Alors que les fonctionnaires tentent de résoudre des problèmes politiques complexes, le travail peut s'accumuler. L'attente d'être à l'écoute des autres ministères et des citoyens devient de plus en plus une exigence pour travailler au gouvernement. Cela n'aide pas non plus que nous vivions à une époque de distractions.

Quand Apolitical a organisé un atelier en ligne sur la productivité en 2019, un officier travaillant à l'ONU s'est demandé comment il pouvait limiter les distractions telles que les médias sociaux pour se concentrer davantage tout au long de la journée de travail.

Un fonctionnaire australien a demandé comment elle pouvait mieux planifier ses tâches afin qu'elle puisse en faire plus - être organisée n'était pas son point fort, a-t-elle déclaré.

Un fonctionnaire écossais a eu du mal à gérer un éventail de priorités, ne sachant parfois pas quelles tâches devaient prévaloir sur les autres.

Mais ce qui est peut-être le plus intéressant, c'est qu'il était clair que certains fonctionnaires se débattaient avec un aspect de la productivité tout en prévalant dans d'autres. Une fonctionnaire de Moldavie, par exemple, a déclaré qu'elle était douée pour créer des habitudes pour rester concentré, mais ne savait pas comment hiérarchiser les tâches sous pression. Peser vos forces et vos faiblesses peut vous aider à atteindre une meilleure productivité.

En fin de compte, tout le monde a différentes façons de travailler et différents styles de productivité.

Bien que votre collègue puisse avoir des piles de papier jetées sur son bureau, des notes éparpillées et des tasses à café s'accumulant, cela ne signifie pas qu'ils sont de mauvais planificateurs - ils peuvent être en mesure de trouver le document exact dont ils ont besoin dans tout le gâchis.

Alternativement, les facteurs environnementaux et la dépendance de nos départements à l'égard de la technologie peuvent nous lancer des défis inattendus que nous ne savons peut-être pas comment naviguer.

C'est pourquoi il est important de connaître et d'adopter votre style de productivité. Carson Tate, consultante en productivité, décrit dans son livre Work Simply: Embracing the Power of Your Personal Productivity Style , quatre «styles de productivité»: le prioriseur, le planificateur, l'arrangeur et le visualiseur.

Le priorisateur

Avez-vous déjà rencontré quelqu'un dont les objectifs sont définis et saute les pauses-café pour s'assurer qu'ils ont tout fait avant que le temps ne retentisse? Ceci est un prioritaire. Ce style décrit des personnes très axées sur les objectifs et compétitives.

Ce sont des tâches analytiques et d'approche avec logique. Les prioritaristes savent très bien fixer le temps approprié pour accomplir leurs tâches. Souvent, ils évitent les explications et les discussions de longue haleine avec leurs collègues et n'écrivent pas de longues réponses par e-mail, mais se limitent à quelques phrases courtes. Ils sont excellents pour exécuter une tâche, mais ignorent souvent la planification qu'elle peut nécessiter - bien qu'ils ne s'arrêtent pas tant qu'elle n'est pas terminée.

Jouer dans la nature compétitive du prioriseur en fixant des objectifs pour chaque mission lui donnera une augmentation de la productivité.

Cela peut être fait en essayant de maximiser l'efficacité en réduisant le temps nécessaire pour effectuer des tâches de routine telles que répondre plus rapidement aux e-mails en écrivant de nouveaux modèles. Leur cohérence est un avantage de leur style de productivité.

Le planificateur

Il est facile de repérer un planificateur lorsque vous en voyez un. Ils ont codé par couleur leurs cahiers, sont devenus les meilleurs amis de leur calendrier et sont au-dessus de chaque échéance. Les personnes qui tombent dans ce style de productivité sont extrêmement orientées vers les détails et organisées.

Plutôt que de regarder la situation dans son ensemble, les planificateurs se penchent sur les détails d'un projet. Ils trouvent que l'établissement de listes et la définition de tâches avant le début d'un projet sont utiles pour être productifs. Ils sont bons à regarder les petits caractères, mais ne supportent pas d'être spontanés ou de ne pas avoir d'agenda.

La définition de micro listes de tâches qui décomposent les tâches en petits morceaux peut aider les planificateurs à augmenter leur productivité. Leurs compétences organisationnelles les aident à exceller dans les réunions et la gestion de projets qui ont un délai strict.

L'arrangeur

Le travail d'équipe n'est pas toujours pour tout le monde, mais les arrangeurs sont les premiers à prendre les choses en main. Réputé comme d'excellents communicateurs et facilitateurs, le partenariat avec des collègues est leur spécialité. Les personnes qui entrent dans cette catégorie sont instinctives et ont le don de savoir ce qui doit être fait et de travailler avec les gens pour y parvenir.

Ils sont émotifs et expressifs et n'aiment pas passer trop de temps sur des faits. Forcer un arrangeur à rester seul sans interaction pourrait en fait nuire à sa productivité. Ils comprennent ce que les autres ressentent, mais peuvent poser trop de questions.

Bien que la rupture des tâches avec des pauses-café dispersées entre les deux puisse sembler une perte de temps pour les autres types de productivité, cela peut aider les arrangeurs à prospérer. Ils sont excellents pour amener les gens à réaliser un projet et à impliquer tout le monde.

Le visualiseur

Si vous êtes un preneur de risques qui peut jongler avec une variété de tâches mais les formuler toutes en un tout cohérent, alors vous êtes un visualiseur. Les gens qui tombent sous ce style prospèrent sous la pression et aiment un défi. Ils ont le don de formuler de nouvelles idées.

Les visualiseurs sont excellents pour voir la situation dans son ensemble et comment les choses se mettent en place. Ils ne suivent pas toujours les plans détaillés, mais parviennent à faire avancer les choses avant la date limite. Bien qu'ils puissent parfois créer de nouvelles façons de travailler, leur manque d'attention aux détails peut également entraîner des problèmes.

Permettre aux visualiseurs de faire preuve de créativité dans leur résolution de problèmes les aidera à devenir plus productifs. Leur capacité à considérer les résultats à l'avenir en fait un atout précieux pour les projets qui n'ont pas d'objectif final clair. - Amelia Axelsen

(Crédit photo: Unsplash)