Esta postagem foi escrita por Grainne Clarke, gerente sênior do Center for Effective Services (CES).

  • O problema: a introdução de projetos e programas de mudança nos serviços públicos é um desafio, porque a mudança está acontecendo dentro de um sistema mais amplo. Fatores fora de nosso controle podem atrasar ou inviabilizar a mudança.

  • Por que é importante: o gerenciamento de mudanças reconhece que as mudanças acontecem em um ambiente dinâmico e freqüentemente desafiador que envolve pessoas, relacionamentos e sistemas. A mudança será conduzida por pessoas.

  • A solução: gerenciar bem a mudança é uma arte e uma ciência. A arte se concentra nas pessoas e nos relacionamentos, enquanto a ciência se baseia em ferramentas e metodologias, como as utilizadas no gerenciamento de projetos.

"em última análise, são as pessoas envolvidas na prestação do serviço que trarão mudanças e melhorias sustentáveis"

Todos nós já tivemos a experiência de estar envolvidos em uma iniciativa de mudança que não saiu de acordo com o planejado. Fatores fora de nosso controle podem causar atrasos até mesmo nos planos mais bem elaborados, fazendo com que o trabalho seja interrompido ou os prazos sejam perdidos. Oportunidades de aprendizagem significativas que surgem de coisas que dão errado não são totalmente percebidas. Quando as coisas vão bem, geralmente passamos para o próximo projeto ou tarefa, em vez de parar para reconhecer as realizações.

O gerenciamento de mudanças é uma das muitas disciplinas que podem ajudar na introdução de novas políticas e serviços. A gestão de programas e projetos agora faz parte da paisagem do setor público. Eles fornecem ferramentas, metodologias e estrutura para equipes em ambientes complexos, como saúde e assistência social, ajudando-os a quebrar objetivos ambiciosos de longo prazo em metas menores e alcançáveis. O gerenciamento de mudanças reconhece que, além de metodologias e estrutura, o trabalho está acontecendo em um ambiente dinâmico e muitas vezes desafiador, envolvendo pessoas, relacionamentos e sistemas. Envolve uma arte e uma ciência. Metodologias e estruturas podem ajudar as organizações a desenvolver rotinas saudáveis, mas, em última análise, são as pessoas envolvidas na prestação do serviço que trarão mudanças e melhorias sustentáveis.

Coisas que aprendemos sobre gerenciamento de mudança

Alguns dos princípios básicos do gerenciamento de mudanças podem ser úteis para organizações de todas as formas, tamanhos e setores. Eles podem agregar valor ao uso do gerenciamento de projetos no gerenciamento de mudanças e das incertezas e desafios que as acompanham. Aqui estão três coisas que aprendemos sobre gestão de mudança em serviços sociais e públicos:

  1. Documente o processo para ajudar a equipe a trabalhar com eficiência.

Documentar o processo é uma característica do gerenciamento de projetos e de outras disciplinas, mas a terminologia e a variedade da documentação podem ser opressivas à primeira vista. Sua abordagem deve ser orientada pela eficiência, em vez de criar uma carga administrativa adicional para os membros da equipe. Concentre-se no que é essencial para a equipe e para o trabalho. A equipe tem um documento claro que descreve sua finalidade? Existe um plano de comunicação em vigor? Como os usuários finais ou beneficiários serão consultados? Quem é responsável pelas principais decisões e como as alterações serão autorizadas? Organizar projetos em portfólios pode ajudar uma equipe a ver como um projeto se encaixa em outro trabalho na organização ou serviço. Disciplinas de gerenciamento de projetos como Prince2, Lean e Agile oferecem uma variedade de modelos padronizados para ajudá-lo a trabalhar e documentar os vários estágios de um projeto.

  1. Use ferramentas visuais para ajudar a planejar e medir o progresso.

O uso de ferramentas visuais pode ajudar todos na equipe a ver de forma clara e rápida o que está envolvido desde o início e como as coisas estão progredindo. Modelos lógicos ou mapas de processo podem capturar a jornada para um conjunto acordado de resultados em uma página. O design thinking pode ajudar a focar em um problema específico e na perspectiva dos usuários finais. Os relatórios de status são uma ferramenta útil que usa codificação de cores simples para ajudar a equipe a ver claramente onde algo está travado e onde o trabalho está em andamento.

"o gerenciamento de mudanças fornece um repositório de ferramentas, práticas e metodologias que podem ajudar na implementação de iniciativas de políticas complexas"

A abordagem Kanban agora é amplamente usada em uma variedade de configurações, incluindo serviços públicos, para planejar o fluxo de trabalho em projetos, gerenciar tarefas e identificar melhorias. Os quadros Kanban físicos podem usar quadros brancos e notas de Post-it, enquanto o rápido crescimento do trabalho online viu o desenvolvimento de uma variedade de ferramentas online, incluindo Mural, Miro e MeisterTask. O uso de métodos Kanban pode oferecer suporte a uma boa comunicação regular e fornecer clareza sobre as tarefas e funções dentro das equipes.

  1. Capture o aprendizado em intervalos regulares para apoiar os membros da equipe e aumentar a capacidade.

Um princípio fundamental do gerenciamento de mudanças é aprender com a experiência. Os exercícios de 'Lições aprendidas' enfocam o que é útil para outras equipes e projetos. A metodologia ágil é um processo de gerenciamento de mudanças que enfatiza a melhoria contínua, colaboração e flexibilidade. Equipes e projetos ágeis trabalham de maneira iterativa, fazendo mudanças incrementais conforme o trabalho avança. Fases claras para cada parte do trabalho permitem que os membros da equipe recuem regularmente e perguntem 'Como foi nosso desempenho?' e usar o aprendizado para informar a próxima fase do trabalho. Abordagens como 'Intense Period Debrief' podem ajudar as equipes a refletir sobre peças de trabalho particularmente desafiadoras de uma forma estruturada, apoiando-as como indivíduos e também como parte de um esforço coletivo de equipe. Criar tempo para reflexão em vários intervalos também pode ajudar as equipes a se concentrarem em suas realizações. Reservar um tempo para reconhecer as realizações dentro da equipe e comunicar o sucesso de forma mais ampla pode ajudar a construir a confiança e a confiança entre os indivíduos, equipes e partes interessadas.

Em última análise, a disciplina de gerenciamento de mudança fornece um repositório de ferramentas, práticas e metodologias que podem ajudar na implementação de iniciativas e programas de política complexos. Essas metodologias não operam no vácuo, mas são aplicadas em um contexto de mudanças, desafios e relacionamentos reais. Sustentar e incorporar a mudança requer a aplicação da ciência e da arte.

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(Crédito da imagem: Unsplash)