What does policy actually mean, anyway?

_Cet article est rédigé par Mark Sutherland, analyste des politiques, Autorité provinciale des services de santé de la Colombie-Britannique, Canada _

Le problème : La plupart des gens ne connaissent pas la différence entre une politique, une procédure, un protocole, une ligne directrice et une norme.
Pourquoi c'est important : Le contenu approprié pour chaque type de document diffère, et cela a un impact sur ses utilisateurs.
La solution : Pensez en termes de résultats lorsque vous déterminez le type de document adapté à la tâche ou à la situation en cours.

Je reconnais que mon lieu de travail se trouve sur le territoire ancestral, traditionnel et non cédé des Nations xʷməθkwəy̓əm (Musqueam), Skwxwú7mesh (Squamish), Stó:lō et Səl̓ílwətaʔ/Selilwitulh (Tsleil-Waututh).

Avez-vous déjà entendu quelqu'un faire référence à une politique alors qu'il s'agissait en fait d'une procédure, d'un protocole, d'une ligne directrice ou d'une norme ? Différents types de documents sont créés pour atteindre différents objectifs et ont des implications variables sur l'adhésion du personnel.

En règle générale, une politique traite du « qui », du « quoi », du « où » et du « quand » au moyen d'énoncés formels clairs, concis et non négociables qui fournissent des principes directeurs et des règles généraux. Ils sont souvent secondaires à la législation et aux règlements administratifs, et toutes les personnes concernées par la politique sont censées adhérer à la politique.

La langue compte. Lorsqu'un membre du personnel lit une procédure et s'attend à trouver un processus étape par étape pour accomplir une tâche, mais trouve à la place des principes directeurs et des règles de haut niveau, cela peut entraîner de la confusion et de la frustration car il ne dispose pas des informations dont il a besoin. besoin à portée de main.

Les documents de processus, tels que les procédures, les protocoles, les lignes directrices et les normes, abordent le « comment » à leur manière. Une procédure est écrite sous forme de commande (c'est-à-dire commencer la phrase par un verbe), fournissant des instructions étape par étape pour une tâche que le personnel est censé accomplir de la même manière à chaque fois, comme une recette. Les protocoles sont assez similaires bien qu'ils aient tendance à avoir une logique de branchement et des instructions "si/alors" pour naviguer dans les points de branchement anticipés de la tâche. Les lignes directrices décrivent les actions recommandées pour une tâche plus variable qui permettent un jugement professionnel - le personnel novice peut être plus dépendant d'une ligne directrice qu'un membre du personnel expert. Les normes tentent d'établir une référence pour une tâche que les utilisateurs sont censés atteindre ou dépasser - toute performance inférieure à la référence serait considérée comme inacceptable.

Se rappeler

La plupart des gens se souviennent probablement d'une impasse au travail sur un sujet ou une situation donnée qui a conduit une personne à demander « quelle est la politique ? ». S'ils parlaient de « politique », ils pouvaient signifier une procédure, un protocole, une ligne directrice ou une norme. Cela peut être aggravé lorsque d'autres groupes du personnel ont élaboré un document qu'ils ont mal étiqueté comme une politique alors qu'il s'agit en fait d'une procédure, ou vice versa.

La langue compte. Lorsqu'un membre du personnel lit une procédure et s'attend à trouver un processus étape par étape pour accomplir une tâche, mais trouve à la place des principes directeurs et des règles de haut niveau, cela peut entraîner de la confusion et de la frustration car il ne dispose pas des informations dont il a besoin. besoin à portée de main. De même, lorsque le personnel recherche des actions recommandées via une ligne directrice mais trouve à la place une procédure étape par étape qui ne permet pas son jugement professionnel, il peut avoir moins confiance dans le groupe qui a élaboré le document mal étiqueté. Souvent, les groupes de personnel mélangent la politique, les procédures, les procédures, les lignes directrices et les normes dans un seul document et lui causent une sorte de « crise d'identité ». Lorsque cela se produit, le document a tendance à fournir des indications incohérentes et peu claires sur le sujet.

Que vous développiez un document à partir de zéro ou cherchiez un document pour soutenir votre travail, il est important d'y penser du point de vue des résultats. Si vous recherchez un document contenant des principes directeurs ou des règles de haut niveau décrivant les rôles et les responsabilités, vous recherchez probablement une politique. Si vous avez besoin d'un processus étape par étape pour effectuer une tâche, il s'agit probablement d'une procédure. Ou si vous souhaitez simplement des actions recommandées pour une tâche qui laisse place à un jugement professionnel, recherchez quelques lignes directrices. Et si vous ne savez pas par où commencer, contactez votre analyste des politiques local ou votre bureau des politiques pour obtenir de l'aide.

Lorsque vous faites référence à une « politique », assurez-vous qu'il s'agit bien d'une politique. Sinon, indiquez clairement que vous faites référence à une procédure, un protocole, une ligne directrice ou une norme. Différents types de documents ont des implications différentes en termes d'utilisation et d'adhésion.

Le casse-tête politique FINAL (Crédit image : Bonnie Cai)