5 obstáculos à aprovação de políticas

Este artigo foi escrito por Lewis S. Eisen, fundador da Perfect Policies.

• O problema: com demasiada frequência, os projetos de políticas apresentados a um aprovador levam um tempo excessivo para serem concluídos no processo – às vezes meses ou até anos.
• Por que é importante: Quanto mais rápido a política puder ser aprovada, mais rápido você poderá passar para a fase de implementação. Além disso, cada vez que um projecto de política volta para ser reescrito, leva tempo de outro trabalho que tem de fazer.
• A solução: aumente suas chances de uma aprovação mais rápida abordando os obstáculos que normalmente atrapalham.

Nas melhores circunstâncias, um projecto de política bem elaborado passará por um processo de aprovação como um navio em águas quentes com brisas fortes.

Muitas vezes, porém, a política proposta atinge um iceberg, o que a faz parar. Na melhor das hipóteses, há poucos danos e o processo de aprovação pode continuar; na pior das hipóteses, o navio afunda e você volta para a prancheta.

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Aqui estão cinco situações que normalmente representam obstáculos à aprovação rápida de políticas e como superá-las:

1. Muita bagagem

A política está inchada com declarações não políticas.

O material não essencial que acompanha o passeio sobrecarrega desnecessariamente os motores dos tomadores de decisão, que têm tempo limitado. Se quiser que os seus decisores tenham material contextual, explicativo ou ilustrativo para os ajudar a compreender as questões antes de aprovarem a política, coloque-os numa folha de rosto separada.

Podemos tirar uma lição da forma como a legislação governamental é tratada. Os projetos de lei apresentados para aprovação não são preenchidos com parágrafos de antecedentes ou material instrutivo. Incluir material estranho apenas atrasaria a passagem. O texto proposto que requer aprovação está isolado em um documento separado, e esse documento é estritamente limitado às declarações que precisam de aprovação para entrar em vigor.

2. Muito amplo

A política é excessivamente inclusiva, abrangendo vários tópicos.

Digamos que você tenha 400 regras relacionadas ao gerenciamento de sua área de suporte corporativo. Quer sejam divididas entre quatro políticas de 100 declarações ou 100 políticas de quatro declarações, o efeito regulador é o mesmo. O número de documentos políticos não tem impacto na sua aplicabilidade ou exequibilidade, nem na implementação de normas e procedimentos no âmbito dessas políticas.

No entanto, tem impacto na velocidade com que os documentos podem ser aprovados. Quanto mais áreas forem cobertas pela política proposta, mais áreas onde um aprovador poderá tropeçar.

Além disso, colocar todas essas regras num único documento envia a mensagem de que todas elas têm o mesmo significado, mas normalmente não é esse o caso. O que você pensaria se estivesse fazendo um cruzeiro, mas a partida fosse adiada por uma semana porque o cardápio do jantar ainda não estava aprovado? Separar as decisões importantes das menores é um reconhecimento da diferença.

3. Muitas “ervas daninhas”

O foco se perde nos detalhes.

Não há nada de errado com políticas, padrões ou procedimentos que contenham linguagem técnica quando essa linguagem for necessária. Mas há uma distinção clara entre os papéis (1) das pessoas que trabalham na prestação de serviços ou nas operações e (2) dos responsáveis ​​pela supervisão da organização. Se o seu Comitê de Gestão Executiva Sênior — ou equivalente — estiver gastando tempo decidindo se um nome de arquivo deve poder conter um hífen, isso reflete um problema com a divisão de responsabilidades e governança na organização. A alta administração precisa se ater à estratégia e à supervisão e deixar que os especialistas no assunto administrem as “ervas daninhas”.

Como redator de políticas, você pode encorajar esta separação separando a supervisão dos detalhes e, em seguida, incorporando nos documentos de nível de supervisão os princípios que devem reger os documentos detalhados.

4. Muito cedo

A organização não está preparada para uma política.

Numa organização bem gerida, pode começar pelas políticas e procedimentos e traçar uma linha ascendente ligando-os aos programas e estratégias corporativas da organização, depois continuar a linha ascendente até aos seus valores e, finalmente, até à missão e visão da organização. . Esse sistema de origem e herança é um sinal de que toda a organização está trabalhando no mesmo plano.

Quando faltam peças, a linha é quebrada e é mais difícil completar as peças abaixo. Boas políticas são o resultado do pensamento estratégico e não o seu catalisador. A estratégia impulsiona a política, e não o contrário. Tentar elaborar uma política para um programa corporativo na ausência de uma estratégia definida é uma batalha difícil.

Por vezes, a melhor abordagem é adiar a elaboração e apresentação de uma política enquanto se aguarda a clarificação de vários elementos da estratégia, dos valores corporativos ou mesmo da visão global.

5. Não preparado

Os tomadores de decisão estão sendo solicitados a fazer muitas coisas ao mesmo tempo.

Os princípios de gestão de mudanças se aplicam ao tentar influenciar o comportamento acima de você, e não apenas o comportamento abaixo ou ao seu lado. Talvez seja necessário preparar a bomba enviando comunicações direcionadas aos tomadores de decisão com antecedência.

Um estudo realizado num supermercado ilustra bem esse ponto: na parte 1, alguém segurando uma bandeja de queijos perguntou aos transeuntes se eles gostariam de experimentar uma amostra. A maioria das pessoas recusou. Na parte 2, a mesma pessoa segurando a mesma bandeja de queijos perguntou aos transeuntes se eles se consideravam aventureiros. A maioria das pessoas respondeu sim a essa pergunta. Só então foi oferecido o queijo, e houve muito mais compradores do que na parte 1.

Ninguém gosta de ter que tomar uma decisão sem avisar ou de se sentir apressado. Se você deseja que o processo de aprovação seja tranquilo, é útil estabelecer as bases desde o início: analise as metas, conceitos, valores e princípios que sustentam as declarações que você planeja colocar diante deles na política. Depois que essas ondas fizerem barulho e depois cessarem, você poderá esperar uma navegação mais tranquila.

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(Crédito da imagem: Unsplash)