Pourquoi les gouvernements doivent repenser les dépenses post-Covid-19

Cet article a été rédigé par Frédéric Baervoets, responsable du laboratoire belge d'innovation Nido et du SPF Stratégie et Accompagnement. Cet article reflète les opinions personnelles de l'auteur.

• Le problème : les gouvernements dépensent trop d'argent pour des projets qui n'aboutiront pas aux résultats souhaités, tandis que les fonctionnaires sont frustrés de recevoir à plusieurs reprises des services médiocres offerts par les mêmes entreprises.

• Pourquoi c'est important : les finances publiques devraient être utilisées de manière plus intelligente afin d'obtenir des solutions meilleures et plus innovantes pour le bien du contribuable.

• La solution : une exploration plus étendue et meilleure du marché - y compris des expériences.

« Les fonctionnaires sautent souvent à l'étape de la mise en œuvre d'un projet avant d'avoir vraiment exploré toutes les solutions possibles.

Alors que nous commençons à sortir de la pandémie de Covid-19, les gouvernements commencent à examiner comment combler le vide que cette crise massive a créé dans nos finances publiques. Des coupes budgétaires brutales sont-elles inévitables ? Ou est-il temps de promouvoir une autre façon de faire les choses au sein du gouvernement? Comment pouvons-nous augmenter la valeur de l'argent de nos impôts et, en même temps, relever les défis des dépenses gouvernementales? Comment pouvons-nous offrir de meilleurs services et un meilleur rapport qualité-prix (fiscal) pour le bien de nos citoyens et de nos entreprises ?

Une idée est d'arrêter tous les projets en cours, de sortir les fonctionnaires de leurs méthodes de travail habituelles, et de repartir de la phase d'exploration. Bien que tentant, sa mise en pratique nécessiterait clairement une approche assez radicale. Avec plus de 20 ans d'expérience dans le secteur public, dont 5 ans passés dans l'innovation, je suis persuadé que l'innovation est trop souvent oubliée dans notre quête pour continuer avec des manières routinières de gérer les projets.

Au lieu de cela, à une époque de dépenses publiques limitées, une exploration plus poussée et meilleure du marché, y compris des expériences, est une condition préalable essentielle à toute stratégie réussie.

Pratique courante

Les fonctionnaires travaillent souvent dans de nombreux secteurs différents avec de vastes domaines d'expertise. Il est évidemment impossible d'être un expert de toutes les solutions et technologies possibles, aujourd'hui plus que jamais. En conséquence, les fonctionnaires sautent souvent à l'étape de la mise en œuvre d'un projet avant d'avoir vraiment exploré toutes les solutions possibles. De plus, les contrats typiquement trop prudents et bureaucratiques que nous avons tendance à privilégier dans le secteur public montrent que nous ne faisons pas vraiment confiance ou ne comprenons pas pleinement l'expertise des entreprises privées. Cette combinaison explosive conduit à une situation contradictoire : les services publics ne font pas confiance aux entreprises privées, pourtant nous achetons chez elles sans tester les solutions qu'elles proposent.

Qu'est-ce qui doit changer ?

Stephen Shapiro et sa fameuse « vidéo de réclamation des bagages » contribue à cristalliser cette contradiction et à souligner la nécessité d'une innovation efficace. A travers cet exemple, nous comprenons la nécessité d'acquérir d'abord une compréhension approfondie d'un problème sous-jacent avant de tenter de le résoudre. Pour moi et pour toute l'équipe du laboratoire d'innovation Nido, sa vidéo reste exemplaire pour comprendre que l'innovation commence par un cadrage correct du problème dès le départ. Cependant, dans notre environnement de travail et notre culture, on nous apprend dès le plus jeune âge qu'une résolution efficace des problèmes signifie fournir des solutions rapides. Ce comportement est encore intensifié dans le secteur public par des procédures bureaucratiques internes qui ralentissent le renouvellement des entreprises.

Nous sommes habitués à démarrer des projets avec quelques recherches sur des solutions possibles, telles que des benchmarks (inter)nationaux et en vérifiant curieusement ce que font nos pairs nationaux et internationaux. Après avoir recueilli quelques inspirations, nous commençons ensuite à rédiger un appel d'offres dans lequel nous essayons de comprendre la technologie et les exigences nécessaires à une mise en œuvre réussie. En plus de cela, une équipe d'approvisionnement aidera généralement à exclure tous les risques possibles grâce à des procédures élaborées et à des conseils stricts. Seules les grandes entreprises, qui ont la capacité de comprendre les réglementations pour la livraison en temps voulu d'une offre correcte (y compris tous les documents demandés), seront en mesure de participer systématiquement à de tels appels d'offres. Ces « suspects habituels » nous déçoivent pourtant la plupart du temps. Le processus d'appel d'offres public est devenu quelque chose de simplement légal. Les fonctionnaires sont-ils vraiment persuadés que tout écrire dans l'appel d'offres est le seul moyen de réussir ? Nous évitons les dialogues avec les entreprises par peur de ne pas paraître neutre à tout moment. Pourtant, en nous trompant pour être liés par une procédure et en faisant « la bonne chose », nous tuons l'innovation.

Un autre gros problème pour les services publics est la gestion de l'argent et du budget. Nous dépensons régulièrement de grosses sommes sur des projets qui souvent n'ont pas le succès espéré. Nous avons également tendance à dépenser des sommes excessives pour des produits ou des services qui peuvent être achetés moins cher sur le marché. Être ouvert à la collaboration avec des entreprises plus récentes, plus jeunes et plus modernes pourrait nous aider à sortir de ce cercle vicieux, car elles ont tendance à être plus enthousiastes et désireuses de proposer des solutions meilleures et moins chères. Alors que le fonctionnaire est généralement bien placé pour savoir ce qui est nécessaire pour son travail, une équipe d'experts qui creuse davantage peut être d'une grande aide. La personne qui cherche des solutions est souvent incapable de voir le vrai problème ou n'ose pas montrer le vrai problème. Un problème ne persiste normalement pas en raison d'un manque de solutions, mais de l'incapacité de relier l'expérience négative d'un utilisateur final à sa cause. Des tiers externes peuvent aider à découvrir ce sur quoi il est préférable de travailler pour des progrès efficaces.

À la lumière de tous ces problèmes, j'ose oser ce qui suit : ne commencez pas par des plans et des projets clairs, commencez par l'exploration de marchés et les expérimentations. Laissez-vous inspirer par la variété des solutions possibles à votre problème. Ce processus vous aidera à détecter le(s) problème(s) réel(s) que vous souhaitez résoudre. Construisez votre analyse de rentabilisation avec un budget limité. Ne demandez à votre direction un budget supplémentaire qu'une fois que vous pouvez démontrer qu'une solution fonctionnera.

Commencer un nouveau projet

Permettez-moi de présenter quelques suggestions sur la façon de démarrer un nouveau projet avec quelques conseils étape par étape :

Première étape : Rédigez un énoncé de problème. Faites une analyse des parties prenantes et demandez l'avis de votre public/clients/utilisateurs.

Deuxième étape : envoyer l'énoncé du problème aux entreprises innovantes, petites et grandes, en leur demandant leurs commentaires et leurs contributions. Permettez à tous de participer et d'entrer facilement (par exemple, un court appel téléphonique, un e-mail informel). Expliquez clairement que vous voulez savoir comment ils résoudraient votre problème.

Troisième étape : demandez aux entreprises ayant des approches intéressantes une première proposition de solution courte. Vous avez probablement une très bonne solution en tête. Mais étant donné que vous n'avez probablement pas encore vu toutes les possibilités, je vous conseille de garder l'esprit ouvert et de mettre vos idées en veilleuse.

Filtrez les solutions que vous découvrez selon les critères suivants :

• Cette solution résoudra-t-elle mon problème ?
• Quelle est la réussite de cette solution ?
• Est-ce innovant ou tout simplement la même chose ?

Quatrième étape : n'invitez que les entreprises ayant les solutions les plus intéressantes pour un pitch, une présentation ou un dialogue. Posez des questions et donnez-leur la possibilité de poser des questions. N'oubliez pas de donner un retour honnête aux entreprises qui ont présenté une solution qui vous intéresse moins. Remerciez-les d'avoir pris le temps de participer.

Filtrez les solutions en conséquence ; conformément à ces critères supplémentaires :

• Quel est le coût estimatif approximatif de la mise en œuvre complète ?
• Que peut-on tester lors d'une expérience ?
• Quel est le prix de l'expérience (bien que limité à un budget, par exemple 30k - ils pourraient le faire pour moins cher) ?
• L'équipe est-elle compétente et motivée ?

Si vous souhaitez uniquement une consultation stricte du marché, arrêtez-vous à l'étape 4 et rédigez votre recommandation pour le conseil d'administration.

Cinquième étape : Invitez uniquement les entreprises ayant les meilleures solutions à participer à l'appel d'offres en soumettant une offre. Donnez-leur des commentaires détaillés sur leur argumentaire ou leur présentation. Cela garantit que vous ne recevrez que des offres intéressantes.

Sixième étape : attribuer l'offre à la ou aux expériences les plus innovantes et les plus intéressantes. Ne vous laissez pas persuader de simplement expérimenter l'offre qui a le plus de chances de réussir. N'oubliez pas que vous voulez découvrir de nouvelles possibilités au lieu de simplement tester à nouveau un produit bien connu. N'oubliez pas de donner un retour honnête aux entreprises qui ont présenté une solution qui vous intéresse moins. Encore une fois, remerciez-les d'avoir pris le temps de participer.

Septième étape : faites l'expérience. N'oubliez pas que vous travaillez avec un budget limité. Ne testez que ce qui est vraiment important et évitez de perdre du temps et de l'argent sur des gimmicks. Testez la solution sur les utilisateurs finaux, car leurs commentaires sont ce qui compte vraiment au final. Concentrez-vous sur le MVP et les leçons que vous apprenez.

Huitième étape : Rédigez une recommandation pour le conseil d'administration et, si vous avez une bonne solution de travail dans MVP, demandez le budget nécessaire. Si votre expérience est réussie, osez passer à l'étape suivante. Faites votre analyse de rentabilisation pour persuader votre direction. Vous avez maintenant beaucoup plus d'arguments pour convaincre.

Si l'expérience échoue, redémarrez le processus. Vous aurez appris de la procédure de sélection et de l'expérimentation et pourrez maintenant prendre des décisions plus sages et plus complètes. La première tentative n'est pas un échec, mais un pas de plus vers votre solution appropriée. N'oubliez pas que vous avez réussi à éviter un projet qui échoue. Essayez toujours de comprendre exactement ce qui a fait échouer l'approche : la solution ne convient-elle tout simplement pas ? N'avez-vous pas saisi tous les aspects du problème ? L'équipe n'a-t-elle pas livré ?

En fin de compte, la preuve du pudding est dans le manger. Vous et l'entreprise que vous avez choisie testerez les hypothèses les plus importantes avec un budget limité.

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(Crédit d'image: Unsplash)