar mal informado e, como resultado, abaixo do ideal.
• A solução: Uma solução é estar ciente dos elementos (conforme descrito abaixo) que nos levam a correr para o modo de gerenciamento de projetos e de “trabalho” antes de investir significativamente no processo de planejamento e entender onde estamos atualmente e onde gostaríamos de chegar. estar indo.

Para muitos de vocês, um bom planejamento parece apenas senso comum. Eu não posso discutir com isso. No entanto, o bom senso, como todos sabemos, às vezes não parece ser tão comum. Devemos planejar cuidadosamente a partir de uma perspectiva bem informada e intencional. Mas, muitas vezes, isso não acontece. Há uma lacuna entre o que deveria ser feito e o que realmente fazemos. Às vezes isso pode ser ignorância. Na maioria das vezes, acho que outros fatores estão em jogo.

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Antes de mergulharmos nos fatores que acho que desviam as coisas do curso, vamos estabelecer alguns contextos e termos:

Fase um: Planejamento – Responda por que o trabalho está sendo feito. Como o mundo será melhor? Para mim, gosto de usar uma estrutura que envolva articular o problema (o estado atual), o estado futuro ideal (como é ter o problema resolvido), compreender essa lacuna e a causa da lacuna e, finalmente, uma intervenção proposta que preencherá a lacuna, movendo a situação do estado actual para o estado futuro desejado.

Fase dois: Gestão do projecto – Quem está a fazer o quê, quando e garantir que tudo está no caminho certo com o desenvolvimento e implementação da intervenção proposta. Isso só pode ser feito realmente depois que o planejamento estiver concluído.

Cinco obstáculos comuns que tendem a impedir a realização de uma fase de planejamento significativa e iniciar prematuramente a fase de gerenciamento do projeto :

1. Desconforto com ambiguidade
2. Complacência em torno da compreensão do problema
3. Excesso de confiança em uma solução proposta
4. Pressão para produzir “resultados”
5. Priorização equivocada de produtos em detrimento de resultados

1. Desconforto com a ambigüidade

Na cultura de trabalho norte-americana, ainda é considerado pecado em muitos locais de trabalho pronunciar a frase “Não sei”. Isso é desaprovado e desconfortável de afirmar para a maioria. Saber as respostas é valorizado e não ter respostas é visto como fraqueza.

Além disso, simplesmente preferimos sentir que temos os pés no chão. Situações ambíguas são desorientadoras e desconfortáveis. Alguns de nós têm disposição para tolerar isso melhor do que outros. Existe um impulso natural para encontrar estabilidade. O truque é encontrar estabilidade na realidade, em vez de criar uma ficção que simplesmente forneça a ilusão de estabilidade.

“Mas o maior risco é escolher a falsa certeza em vez da ambiguidade genuína.”

–Dan Rosa

2. Complacência em torno da compreensão do problema

O desconforto com a ambiguidade mencionado acima muitas vezes leva as pessoas a considerarem poucos ou nenhuns factos e a construírem uma narrativa que explique a situação. Transformando instabilidade em estabilidade. Passando do não saber para o saber. Uma vez alcançado o conforto, há pouca motivação para aprofundar o questionamento das suposições feitas.

3. Excesso de confiança em uma solução proposta

O próximo passo na história é resolver o problema que temos certeza de que entendemos. Uma ideia vem à mente. Maravilhoso! Isto transfere o momento do desconhecimento para o conhecimento novamente. Reputação salva. A estabilidade é mais uma vez alcançada.

Há também uma armadilha lógica frequentemente presente. A solução proposta tem mérito, no contexto de um problema assumido.

A lógica sólida esconde o raciocínio falho X conserta Y. O líquido refrigerante conserta um motor superaquecido. Uma premissa muito sólida se o motor estiver superaquecido devido à ausência de líquido refrigerante. Se houver ausência de óleo, adicionar líquido refrigerante não será útil. Se o motor estiver funcionando com muita força, além de seus limites operacionais, o líquido refrigerante não será útil.

A lógica sólida de adicionar refrigerante a um motor quente não grita “erro” porque, num contexto particular, é a resposta correta.

Muitas ideias excelentes, sólidas e lógicas são desenvolvidas para resolver problemas (ou possivelmente apenas sintomas) que não estão presentes ou são de importância muito baixa.

4. Pressão para produzir “resultados”

Existe uma tendência natural, a nível organizacional e individual, de favorecer a produção de “resultados” tangíveis – trabalho que pode ser visto e tocado. Podemos mostrar isso aos superiores e nosso dia de trabalho vale a pena. Os superiores estão satisfeitos porque as coisas estão obviamente avançando e, portanto, cada vez mais próximas do fim. Esta percepção pode não refletir realmente a realidade.

Voltar para 1 - Desconforto com a ambiguidade, relatar que ainda está investigando o problema ou pesquisando uma intervenção potencial muitas vezes não é aceitável e/ou desconfortável. Todos os envolvidos prefeririam ver alguns resultados tangíveis.

“A maturidade, descobre-se, tem tudo a ver com a aceitação do ‘não saber’.”

– Mark Z. Danielewski, Casa das Folhas

5. Priorização equivocada de produtos em detrimento de resultados

Na nuvem de poeira e fumaça causada por todos os resultados intensos do trabalho, entre a agitação dos membros da equipe e o passar das semanas ou meses, pode ser fácil perder de vista as intenções originais do trabalho. Principalmente quando as intenções originais nunca foram articuladas ou articuladas de forma ineficaz.

Neste ponto, torna-se incrivelmente fácil iniciar um jogo de contagem. Número de palavras ou páginas escritas. Módulos entregues. Unidades produzidas. Trabalho concluído. Com isso, o sucesso é reivindicado. O trabalho está feito.

Mas é isso?

Fechando a lacuna

Em geral, vejo a maioria das situações de trabalho como problemas a serem resolvidos. Para mim, isto significa que existe um estado actual, um estado futuro desejado e uma lacuna entre os dois que precisa de ser colmatada. Planejar é compreender esses elementos, a causa do estado atual e construir uma intervenção, um caminho, para passar do estado atual para o estado futuro desejado.

Armado com a consciência destas armadilhas, tendências naturais e pressões sociais, você pode fazer um esforço para resistir a elas.

Os resultados são um meio para atingir um fim, uma forma de alcançar resultados. Produtos e resultados não são a mesma coisa. Mesmo em condições ideais com um processo de planeamento robusto, os resultados perfeitos nem sempre produzem os resultados pretendidos. Os resultados perfeitamente planeados nem sempre são perfeitamente implementados. Além disso, erros são cometidos ao longo do caminho. Talvez uma situação ou sistema não seja totalmente compreendido, tornando muito difícil influenciar corretamente para produzir os resultados desejados.

O trabalho estará concluído quando os resultados forem alcançados. Quando a evidência indicar que o curso de acção escolhido está a produzir os resultados desejados, então o nosso trabalho estará concluído.

Escrever uma política não é resolver um problema.

Oferecer um programa não é resolver um problema.

Proporcionar aprendizagem é radicalmente diferente de ver uma mudança de comportamento e um problema resolvido.

A política, programa ou aprendizagem precisa ser criada e implementada. Só depois de ter estado em acção no mundo real poderemos avaliar se estas intervenções resolveram os problemas que tentavam resolver.A avaliação pergunta: o estado futuro desejado foi alcançado? Muitas vezes, realiza-se alguma forma de avaliação, chama-se “avaliação”, e contenta-se em perguntar se os widgets foram criados e enviados, sem explorar se resolveram um problema ou acrescentaram valor.

1. Desconforto com ambiguidade
2. Complacência em torno da compreensão do problema
3. Excesso de confiança em uma solução proposta
4. Pressão para produzir “resultados”
5. Priorização equivocada de produtos em detrimento de resultados

Armado com a consciência destas armadilhas, tendências naturais e pressões sociais, você pode fazer um esforço para resistir a elas. Avance, intencionalmente, a partir de uma posição informada. Levará mais tempo até que você possa gerar um “trabalho” que se assemelhe a um produto acabado esperado, mas o que você produz deve atender à necessidade real, de forma eficaz e eficiente, produzindo o estado futuro desejado, a verdadeira intenção de todo o esforço.

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(Crédito da imagem: Unsplash)