Pourquoi il est normal que les autres ne lisent pas vos documents de politique

Cet article est rédigé par Lewis S. Eisen, la principale autorité en matière d'utilisation d'un langage respectueux dans la rédaction des politiques.

• Le problème : les rédacteurs de politiques sont souvent frustrés par le fait que les membres de leur organisation n'ont pas lu leurs politiques.
• Pourquoi c'est important : Pousser continuellement des politiques écrites aux gens prend beaucoup de temps avec peu de retour.
• La solution : accepter que les politiques ne soient utiles qu'aux experts ; fournir des documents d'orientation pour tous les autres.

Trop souvent, j'entends des employés du gouvernement dans les services administratifs se plaindre que leurs politiques ne sont pas lues par le reste de l'organisation. Les gens des RH sont découragés quand les gens ne lisent pas les politiques des RH. Les informaticiens ont le même problème pour les politiques informatiques, et des plaintes similaires peuvent être entendues de la part des responsables de la sécurité, des installations, des finances et même des opérations.

Parfois, le plaignant propose une solution radicale : « Notre bureau devrait forcer tout le monde à lire la politique. De cette façon, ils sauraient quelles sont nos exigences en matière de ressources humaines (ou d'informatique, de sécurité, etc.).

Ma réponse est toujours la même :

1. S'ils ont le choix, 99 % des personnes de votre organisation ne liront jamais votre politique.
2. Habituez-vous-y. Cela ne changera pas.
3. Ce n'est pas une mauvaise chose.

"Mais ils sont régis par cette politique !" est la réponse habituelle pour moi. "Si cela s'applique à eux, ils devraient le lire."

Cette dernière affirmation est un peu un saut dans la logique. Mettons la chaussure sur l'autre pied un instant.

Les politiques que nous ne lisons pas

Avez-vous produit une déclaration de revenus cette année? Vous avez peut-être rempli la déclaration vous-même ou vous avez peut-être demandé à quelqu'un d'autre de le faire pour vous. Quoi qu'il en soit, dites-moi : avant de commencer, avez-vous lu la Loi de l'impôt sur le revenu ou ses équivalents nationaux ?

Après tout, la Loi de l'impôt sur le revenu ou son équivalent là où vous vous trouvez est l'autorité officielle qui établit les règles. Tout comme une politique , elle régit les déclarations de revenus. Cela s'applique à vous, donc selon la logique ci-dessus, vous devriez l'avoir lu en premier.

Retour à la réalité : à moins que vous ne soyez avocat fiscaliste ou comptable, je serais très surpris que vous ayez déjà lu la Loi de l'impôt sur le revenu. Si vous lisez une documentation pertinente, il s'agit très probablement du petit livret qui accompagne le formulaire d'impôt, intitulé quelque chose comme « Comment remplir votre déclaration de revenus ».

La réalité est que personne en dehors des RH ne veut lire votre « Politique sur les prestations de retraite accumulées » pas plus que vous ne voulez lire la Loi de l'impôt sur le revenu.

Le but de ce livret est de vous fournir suffisamment d'informations pour être en mesure d'accomplir la tâche à accomplir tout en évitant de surcharger votre cerveau avec des parties de la législation qui ne sont pas pertinentes pour le moment. Il recueille des informations provenant de diverses sources et les synthétise dans un seul guide convivial, adapté à ceux d'entre nous qui ne sont pas des experts sur le sujet.

Je doute que vous souhaitiez un jour lire un texte de loi dans son intégralité. Le gouvernement ne s'attend pas à ce que vous le lisiez. De toute évidence, le fait que vous puissiez être gouverné par cela n'a pas été une motivation suffisante pour que vous l'ouvriez.

Obtenir de l'aide

Pendant que vous remplissez le formulaire, même si vous tombez sur quelque chose dans ce petit livret pratique que vous ne comprenez pas, vous n'allez toujours pas demander à la loi de vous aider. Lorsque vous avez besoin d'aide, vous trouverez quelqu'un à qui demander, comme un ami, un collègue ou un professionnel.

La réalité est que personne en dehors des RH ne veut lire votre « Politique sur les prestations de retraite accumulées » pas plus que vous ne voulez lire la Loi de l'impôt sur le revenu. Les personnes extérieures à la gestion de l'information (IM)/IT ne liront pas votre « Politique sur les protocoles de sécurité de l'information ».

La raison est très simple : lorsque vous n'êtes pas un expert dans un domaine, vous ne pensez pas que la lecture du document faisant autorité sera une bonne utilisation de votre temps.

Le rôle des documents d'orientation

Ce que les gens liront, c'est un bon manuel de bureau qui contient des documents écrits spécifiquement pour les aider à faire un travail, tout comme le livret fiscal.

Lorsque vous fournissez une bonne documentation d'orientation expliquant ce que les gens doivent faire et comment le faire, ils sont beaucoup plus réceptifs à la lecture. Par la suite, s'ils ont encore des questions, ils vous contacteront pour obtenir de l'aide au lieu de demander la politique.

Si vous avez rédigé une bonne documentation d'orientation, la grande majorité des personnes de votre organisation n'auront jamais besoin de voir la politique elle-même.

C'est comme il se doit. Votre point fort en tant qu'expert en la matière est de combler le fossé entre le langage technique de la politique et les exigences pratiques des domaines d'activité. En bref, vous aidez vos clients à comprendre ce qu'ils doivent faire.

Ce rôle n'est pas négligeable. Il faut des compétences professionnelles pour aborder un sujet complexe et le rendre compréhensible en rédigeant une documentation conviviale en langage clair ou en offrant une formation axée sur le client.

La politique se cache dans les coulisses

Si vous avez rédigé une bonne documentation d'orientation, la grande majorité des personnes de votre organisation n'auront jamais besoin de voir la politique elle-même.

La seule fois où vous aurez besoin de produire la politique originale, c'est lorsqu'une personne insatisfaite ou frustrée affirme que vos conseils sont le produit de votre approche personnelle et ne représentent pas la position officielle de l'organisation.

Par exemple, quelqu'un lit dans le manuel du bureau que les tablettes électroniques ne peuvent pas être emportées hors des locaux et qu'il n'aime pas cette règle. Alors ils se précipitent vers votre bureau et vous confrontent, exigeant de savoir quelle est l'autorité de cette règle.

À ce moment-là, vous pouvez sourire. Vous atteignez calmement votre poche arrière – au sens figuré – et sortez la police pour leur montrer. Vous l'ouvrez et pointez sur le paragraphe concerné.

« Juste là », dites-vous. “Pouvez-vous voir où il est écrit 'dispositifs de stockage d'informations portables' ? Cela signifie des tablettes et des clés USB.

Passer du temps à créer un bon manuel de bureau fera plus pour informer les gens au travail sur les règles que n'importe quelle politique ne le fera jamais.

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(Crédit image : Unsplash)