Choses à savoir : Écrire au gouvernement

Cet article est écrit par Suzanna ; Gestionnaire, Priorisation; Gouvernement de Nouvelle-Galles du Sud, Australie.

• Le problème : parvenir plus efficacement à un produit écrit adapté.
• Pourquoi c’est important : Pour avoir de l’influence, les documents doivent être opportuns, clairs, accessibles et ciblés.
• La solution : entraînez-vous, lisez beaucoup, planifiez vos documents et mettez-les sur la page – vous échouerez plus rapidement et gagnerez du temps sur la réécriture.

Il existe de nombreux types d’ écriture et chacun correspond à une compétence différente. Journalisme, fiction, monde universitaire et gouvernement : ces domaines ont tous des styles, des exigences et des conventions différents. Au gouvernement, votre objectif est d’être honnête, clair, pertinent, apolitique et opportun. En Australie, nous nous en tenons aux conseils « francs et intrépides ». Cela ne signifie pas que les ministres doivent toujours suivre nos conseils, mais qu'ils doivent être bien informés pour prendre leurs décisions .

💬 Faites savoir à l'auteur ce que vous pensez de l'écriture au gouvernement en laissant un commentaire ci-dessous

Connaissez votre domaine

Vérifiez toujours si votre organisation dispose de modèles et de guides de style. S’ils le font, c’est votre point de départ. Certaines parties des écrits gouvernementaux dépendent du style du moment ou des préférences des politiciens actuels. Certaines personnes préfèrent lire le contexte et la justification des recommandations, comme une histoire. D’autres préfèrent lire d’abord les recommandations et laisser tout le contexte en annexe. De plus, certaines organisations ont des préférences entre les paragraphes et les points, les visuels et les tableaux, ou les titres de sujets par rapport aux titres descriptifs. Aucun de ces éléments n'est bon ou mauvais, mais il est utile de savoir ce que votre public préfère et un modèle vous le donnera généralement (dans une certaine mesure).

Connaissez votre objectif

Vous devez toujours savoir pourquoi vous écrivez quelque chose. Cela peut paraître évident, mais il est facile de passer en pilote automatique et d'arrêter de penser à ces choses. Pensez à votre public et 1) à ce qu'il veut savoir, 2) à ce qu'il doit savoir. Assurez-vous ensuite que les informations sont disponibles. (Je dis « disponible » parce que vous devriez l'avoir à portée de main si l'information peut être obtenue, mais tout n'est pas toujours inclus dans le document final).

Essayez d’apprendre des changements que vous voyez apporter. Demandez des commentaires. Demandez à voir la version finale qui a été remise au ministre. N'ayez pas peur de recommencer.

Un conseil que j’aime, c’est de rencontrer les gens là où ils se trouvent. Cela s’applique à toutes sortes de communications et d’établissement de relations, y compris les conseils écrits. Au gouvernement, vous ne connaissez pas toujours bien votre public, surtout si vous écrivez à des cadres supérieurs ou à des ministres. Il vaut mieux supposer qu’ils n’en savent pas autant que vous sur un sujet particulier. Ils ont souvent une compréhension très large et stratégique, mais n’en connaissent pas les détails aussi bien que vous, qui la vivez au jour le jour. Il existe un équilibre entre montrer où vos informations s'intègrent dans une vue d'ensemble et fournir le bon niveau de détail pour aider les décideurs.

Lorsque votre public est plus large, comme le grand public ou des groupes de citoyens clés, envisagez des exigences d'accessibilité très variées, telles que le langage simple, la présentation visuelle des informations, les traductions, l'accessibilité des couleurs, etc.

Connaissez votre contenu

**Un modèle peut ou non vous aider à passer à l'étape suivante : * connaître votre contenu. * Les sections communes d'un mémoire ou d'un rapport peuvent inclure :

• Résumé exécutif
• Recommandations
• Contexte/contexte
• Analyse des options
• Opportunités ou résultats attendus
• Risques et atténuations
• Impact financier
• Impacts sur les parties prenantes ou les citoyens (par exemple, groupes ayant des besoins spéciaux)
• Points de vue des parties prenantes (par exemple, organismes de pointe, enquêtes communautaires, autres agences gouvernementales)
• Alignement avec la stratégie/orientation du gouvernement
• Interdépendances
• Comparaison avec d'autres juridictions

Avec des informations complexes, il est souvent judicieux de donner un résumé dans le document principal et de conserver les détails dans une annexe. Par exemple, vous pourriez avoir un tableau d'analyse des options, comme celui ci-dessous, où une annexe détaille la définition de chaque critère et les valeurs de chaque option. Au bas de cet article, je vous propose un modèle téléchargeable présentant une gamme de tableaux que vous pouvez inclure dans un brief ou utiliser à des fins d'analyse.

| Critère | Option A (ne rien faire) | Option B (recommandée) | Option C (alternative) | Option D (alternative) | | -------------------------------- | ---------------------- | ----------------------- | ----------------------- | ----------------------- | | Résultat 1 | 🞮 | ✔ | 🞮 | ✔ | | Résultat 2 | 🞮 | ✔ | ✔ | ✔ | | Résultat 3 | 🞮 | Θ | Θ | 🞮 | | Coût en capital | $ | $$$ | $$ | $$ | | Coût permanent (récurrent) | $$ | $$ | $ | $$ | | Risque 1 | ✔ | ✔ | Θ | ✔ | | Risque 2 | 🞮 | ✔ | ✔ | ✔ |

🞮 Impact négatif sur la cible, Θ Impact moyen ou inconnu sur la cible, **✔ * Contribution positive à la cible, * ** **$ **Faible coût, **$$ **Coût moyen, **$$$ ** Coût élevé

Lorsque vous savez quelles sections vous devez inclure, essayez d'écrire rapidement quelques phrases pour chaque section afin de créer un squelette pour votre document. Le squelette est souvent une bonne étape pour demander des commentaires afin de voir si vous êtes sur la bonne voie avec le contenu prévu. Le squelette vous aidera à construire le reste du document. Il est tellement plus facile de construire à partir de quelque chose que de regarder une page blanche. Et ne modifiez pas au fur et à mesure . La rédaction et l'édition sont des tâches distinctes. Si vous essayez de rendre votre premier brouillon parfait, vous perdrez l’élan de l’écriture.

Sache qu'il ne s'agit pas de toi

Enfin, sachez que ce document ne concerne pas vous ni vos efforts . Vos mots seront modifiés. Votre recherche sera placée en annexe, voire exclue. Vos sections seront restructurées. C'est la vie! Ce n’est pas une réflexion sur vous en tant que personne. Essayez d’apprendre des changements que vous voyez apporter. Demandez des commentaires. Demandez à voir la version finale qui a été remise au ministre. N'ayez pas peur de recommencer si vous êtes sur la mauvaise voie. Sachez que tout le travail en profondeur que vous avez effectué n'a pas été vain, même s'il ne figure pas dans le document final (et ce n'est souvent pas le cas). Il fallait faire le travail pour arriver à la pièce finale.

Le modèle téléchargeable suivant présente des exemples de tableaux que vous pouvez inclure dans vos documents, notamment un résumé des points de vue des parties prenantes, un résumé des risques, un résumé des rôles et responsabilités, une analyse des options et un résumé de l'impact.

Vous avez fini de lire ? Assurez-vous de partager vos propres conseils en laissant un commentaire ci-dessous ⬇️

(Crédit image : Pexels )