Nous avons dirigé le premier laboratoire d'innovation virtuel au Moyen-Orient

Cet article est écrit par Ibrahim A. Elbadawi, fondateur et PDG de 01Gov

Au cours de la dernière semaine d'avril, nous, à 01Gov - une start-up numérique basée à Dubaï pour permettre l'innovation gouvernementale, avons dirigé notre Virtual Government Innovation Lab, un premier du genre aux Émirats arabes unis (EAU) et dans la région. Le laboratoire était parrainé par le chef de l'innovation du ministère de l'Énergie et de l'Industrie et les participants étaient des représentants de diverses entités gouvernementales fédérales et locales des Émirats arabes unis. Le laboratoire a connu un tel succès qu'il a été présenté à l'agence de presse des EAU.

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Un laboratoire d'innovation du gouvernement virtuel est un espace numérique dans lequel les représentants du gouvernement peuvent collaborer à distance pour expérimenter de nouvelles idées et tester de nouvelles solutions pour créer une plus grande valeur publique. Dans notre laboratoire, ils poursuivent leur programme d'innovation organisationnelle en utilisant un large éventail de pratiques et d'outils numériques qui leur permettent de travailler complètement en ligne sans avoir besoin d'interaction en personne.

Comme vous pouvez l'imaginer, nous avons lancé ce laboratoire virtuel dans le cadre de nos efforts pour permettre aux gouvernements de répondre et de s'adapter à la nouvelle réalité de la pandémie de Covid-19. Le calendrier de ce laboratoire a eu de la chance étant donné que le gouvernement des Émirats arabes unis a déjà commencé à regarder au-delà de la maîtrise de la crise pour concevoir l'avenir du gouvernement dans le monde post-coronavirus.

Considérant que ce laboratoire virtuel était une première pour le gouvernement des EAU, et considérant que de nombreuses agences gouvernementales à travers le monde pourraient envisager de gérer des laboratoires virtuels similaires, nous avons pensé qu'ils pourraient bénéficier de notre expérience.

Voici sept points clés à retenir de notre expérience de laboratoire virtuel:

1. Commencez par expliquer pourquoi: avant de vous précipiter vers les outils numériques tentants de télétravail, il est impératif d'avoir une réponse claire à cette question: pourquoi voulez-vous exécuter ce laboratoire virtuel? Dans notre cas, le groupe a voulu explorer et trouver des réponses aux questions clés suivantes:

• Dans quelle mesure est-il possible et facile de déplacer le processus d'innovation des laboratoires et des salles de réunion vers l'espace virtuel?
• En quoi cette expérience virtuelle est-elle différente de l'expérience physique?
• Quels sont les outils appropriés pour permettre cette expérience d'innovation virtuelle?
• Et quelles leçons pouvons-nous tirer de cette expérience qui nous permettent de la maintenir comme une pratique normale dans le monde post-Corona?

De plus, il serait utile d'aborder votre laboratoire virtuel avec un esprit ouvert et un désir d'apprendre et d'explorer une nouvelle façon de poursuivre le même programme d' innovation .

2. Appliquez un processus de conception agile : s'il s'agit de votre premier laboratoire d'innovation entièrement virtuel, il est préférable d'éviter la tentation de choisir un plan de livraison parfait et détaillé avant de lancer le laboratoire. Dans notre cas, nous avons rapidement développé une note conceptuelle et produit une conception de haut niveau pour le processus de livraison en laboratoire avant d'en discuter avec la directrice de l'innovation du ministère de l'Énergie et de l'Industrie, Mme Hala Al Marri.

Nous ne considérons pas le laboratoire d'innovation virtuelle comme une simple version numérique du laboratoire physique. Il s'agit plutôt d'un mécanisme différent permettant à l'organisation de pratiquer le même programme d'innovation tout en travaillant à distance sur Internet

Au départ, ce plan n'offrait pas de détails tels que l'ordre du jour exact des séances de laboratoire. Nous avons mutuellement approuvé la conception initiale et avons convenu de commencer à convertir ce plan directeur en un ordre du jour détaillé, une session à la fois. Ici, nous avons tiré parti du fait que nous avons conçu le laboratoire pour qu'il se compose de trois sessions sur cinq jours, ce qui nous a donné un espace pour réfléchir sur l'expérience de chaque session tout en finalisant les détails de la suivante.

Nous vous recommandons fortement de vous référer à votre politique organisationnelle de travail à distance le cas échéant, dans notre cas, nous avons utilisé notre propre guide (arabe) que nous avons publié quelques semaines plus tôt.

La couverture du Virtual Innovation Lab sur le site de l'agence de presse des EAU

3. Suivez une approche collaborative ouverte: bien qu'il puisse être très tentant pour les ninjas de l'innovation de votre équipe de travailler seuls et de concevoir et lancer rapidement ce laboratoire, nous ne recommandons pas cette approche solo.

Au lieu de cela, nous avons appliqué une approche collaborative ouverte dans laquelle nous avons impliqué le client dans le processus dès les premières étapes. Et si vous êtes préoccupé par le retard qui peut résulter de cette approche, vous pouvez impliquer vos innovateurs typiques et les adopteurs précoces du côté client ou du cercle extérieur à votre équipe d'innovation immédiate. Dans notre cas, nous avons approché le ministère de l'Énergie et de l'Industrie parce que nous avons une excellente histoire ensemble, et ils ont déjà fait l'expérience de notre produit phare, «The Innovation Studio» à plusieurs reprises dans le passé.

4. Ne vous contentez pas de «numériser» votre laboratoire d'innovation physique: nous ne considérons pas le laboratoire d'innovation virtuel comme une simple version numérique du laboratoire physique. Il s'agit plutôt d'un mécanisme différent permettant à l'organisation de pratiquer le même programme d'innovation tout en travaillant à distance sur Internet. Par exemple, la version physique est généralement limitée à ceux qui peuvent physiquement se rendre dans la salle, tandis que la version virtuelle vous offre la possibilité d'engager des participants du monde entier. De telles différences dans les paramètres de conception peuvent avoir un impact significatif sur le produit final.

Par conséquent, il vaut mieux «commencer par pourquoi», puis créer une expérience «virtuelle par conception» plutôt que de viser à créer un jumeau numérique de la physique actuelle.

Regardez un extrait de notre laboratoire dans cette vidéo Instagram :

5. Concevez-le pour les humains: un paramètre clé de la conception dans le laboratoire virtuel est que les participants travaillent à distance dans le confort de leur foyer et dans différentes circonstances. Cela peut entraîner des rencontres intéressantes. Dans notre cas, nous avons eu quinze participants et facilitateurs qui se sont présentés au laboratoire depuis dix villes, de Sydney, en Australie, où je suis basé jusqu'au Caire, en Égypte.

Nous avons découvert que les participants n'avaient pas tous le même niveau de compétences numériques et qu'ils n'étaient pas tous à l'aise pour allumer l'appareil photo pendant les sessions, comme vous pouvez le voir sur l'image ci-dessus. De tels facteurs peuvent grandement façonner la dynamique de groupe et le niveau de contribution de chaque participant.

Pour nous assurer que notre laboratoire était réellement conçu pour les humains, nous avons appliqué une collection de techniques, notamment par exemple, contacter les participants avant les sessions par le biais d'une enquête pré-laboratoire, diviser le laboratoire en une série de courtes sessions (max. quatre heures chacun) et allouer intentionnellement du temps et de l'espace pour permettre aux participants de progresser dans la courbe d'apprentissage. De plus, l'un de nos animateurs avait un seul emploi: Virtual Space Concierge dont le travail consistait à aider les participants à relever les défis techniques ou non techniques et à s'assurer qu'ils apprécient le laboratoire tout en contribuant de leur mieux.

6. Choisir les outils numériques appropriés: il va sans dire qu'une partie essentielle de l'approche «virtuelle par conception» consiste à choisir les outils numériques appropriés pour permettre aux participants de communiquer et d'effectuer une variété d'activités d'innovation telles que l'idéation et le brainstorming, la recherche et l'analyse comparative et le tangage. Cette étape peut être à la fois écrasante et déroutante en raison du nombre illimité d'outils disponibles sur Internet. Dans notre cas, nous avons d'abord décidé de commencer par les outils auxquels nos participants sont déjà habitués - leur zone de confort. Nous avons donc créé Zoom notre QG de laboratoire. Et à partir de là, nous avons continué à ajouter plus d'outils à notre boîte à outils, allant de Miro à Slack en passant par Google Drive, entre autres outils.

Les gouvernements ne peuvent pas se permettre d'être submergés par la tragédie et les multiples effets de la pandémie de Covid-19

Il n'est pas nécessaire de choisir les outils les plus sophistiqués, nous recommandons plutôt de choisir les «appropriés», les outils qui vous permettent d'atteindre vos objectifs de laboratoire et peuvent être les plus adaptés à vos participants.

7. Journal de l'expérience: dès le début du laboratoire, nous avons créé un document Google partagé et en avons fait notre journal de laboratoire dans lequel tous les participants et animateurs pouvaient noter leurs pensées et réflexions en temps réel. De plus, nous avons alloué la dernière partie de chaque session pour avoir une discussion et une réflexion de groupe et capturer l'expérience de groupe: ce qui a fonctionné dans cette session, ce qui n'a pas fonctionné, etc.

Cette activité s'est avérée très utile pour donner aux participants les moyens de façonner le déroulement du programme du laboratoire et d'échanger leurs expériences avec le groupe. En conséquence, cette pratique de réflexion et de journalisation a rendu l'espace du laboratoire plus accueillant et inclusif.

De plus, le document de journal résultant lui-même s'est avéré très précieux, non seulement pour nous afin d'améliorer les prochaines phases de ce laboratoire virtuel, mais aussi pour d'autres qui envisagent de lancer leurs propres laboratoires similaires. Par conséquent, nous sommes heureux de le partager avec vous ouvertement (en arabe).

Bien que je considère que les sept leçons ci-dessus sont essentielles au succès de notre laboratoire d'innovation gouvernemental virtuel, mon plus grand enseignement personnel de cette expérience est que les gouvernements ne peuvent pas se permettre d'être submergés par la tragédie et les impacts à multiples facettes de la pandémie de Covid-19. Il est crucial que les chefs de gouvernement collaborent avec la société pour apprendre de la crise au fur et à mesure qu'elle se déroule et concevoir ensemble l'avenir que nous voulons tous. - Ibrahim A. Elbadawi

(Crédit photo: Unsplash)