Avec moins de réunions en personne, les fonctionnaires doivent s'adapter. À la lumière de cela, notre nouveau Guide des réunions à distance propose des outils et des conseils faciles à assimiler pour vous aider à dynamiser vos réunions virtuelles.

Nous avons rassemblé certains de nos meilleurs trucs, techniques et conseils après des années à impliquer nos membres fonctionnaires en ligne et à organiser des réunions à distance avec nos partenaires et collègues.

Dans ce guide, vous trouverez :

  • Quinze façons de planifier et d'organiser une réunion à distance réussie

  • Conseils pour devenir un modérateur superstar

  • Une liste de contrôle avant, pendant et après pour vous aider à garder votre esprit concentré

COMMENT ORGANISER UNE RÉUNION À DISTANCE EFFICACE

La pandémie de Covid-19 a nécessité de nouvelles méthodes de travail. Même si les réunions à distance et la diminution des contacts en face-à-face pourraient devenir la nouvelle norme dans un avenir proche, les événements virtuels peuvent également améliorer notre vie professionnelle au-delà de la période du virus. Ce guide résume 17 façons non seulement de planifier et d'organiser des événements virtuels réussis et mémorables, mais également d'en exploiter les avantages : les événements virtuels peuvent être plus démocratiques, inclusifs et abordables que les réunions en personne. Nous avons rassemblé ces conseils au fil des années d’engagement de nos membres en ligne ainsi que des contributions de notre réseau.

1) À QUEL EST LE PRIX ?

Qu'est-ce que cette réunion vous permettra, à vous ou à d'autres, de faire ce que vous ne pouviez pas faire auparavant, et cela en vaut-il la peine ? Sinon, supprimez-le ou repensez-le, car cela fait perdre du temps aux gens.

Vous devez décider du but de la réunion que vous organisez. Est-ce pour la prise de décision ? Instaurer la confiance ? Partage d'information? Influencer ?

Vous pouvez même penser à intégrer des groupes de travail dans votre réunion en attribuant à des groupes plus petits leur propre lien de réunion. Ils peuvent utiliser un document Google partagé comme tableau blanc virtuel qui peut être utilisé pour partager des idées avec le groupe plus large.

2) MAXIMISER L'AVANT

Un événement est bien plus qu'un événement lui-même : c'est l'engagement avec des opportunités qui se présentent avant, pendant et après. Cela signifie que la planification, vos compétences en communication et en organisation laissent une forte impression et peuvent avoir un impact positif ou négatif sur l'événement avant même que vous ayez lancé votre réunion en ligne.

Susan McPherson, PDG et fondatrice de McPherson Strategies suggère que « les événements les plus réussis permettent aux participants de se connecter avant le début effectif. Toute opportunité pour l’hôte de créer des communautés au préalable améliorera l’expérience pour tous.

3) MAÎTRISEZ ZEN VOS OUTILS ET TECHNOLOGIE

Utilisez une bonne technologie et sachez comment l'utiliser. Nous utilisons Zoom. Il existe une version gratuite avec les outils de base mais nous vous recommandons si possible de vous procurer la version payante avec toutes les fonctionnalités. Zoom dispose de numéros de téléphone internationaux si l'accès via le lien Web n'est pas possible. Les autres logiciels incluent : Google Hangouts, Microsoft Teams, WebEx, BlueJeans).

4) PARTAGER LA DOULEUR DU FUSEAU HORAIRE

Si vous travaillez avec des collègues ou des partenaires qui se trouvent à l’autre bout du monde, reconnaissez que de temps en temps, une réunion devra avoir lieu à une heure peu conviviale et efforcez-vous de la rendre équitable. Si votre collègue australien doit répondre à un appel à 22 heures une semaine, la réunion doit avoir lieu à une heure qui lui convient la semaine suivante. C'est un bon créateur de karma.

5) LIMITER LES 'NO-SHOWS'

Un programme clair et convaincant qui signale la participation du public et des orateurs de qualité peut contribuer à limiter les absences. Cela ne signifie pas nécessairement attirer de grands noms, mais simplement des noms pertinents. L'envoi d'invitations de calendrier à l'avance avec un agenda joint et un rappel par e-mail contenant toutes les informations pertinentes, les mises à jour et le logiciel que vous utiliserez contribuera à assurer une salle pleine.

6) UTILISER UN ESPACE CALME

Choisissez un espace calme et bien éclairé et vous obtiendrez des points bonus pour de superbes arrière-plans visuels. Assurez-vous que les arrière-plans envoient le bon message et testez votre son à l'avance.

7) AGENDA NINJA

Rédigez un ordre du jour détaillé avec un modèle logique clair qui est lié à vos objectifs et aide à obtenir l'adhésion du présentateur. Assurez-vous que l'ordre du jour est conçu pour les introvertis (qui ont besoin de temps pour réfléchir) et les extravertis (qui aiment contribuer mais peuvent évincer les autres). Poser des questions dans la boîte de discussion est utile. Plus important encore, exposez vos attentes à chacun en termes de timing et tenez les gens à le respecter. Faites attention à ne pas surcharger le programme ou à ne pas avoir trop de sujets. Donnez de l'espace pour respirer, réfléchir et être spontané. Personne n’a jamais été contrarié par une grande réunion ou un événement qui s’est terminé prématurément.

"Concevez votre agenda pour les introvertis - qui ont besoin de temps pour réfléchir - et les extravertis - qui aiment contribuer."

8) PRÉPAREZ VOS ENCEINTES À CHANTER (PAS LITTÉRALEMENT)

C’est souvent la partie la plus difficile. Les présentateurs peuvent ajouter des informations inestimables à votre réunion, mais surtout lorsque vous êtes en ligne, aidez-les à donner de l'importance à ce qu'ils disent et à le faire de manière efficace et efficiente. Faites tout ce que vous pouvez pour préparer les participants et les intervenants au succès.

Faites des présentations mémorables : le modérateur présentera les présentateurs. Avant la réunion, demandez aux participants de partager quelque chose sur eux-mêmes qui n'est pas évident dans leur biographie et qui motive leur travail ou leur réflexion.

Nous vous recommandons fortement d'organiser une répétition générale avant l'appel pour vérifier la technologie et le son. Un briefing à l’ancienne peut faire des merveilles pour garantir une compréhension commune et construire une meilleure base pour que la réunion se déroule comme prévu.

9) NE L'ÉTIREZ PAS, MAIS ÉTIREZ-LE

Idéalement, les événements en ligne ne durent pas plus de 60 minutes. Si cela doit être plus long, ne faites jamais asseoir les gens pendant plus de 90 minutes pour garantir leur concentration. Si vous le pouvez, essayez de prévoir quelques pauses d'étirement ou de marche, pendant lesquelles tous les participants peuvent avoir deux minutes pour prendre de l'eau ou une tasse de thé, ou se secouer à la Taylor Swift. Nous savons que cela semble ringard, mais les gens, même s'ils ne le font pas, l'apprécient vraiment.

10) SOYEZ PRÊT POUR LE SNAFUS TECH

Si vous avez déjà filmé avec votre grand-mère, vous serez habitué aux pannes de réseau, aux problèmes de wifi et de son, pas si sporadiques, et vous devez vous préparer aux mêmes problèmes lorsque vous déplacez vos réunions ou événements à distance. Restez calme, tout le monde s'y attend. Vous devriez avoir un hôte (quelqu'un qui est le grand maître de la technologie) et un modérateur distinct pour votre réunion. Nous avons toujours un plan de secours et utilisons l’humour lorsque les choses s’arrangent.

11) LA MODÉRATION EST LA CLÉ

Vous avez besoin d’un excellent modérateur de réunion, confiant et émotionnellement intelligent (nous aimons les appeler des DJ) qui possède également suffisamment de connaissances sur le sujet et les acteurs clés pour rassembler les pièces du puzzle avec grâce. Ils doivent définir dès le départ les règles de la réunion (par exemple, comment attirer l'attention du modérateur), pour garantir que la réunion se déroule sans problème et que tout le monde soit inclus.

Commencez toujours à l’heure (créez cette culture). Personne n'aime les réunions qui se prolongent et cela permet de parcourir les parties nécessaires de l'ordre du jour (y compris l'interaction/les questions du public).

12) DEVENEZ INTERACTIF

Si elles sont bien menées, les réunions en ligne offrent d’excellentes opportunités pour plus d’inclusivité (et peut-être même pour éliminer certains préjugés conscients et inconscients), car le modérateur est plus conscient de qui parle et de qui ne parle pas.

Pour les grandes réunions basées sur des discussions, demandez au moins à tout le monde de saluer au début, puis de dire au revoir rapidement à la fin si la bande passante pose un problème (et cela peut souvent l'être). Cela crée un meilleur engagement parmi les participants et leur permet de se sentir plus connectés les uns aux autres. Les présentateurs actifs doivent avoir leur vidéo allumée pendant qu'ils parlent.

"La boîte de discussion rend votre réunion plus démocratique, en encourageant ceux qui pensent qu'ils ne devraient pas 'prendre du temps' à participer."

Soyez interactif en utilisant les options de sondage offertes par votre outil de conférence, pour interroger les participants au début, au milieu et à la fin de la réunion. Utilisez la boîte de discussion pour recueillir et réitérer les questions, et encouragez les participants à laisser un mot ou une phrase à retenir après chaque intervenant. La boîte de discussion rend votre réunion plus démocratique, en encourageant ceux qui pensent qu'ils ne devraient pas « prendre de temps » pendant la réunion à y participer. L'avantage d'une réunion virtuelle est que tout le monde est autour de la même table et qu'il n'y a personne assis. au dernier rang. Soyez à l’affût de ceux pour qui vous ne voyez PAS d’engagement.

13) GRAND BÂTON VISUEL

90 % des informations transmises au cerveau sont visuelles et 40 % des personnes réagissent mieux aux visuels qu'au texte. Encouragez ou aidez vos présentateurs à partager de superbes visuels lorsque cela est pertinent – ​​comme une infographie – avec pas trop de texte et des photographies ou des graphiques percutants.

Vérifiez les visuels avant de les utiliser et supprimez-les s'ils ne sont pas géniaux (ou aidez-les à les rendre géniaux). Nous vous recommandons également (et non à eux) de partager l'écran des visuels pour éviter de nombreux problèmes potentiels.

14) SPONTANÉITÉ PRÉVUE

Même si vous planifiez bien votre agenda, des choses arrivent, et cela ne sert à rien, ni à vous ni à vos participants, de vous en tenir à un calendrier qui n'a plus de sens. N'ayez pas peur de déplacer des éléments ou de supprimer des sections pour lesquelles vous ne disposez pas de suffisamment de temps ou que la discussion a rendues moins pertinentes. Tout entasser dans un temps insuffisant rend l’ensemble de la réunion moins efficace et les participants apprécieront que vous profitiez au maximum de leur temps.

15) BIEN (ET EN DIRECT)-NOTÉ

Demandez à quelqu'un de prendre des notes dans un document Google parallèlement à la réunion, servant ainsi d'enregistrement en direct des décisions et/ou des questions en suspens pour un suivi ultérieur. Vous pouvez également avoir l'ordre du jour des réunions précédentes dans le document, ce qui contribue à un plus grand sentiment de responsabilité.

Cela vaut également pour le brainstorming. Tout le monde peut rejoindre un Google Doc anonyme et remplir la feuille d'idées. Cela permet également aux membres juniors ou introvertis de mieux contribuer à la discussion. Partagez les notes avec tout le monde et enregistrez les prochaines étapes.

"La technologie va mal tourner, alors restez calme, ayez une sauvegarde et riez un peu (ou beaucoup)."

16) SUIVI 24 HEURES

Partagez des notes ordonnées (avec des décisions et/ou des questions en suspens) et toutes les ressources dans les 24 heures. N'oubliez pas de remercier les présentateurs. Sollicitez les commentaires des participants pour voir si vous pouvez vous améliorer la prochaine fois. Avec Zoom, il est également possible d'enregistrer des réunions et de sauvegarder la transcription du chat. Vous pouvez également le partager avec ceux qui n’ont pas pu s’inscrire. Assurez-vous toujours que les présentateurs acceptent que l’événement soit enregistré.

17) NIVEAUX (APPROPRIÉS) D'HUMOUR ET D'AIDE AMUSANTE

Il faudra peut-être un certain temps pour s’adapter à la nouvelle normalité du travail à distance et de la vidéoconférence. En attendant, essayez de soulager la douleur de tout le monde et de rendre les choses aussi faciles que possible.

Incluez des activités pour briser la glace, personnalisez-les et riez. Demandez à tout le monde d'apporter sa tasse de café préférée, une boisson pour adulte, de trouver un arrière-plan funky ou de partager une histoire - libérons-nous de la configuration traditionnelle d'une réunion ou d'un événement.

Une fois, nous avons même eu des gens costumés. D’autres fois, des gens ont filmé depuis des endroits intéressants (en première ligne, par exemple).

"Un Google Doc anonyme permet aux membres juniors ou introvertis de mieux contribuer à la discussion."

### 17 ÉTAPES EN UN CLIN D'OEIL

  1. À quoi ça sert?
  2. Maximiser l'avant
  3. Zen maîtrisez vos outils et votre technologie
  4. Partager la douleur du fuseau horaire
  5. Limiter les « non-présentations »
  6. Utilisez un espace calme
  7. Agenda Ninja
  8. Préparez vos enceintes à chanter
  9. Ne l'étirez pas, mais étirez-vous
  10. Soyez prêt pour les problèmes technologiques
  11. La modération est la clé
  12. Devenez interactif
  13. De superbes visuels collent
  14. Spontanéité planifiée
  15. Eh bien (et en direct)-noté
  16. Suivi 24h/24
  17. Niveaux (appropriés) d'humour et aide amusante

COMMENT DEVENIR UN GRAND MODÉRATEUR DE RÉUNION VIRTUELLE

Connaissez votre public

Apprenez à connaître vos principaux participants et ce qu’ils souhaitent retirer de la réunion. Pour ceux qui présentent, vous devez utiliser des appels de pré-briefing pour établir leur style de parole, leur niveau d'énergie et s'ils sont à l'aise pour réfléchir ou répondre à des questions sur place.

Maîtrisez la logistique

Que la personne qui modère la réunion puisse gérer la logistique est une question décisive. Vous devez avoir un bon ordre du jour, comprendre qui parle, quand et, surtout, combien de temps il parle. Maîtrisez votre logiciel : pouvez-vous couper le son des participants ? Les intervenants peuvent-ils partager leurs écrans ? Avez-vous un plan de secours ?

Soyez aussi inclusif que possible

Les réunions virtuelles sont bien organisées pour mettre l’inclusivité au premier plan. Prenez le temps de voir qui ne s’engage pas correctement et qui domine. Encouragez les gens à exprimer leurs opinions et leurs questions dans la boîte de discussion et à mettre spécifiquement en évidence leurs contributions. Si possible, les modérateurs devraient donner la priorité à une question posée par une femme, car il a été démontré que cela peut accroître la participation des femmes aux séances de questions-réponses.

Avancer avec énergie

Faites une bonne première impression et ouvrez-vous avec beaucoup d’énergie, même si cela peut sembler difficile de le faire virtuellement. Saluez les gens et encouragez-les à se présenter. Si l’énergie des participants diminue, encouragez une pause d’étirement.

LISTE DE CONTRÔLE POUR LA RÉUNION VIRTUELLE

AVANT LA RÉUNION

❏ Identifier le but et fixer des objectifs

❏ Quel sentiment souhaitez-vous provoquer ?

❏ Rédiger un ordre du jour avec un modèle logique clair

❏ Vérifiez la technologie et faites une répétition

❏ Envoyer une invitation et un rappel par e-mail

❏ Soyez clair sur ce que les participants doivent préparer

PENDANT LA RÉUNION

❏ Présentez vos intervenants avec un détail personnel intéressant

❏ Établissez des attentes claires concernant les délais et soyez ferme

❏ Familiarisez-vous avec la boîte de discussion

❏ Prendre des notes sur un document Google partagé

❏ Utilisez l'humour pour gérer les problèmes techniques

APRÈS LA RÉUNION

❏ Suivi dans les 24 heures

❏ Solliciter les commentaires des participants

❏ Répondre aux questions en suspens

❏ Enregistrement des actions de suivi